綜合監督執法文書檔案的有效管理和開發利用探討

文/唐山市衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局 須蕊

眾所周知，文書檔案管理并非是一個全新的話題，任何單位均具備非常豐富的檔案資料，均需要開展對應的歸檔管理。針對執法單位而言，開展綜合監督執法文書檔案管理非常重要，可以有效維護民眾的合法權益，是社會發展不可缺少的部分。因此，本文針對綜合監督執法文書檔案有效管理與開發利用問題進行了研究與分析。

一、綜合監督執法文書檔案管理的必要性

綜合監督執法文書檔案工作是檔案有關法律規章所要求的。倘若相關人員不開展綜合監督執法，就會導致文書檔案事業出現極大的損失，此乃失職行為，同時還是有法不依的表現。文書檔案開展綜合監督執法工作，涵蓋了兩個方面，即監督，在監督的基礎之上展開指導。不談監督的指導就不存在所謂的權威性，指導的意見他人可以聽取也可以不聽取，或當面表示可以接受，可是實際依舊我行我素，如此不談監督的指導，必然會變成純業務指導，自己就不存在主動權。而僅僅進行監督不進行指導，只說應該做什么、不應該做什么，不處理怎么做如何做的問題。忽視監督、注重指導的思想與做法只是表面功夫，需要解決好監督和指導之間的關系，始終堅持在監督的基礎之上展開指導工作，經過指導實現監督。總體來講，綜合監督執法文書就是監督工作過程中使用的、具有法律效力的文書，必須加強管理，嚴格規劃其使用范圍。具體由市監督局辦公室統一印制、稽查科專人負責管理，市衛生監督局各執法科室根據工作需要領取。為提高工作效率，可采取提前加蓋印章、編號管理等方式。文書檔案管理可分四個環節：訂購、發放、使用、回收。

二、綜合監督執法文書檔案有效管理與開發利用對策

（一）強化綜合監督執法文書檔案人才培養，提升檔案團隊素養。增強綜合監督執法文書檔案管理，變成一個合格的文書檔案管理人員需要一個過程，文書檔案不僅是簡單地采集整理和保管，文書檔案管理人員需要很高的政治素養與理論基礎知識，同時也需要提升自己的各方面能力與業務技能，充分適應新時期與新任務對于綜合監督執法文書檔案管理工作提出的新要求。伴隨改革開放的深入發展，文書檔案信息資料牽扯范圍廣，信息量增大，資料整理工作量增加，文書檔案工作也變得越趨重要，很多人有了新的認知與了解。信息時代對于文書檔案管理工作人員提出了高要求，選擇思想素質優與創新能力強的文書檔案管理工作人員顯得非常重要。主管部門應當關注對文書檔案管理工作人員的培訓，對水平不同的管理工作人員，制定出不一樣的培訓方式。

（二）開發運用多種形式緊抓綜合監督執法文書檔案工作。如若要做好綜合監督執法文書檔案管理工作，在具體實踐的過程中必須要使用靈活多樣的方法。第一，應當加強綜合監督執法檢查，始終堅持集中檢查和日常檢查、專項檢查相融合。專項檢查的針對性較強，比較適用于突發事件，比方說庫房管理安全與否，利用文書檔案有泄密或者丟失與否。第二，開發運用行政手段開展綜合監督執法，文書檔案行政管理部門需要安排專人參與基建工程竣工與設備開箱驗收等工作，嚴格控制歸檔文件材料質量。經過這些工作可以及時發現問題，進而制定出合適的對策來處理問題。再者，文書檔案業務指導是主動性的綜合監督執法形式，在工作過程中需要按照實況與需求挑選對應的監督檢查方式。把綜合監督執法文書檔案與文書檔案指導相結合，進一步深化職能手段，持續提升綜合監督執法工作效率，從而提升綜合監督執法管理效果。

（三）豐富文書檔案室藏資料，奠定文書檔案利用基礎。文書檔案資料在行業發展過程中起著十分重要的作用，完善、豐富文書檔案資料，不但可以維護單位與個人的合法權益，排除憂患，還充分展現了文書檔案資料信息支持的重要性。文書檔案資料采集與整理的完善性與詳細性，充分反映出文書檔案資料質量的好壞以及價值利用的大小。伴隨著信息科學技術的出現，需要將其合理運用于文書檔案工作管理過程中，文書檔案資料應從以往單一紙質轉變成電子形式。如此一來，文書檔案室資料內容就會變得非常復雜與龐大，需要提升文書檔案管理工作人員專業知識與業務技能，豐富文書檔案室資料，為提升文書檔案服務功能打下扎實的基礎。文書檔案管理工作人員應主動出擊，有意識地開拓歸檔渠道，便于歸檔途徑，豐富文書檔案室藏資料。豐富的室藏資料就可以提升文書檔案資料開發利用率，提升服務功能，讓文書檔案管理人員給文書檔案使用者提供信息資料支持。

三、結語

綜上所述，綜合監督執法文書檔案管理工作是一項基礎性工作，對單位發展發揮著重要作用，除了使用以上方式對其進行有效管理與開發利用以外，還需要對文書檔案管理工作進行創新，這是每個管理人員的義務和責任。