建筑工程檔案管理存在的問(wèn)題及處理措施

文/肇慶市建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)站 范思韻

檔案管理是建筑工程管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，其涉及建筑工程建設(shè)的全過(guò)程，其對(duì)建筑工程質(zhì)量評(píng)價(jià)、竣工驗(yàn)收和竣工結(jié)算等工作都有著重要的作用，因此，這就需要做好建筑工程的檔案管理。在建筑工程管理中，管理人員一定要認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，正視檔案管理中存在的問(wèn)題，并積極采取有效的措施處理問(wèn)題，來(lái)為建筑工程后續(xù)工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、建筑工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案材料不準(zhǔn)確。在建設(shè)工程檔案管理中，需要涉及工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅范圍比較廣，同時(shí)涉及的內(nèi)容也十分復(fù)雜，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案材料收集和整理中存在一定的難度，在進(jìn)行檔案材料的收集和整理中很容易出現(xiàn)失誤或者錯(cuò)誤等情況，導(dǎo)致檔案材料的不準(zhǔn)確。另外，一些建筑企業(yè)并沒(méi)有建立規(guī)范檔案管理的體系，對(duì)檔案管理不是很?chē)?yán)格，在進(jìn)行檔案管理中就會(huì)出現(xiàn)檔案材料的不全面，并沒(méi)有和工程建設(shè)同步，往往需要后期進(jìn)行材料的補(bǔ)寫(xiě)，為后期材料補(bǔ)寫(xiě)增加難度，出現(xiàn)虛假數(shù)據(jù)，造成建筑工程的竣工檔案和實(shí)際情況不符，導(dǎo)致工程檔案不能對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行全面的反映。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱。在我國(guó)的建筑工程管理中，由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，還存在管理觀念的問(wèn)題，一些管理人員更加重視工程的施工管理，對(duì)檔案管理比較忽視，就會(huì)導(dǎo)致檔案的不全面和不準(zhǔn)確。由于工程檔案管理意識(shí)的薄弱，在工程竣工階段竣工檔案就會(huì)存在問(wèn)題，也不能向城建檔案館進(jìn)行檔案的報(bào)送，導(dǎo)致工程檔案的移交滯后。

（三）檔案移交不及時(shí)。在建筑工程的后期需要進(jìn)行竣工檔案整理，一些建筑企業(yè)并未按照其竣工檔案的管理要求在施工中進(jìn)行檔案資料的整理，在工程竣工階段就不能按時(shí)進(jìn)行竣工檔案的完成和提供，導(dǎo)致竣工檔案的移交出現(xiàn)不及時(shí)。在建筑企業(yè)工程建設(shè)中，還存在檔案編制問(wèn)題，由于檔案編制不合理，導(dǎo)致檔案管理存在盲目性和不規(guī)范性，不能有效地進(jìn)行工程檔案的編寫(xiě)，在工程的驗(yàn)收階段存在檔案漏洞，這就會(huì)對(duì)施工檔案的移交產(chǎn)生影響。

二、建筑工程檔案管理問(wèn)題的處理措施

（一）加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。在建筑工程檔案管理中，一定要重視檔案的質(zhì)量管理，避免其出現(xiàn)不準(zhǔn)確或者不全面的情況。在進(jìn)行檔案資料編制中，一定要對(duì)編制的過(guò)程進(jìn)行強(qiáng)化，保證其資料編制的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。建筑企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)工程施工的管理和監(jiān)督，對(duì)工程檔案的材料編制進(jìn)行檢查，并嚴(yán)格按照編制標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檔案材料的收集和整理，并做好檔案資料的及時(shí)傳遞。若在檔案管理中存在工程的頻繁變更，為了避免對(duì)檔案有效性以及完整性造成影響，就需要做好檔案增減和變動(dòng)情況的及時(shí)記錄，這樣才能夠保證工程檔案的準(zhǔn)確性。

（二）完善檔案管理制度。在建筑工程檔案管理中，管理制度發(fā)揮著重要的作用，其能夠?yàn)楣芾砣藛T工作的開(kāi)展提供制度依據(jù)，同時(shí)還能夠有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)他們管理行為的約束，從而提高檔案管理的水平。建筑企業(yè)可以制定檔案管理責(zé)任落實(shí)制度，將工程施工流程中產(chǎn)生檔案的資料以及內(nèi)容進(jìn)行明確化制定，并將檔案管理職責(zé)落實(shí)到管理人員身上，這樣管理人員就能夠按照制度開(kāi)展檔案管理。建筑企業(yè)還可以制定檔案管理監(jiān)督制度，對(duì)管理人員的工作內(nèi)容和職責(zé)落實(shí)情況進(jìn)行檢查和核實(shí)，在保證他們工作質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)他們更好地進(jìn)行檔案管理。

（三）做好竣工驗(yàn)收的檔案管理。在進(jìn)行工程竣工的驗(yàn)收中，檔案管理人員要按照工程檔案的歸檔范圍要求，來(lái)對(duì)工程中全部文件實(shí)施全面檢查和審核，保證工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性，也是保證竣工檔案及時(shí)移交的必要途徑。在竣工驗(yàn)收的檔案管理中，通過(guò)檢查和審核對(duì)檔案中存在的問(wèn)題及時(shí)解決，保證竣工材料的真實(shí)和完備，一定要認(rèn)真貫徹和執(zhí)行《竣工驗(yàn)收的備案制度》，做好竣工的驗(yàn)收，只有竣工驗(yàn)收檔案滿足要求，才能夠保證其工程檔案順利的移交，從而保證建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是建筑工程管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，而在建筑工程檔案管理中還存在諸多的問(wèn)題，為了保證檔案管理工作的良好質(zhì)量，建筑企業(yè)就需要全面掌握檔案管理中的問(wèn)題，并積極采取有效的措施處理問(wèn)題，這不僅能夠有效地保障其工程質(zhì)量和順利完工，同時(shí)對(duì)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也具有重要的意義。