新形勢下醫院檔案管理工作新思路探究

文/青島大學附屬醫院 盧芳

一、傳統醫院檔案管理工作中的不足

（一）對檔案管理工作的認識不足。在醫院的日常工作中，無論是醫院領導，還是直接管理人員，普遍缺乏對檔案管理工作的正確認識，錯誤地認為檔案管理分屬后勤，是一項無關緊要的工作。事實上，檔案管理與醫療護理在醫院提供的護理服務中具有同樣重要的地位，醫療檔案詳細記錄了病患的就診情況，能使醫療工作有跡可循。但是目前相當一部分醫護人員沒有對該項工作提起足夠的重視，導致檔案管理工作難以得到創新與發展。

（二）檔案管理人員專業素養不足。目前，我國許多醫院都更加重視醫護人員的綜合素質與技術水平的提升，尚未著力于培養專業的檔案管理人員，其中很多醫院沒有設立專門的檔案管理部門，同時缺少專業人員參與檔案管理工作，行政人員、管理人員代為管理檔案的情況時有發生，導致檔案管理工作經常經由數人之手，相當一部分難以得到妥善的保管與整理。此外，檔案管理人員工作態度隨意、沒有正視該項工作的重要性，也嚴重阻礙了檔案的有效管理。

（三）缺乏有效的檔案管理機制。在檔案管理工作由紙質化過渡到信息化的過程中，醫院的檔案管理面臨著工作量大、無效信息多、信息記錄不詳或重復的問題，在這種特殊時期，高效有序的檔案管理機制起著至關重要的作用。然而，現階段很多醫院都是根據自身喜好開展檔案管理工作，有著非常強烈的主觀隨意性，更有甚者，為了方便而選擇操作簡單方便的方法來開展檔案管理工作，沒有結合自身實際的需要，進而導致較多的有用信息被遺漏。除此之外，許多醫院在管理機制的設立、檔案管理人員職責的劃分等方面有明顯不足，導致檔案管理工作十分混亂，出現問題相互推諉的現象也屢見不鮮，十分不利于醫院服務水平的提升。

（四）信息化水平較低。在新形勢下，傳統的醫院檔案管理模式勢必會向信息化建設轉型，但是仍有許多醫院尚未建立科學的信息管理系統，使得大量檔案信息仍以書面形式存在，不利于重要信息的妥善保管，關鍵時刻如若無法及時調取以往的重要信息，很可能對患者的生命造成危險，嚴重影響了醫院工作的正常進行。由于不少醫院的數據信息系統未能及時更新，電子檔案數據錯誤、內容丟失的情況也難以避免，對醫療服務質量的提升造成了不利影響。

二、新形勢下醫院檔案管理工作的新思路

（一）強化檔案管理工作意識。為了進一步推動醫院檔案管理工作的創新與發展，醫院首先要強化全體醫護人員對待檔案管理工作的意識，使其認識到檔案管理工作的重要性、尊重檔案管理工作，從而積極投身于檔案管理的相關工作中去。醫院應當采用多種方式向員工普及檔案管理的重要性，如集中培訓、主題演講等，并以各部門組織會議的形式向員工傳遞缺乏檔案管理的嚴重后果，幫助醫護人員強化檔案管理意識，從檔案的記錄到保管，督促每一環節的醫護人員參與進檔案的管理中去，只有醫療檔案的每一環節都處于穩步進行的狀態，才能更好地推動檔案管理工作進步。檔案管理意識的轉變還包括從傳統管理模式向信息化管理模式的轉變，醫院必須高度重視新形勢下檔案管理的趨勢，順應時代發展的潮流，摒棄舊有的紙質管理模式，積極推廣電子檔案管理的新模式。醫院應當權衡好兩種檔案管理模式的利弊關系，判斷出較大的前期投入是否能取得較高的回報、引入數字化檔案系統是否可以大幅提高醫院的工作效率，在得到肯定回答之后，應逐級、逐部門地推廣電子檔案管理系統的使用，強化各級人員的檔案管理意識，推動電子檔案的快速普及與發展。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，他們的專業素養與思想意識影響著檔案管理工作的質量與效率，因此醫院必須提高相關人員的綜合素質，以此提高醫院的整體服務能力。醫院應適當引入檔案管理方面的相關人才，對檔案管理工作進行科學的規劃與指導，盡量避免盲目嘗試與無效指揮。此外，醫院必須加強檔案管理人員的培訓工作，對相關崗位的工作人員進行系統化的培訓教學，規范個崗位的工作要求，幫助其建立起基礎的檔案管理知識體系，使其具備一定的專業素養，從而更好地適應新形勢下醫院發展的需要。在培訓過程中，工作人員思想道德意識的培養也不容小覷，醫院必須端正檔案管理人員的工作態度，使其樹立良好的工作作風，堅決摒棄檔案管理工作無足輕重的錯誤想法，做到對工作負責、對患者負責。由于新時代檔案信息化的需要，醫院的檔案管理人員應當具備一定的信息技術，并能夠熟練掌握電子檔案管理系統的操作。如果在擁有先進信息系統的前提下，不能滿足相關人員的配備，那么會使電子檔案系統淪為擺設，造成更嚴重的資源浪費。因此，醫院應滿足檔案系統信息化的需要，適當吸收計算機領域的檔案管理人才并進行培訓，安排其負責醫院的電子檔案管理系統，包括系統的日常使用與簡單的維修保養，最大限度地提升檔案管理水平。

