數字化時代檔案管理技術創新發展措施分析

文/濟南城建集團有限公司 劉歡

數字技術的發展促進了各行各業邁入數字化時代，并取得了巨大的成效。檔案工作在與科技因素的結合下，催生出了檔案管理工作的新模式，從而極大地提升了工作效率，促進了檔案管理的規范性和高效性。因此，檔案管理工作的進步需要創新管理技術，在先進技術的推動下取得大的進步。本文將從檔案數字化管理的重要意義出發，就其目前存在的問題，進行檔案數字化管理的技術創新分析。

一、檔案數字化管理的重要意義

對于傳統的紙質檔案，在對其進行管理的過程中需要耗費大量的人力和物力，管理內容也非常繁瑣，所以在對紙質檔案進行管理時成本高，效率也非常低。在進行檔案查詢的時候，由于檔案資料的數量龐大，順序很容易被打亂，所以，這也給查找工作帶來了很大的麻煩。同時傳統的紙質檔案本身還存在一個很大的問題，即需要占據巨大的存儲空間，而且，稍不注意就會造成紙質檔案的損壞。因此，傳統的紙質檔案管理工作量大，而且有一定的難度。但是，這些問題在新型的檔案數字化管理工作中就不存在了。在數字化的檔案管理中，無論是在管理、查詢，還是在儲存方面，都非常的方便高效。同時，數字化的檔案還有一個很大的優勢，即對于檔案的管理非常的規范。因為傳統的管理方式依靠人力來進行，難免會出現不規范、出錯率高的問題。所以，傳統的檔案管理方式并不實用，而數字化的檔案管理就能夠輕易地避免這個問題，它能夠利用數字化技術將檔案信息分類歸檔，而且不會遺失。所以，檔案數字化管理對于檔案管理工作而言意義非常大。

二、數字化檔案管理中存在的問題

（一）檔案數字化的初期建設困難。由于傳統的紙質檔案數據的數量非常大，所以對其進行數字化上傳的工程量較大。首先，在對紙質檔案進行數字化建設的時候，需要對其相關的信息進行整理，然后再上傳。其次，進行網站的建設，制作搜索引擎內容。最后，再將不同區域的數字化管理模式進行統一。這是將檔案數字化的初步建設，需要完成的工作較多。

（二）易出現安全問題。從數字化本身的特點來看，一旦某個數據文件出現問題就會直接影響到其他的文件安全，所以，比較容易造成一定的數據損失。同時，電子數據容易被改動，所以，一旦有些人故意進行數據的刪改，那么就會直接造成數據的破壞，所以要求管理人員做好相應的備份與存檔工作。

（三）管理信息有難度。目前，數字化建設技術并不完善，還有很大的提升空間，所以，在進行信息管理時，在很大程度上需要依靠人工操作，所以，還沒有實現真正意義上的數字化管理。同時，數字化技術的設施并不是很先進，所以，在進行實際的數字化管理過程中，沒有達到完全的自動化，在未來發展中還需要不斷改進。

三、數字化檔案管理技術的創新分析

（一）創新數字管理技術。由于目前還沒有完善的數字化管理體制，所以，需要進行數字化的檔案數據創新管理的研究。在數據化保存和顯示文獻的交互過程中，要妥善地利用互聯網技術。比如利用PIFD技術能夠準確地對實體文獻的各種信息進行記錄，從而實現利用數字化技術對數據的查找。

（二）保存和備份的創新。傳統的紙質檔案由于其數量過于龐大，而且還是人工完成儲存，所以工作難度非常高。而檔案數字化建設就能夠大大減輕檔案儲存的難度，并使儲存變得更加方便和快捷。所以，加強數字化建設中的存檔備份工作具有深刻的現實意義。除了方便儲存工作外，也能在一定程度上避免由于數據文件的損壞或者被刪改而造成的損失。如果發生上述情況，也能夠很快地利用存檔備份修復數據。在對數據進行存檔時，需要有專門的人負責此項工作，并嚴格按照規定進行。

四、結語

數字化時代檔案建設的便捷化、規范性，在很大程度上促進了檔案管理工作的進步。同時，還應注意在對檔案數據進行數字化建設的過程中存在一定的安全性問題，數字化的管理水平有待提高。所以，數字化時代的檔案管理技術需要不斷創新，提升數字化管理水平，從而實現檔案管理工作的創新性發展。