（三）優化完善檔案管理機制。為了促進新醫改的有效進行，完成現代化醫院的基本使命，醫院必須緊密結合檔案管理工作的實際情況，分析當前工作中存在的主要問題，以為人民提供更優質、便捷的醫療服務為目的，優化完善醫院檔案管理機制，投資引進先進的檔案管理系統，采用系統化的流程對檔案的保管、借閱、歸檔與銷毀進行規范化管理。針對部分醫院嚴重缺乏檔案管理機制的情況，首先應當設立專門的檔案管理部門，建立綜合檔案室，并將其納入醫院的綜合管理體系中，使檔案的完整性與連貫性得到保證。此外，醫院必須針對當前檔案管理工作中存在的具體問題，與情況相似的醫院進行交流討論，吸取經驗教訓，學習他人所長。再者，良好的檔案管理機制必須合理分配工作任務，明確各崗位的職責所在，將責任具體至個人，避免相互推諉造成的效率低下。與此同時，有力的監督也是檔案管理機制中不可或缺的部分，醫院應當建立統一的考核標準，將檔案管理工作納入考核范圍，嚴格考核檔案管理人員的出勤情況與操作規范，如是否存在私自銷毀重要檔案的情況，對工作優異者予以嘉獎表揚，對違規操作者予以嚴懲，為檔案管理工作的發展與創新起到良好的監督促進作用。

（四）推動檔案管理數字化建設。在信息技術快速發展的今天，電子醫務系統的使用簡化了醫務工作的諸多手續，大幅提高了醫院的工作效率與服務質量，檔案管理作為醫院后勤工作中不可或缺的部分，也應加快數字化進程，更好地適應時代發展潮流。在檔案管理工作的數字化進程中，首先需要用電子檔案替代傳統的紙質檔案。紙質檔案有著不易保管的缺點，如果遇到人為破壞或者自然災害，極容易被損毀，而電子檔案易于保存、便于攜帶，可以更好地保存重要資料。醫院應當加大投資力度，引入合適的電子檔案信息管理系統，培養具備一定計算機素養的管理人員，逐步取代紙質檔案管理模式。在使用電子檔案管理模式時，醫院必須注意管理人員權限的使用，禁止無關人員隨意操作管理軟件，同時做好備份工作，以防萬一。此外，醫院檔案數字化建設離不開政府的支持與幫助。政府還需建立區域內的醫療檔案共享平臺，實現各醫療系統之間的信息聯網工作，打破信息閉鎖的限制，實現區域內的檔案信息共享。只有政府起到良好的牽頭作用，才能實現醫療數據的整合，使醫療檔案系統步入“大數據”時代，醫療信息的有效整合能夠最大限度地節約患者跨院或轉院治療所需的時間，有利于醫生第一時間診治危重病患。

三、結語

隨著醫療改革的日趨成熟與信息技術的快速發展，醫院檔案管理工作的創新是時代發展下的必然趨勢。在新形勢下，醫院必須正視以往工作中的不足，及時改變當前檔案管理的方式方法，比如加強檔案管理人員的專業素養、完善檔案管理機制以及推動檔案管理數字化建設等，充分調動相關人員的工作積極性，提高醫院檔案管理工作的整體水平，以期達到提升醫療服務質量的最終目標。