文書檔案的收集、整理和利用

文/安徽省六安市舒城縣水利局 陳少慶

當前，我們雖然已經意識到強化文書檔案收集、整理和利用的必要性，但是在實際工作中，還面臨著諸多實際性的問題，需要我們強化以下工作的開展，提升文書檔案的收集、整理和利用水平。

一、找準文書檔案管理中的不足

（一）管理制度。其存在諸多不完善的地方，尤其是在文書檔案收集管理方面缺乏長效機制，在管理分類上也不完善，在文書檔案管理中，所建立的規章制度沒能統一，很多單位都是根據自身的經驗來進行文書檔案的收集，而法律法規對其的約束幾乎沒有，久而久之就會導致文書檔案缺失。

（二）意識方面。在文書檔案管理意識上較為薄弱，將文書檔案管理工作作為可有可無的工作，忽視文書檔案管理工作的開展，在文書檔案的收集、整理和利用上嚴重不足，使得文書檔案的作用難以有效的發揮，利用率低下。尤其是在新時期，在文書檔案歸檔管理中更加注重數字化和信息化的今天，由于文書檔案管理人員自身缺乏與時俱進的意識，導致文書檔案管理具有較強的滯后性，極大地影響了文書檔案的信息化建設。

（三）人員方面。雖然意識到了加大人才的培養力度，但是文書檔案管理人員方面則忽視對其專業素質的提升，導致文書檔案管理人員自身的專業水平較低，使得文書檔案管理的系統性難以有效提升，在文書檔案管理能力上較差，創新力度較為缺乏。

（四）軟件方面。在文書檔案管理方面的投入嚴重不足，導致文書檔案的管理設備較為陳舊，所采用的管理技術手段較為落后，文書檔案的信息化程度較低，很多文書檔案都是采取手工的方式進行，導致文書檔案開發利用嚴重滯后。雖然近年來得到了較大的改進和完善，但是大都是在硬件方面的改進，而在軟件方面的投入則不足，尤其是在軟件與系統的兼容性和安全性方面的問題較為突出，導致整個軟件系統的運行可能出現癱瘓，導致文書檔案資料消失、損毀，甚至有被竊取的風險。

二、切實加強文書檔案的收集、整理和利用

（一）加大文書檔案收集、整理力度，著力實現依法歸檔。為促進文書檔案管理成效的提升，首先就必須意識到加強文書檔案管理的重要性，并在文書檔案收集、整理中加大對其的投入，著力達到依法歸檔的目的。在文書檔案收集、整理中，需要在制度、意識、人員、硬件四個方面加大對其的投入力度，并確保整個文書檔案管理工作的開展，著力實現依法歸檔的，切實加強文書檔案法的學習，提升文書檔案管理人員的管理意識，完善現有的管理制度，在資金上加大投入力度，強化硬件環境的改善，注重人員的培訓，為促進文書檔案管理成效的提升奠定堅實的基礎。1.堅持事前謀劃為先。要做到任何一項工作，都需要科學全面地謀劃，做好充分準備，為后續管理奠定堅實的基礎，這樣才能確保文書檔案管理工作取得實實在在的效果。針對不同檔案類型的隱私程度不同，制定相應的制度，將公開和涉密類檔案的查閱權限予以區別，科學分級分類，還要合理安排查閱過程中的控制。2.堅持事中控制為主。要根據工作的流程，科學制定文書檔案管理的具體流程，確保文書檔案管理科學化、高效化運作。在文書檔案管理過程中，要突出重點，針對重點崗位、重要工種、關鍵環節、薄弱環節，采取全程化重點跟蹤，確保各塊文書檔案收集更加及時完備。可以采取先嘗試運行，根據運行中出現的具體問題，再進行調整和逐步完善，使所制定的制度更為科學高效。3.事后控制為要。針對各塊工程的流程不同，加強檔案后續管理的方式方法也不盡相同。要切實做好文書檔案的登記、收集和整理，在后續工作中，要切實做好檔案查詢、借閱、保管、銷毀和保密等工作。

（二）完善文書檔案收集、整理和利用體系。為了更規范化地對文書檔案進行管理，就必須不斷完善現有的文書檔案收集、整理和利用體系，制定完善的收集、整理和利用制度，所有文書檔案材料都必須進行集中、統一的管理和考核，確保文書檔案管理和各項業務得到同步考核、評價和發展。這就需要在文書檔案體系完善中，對每個環節的文書檔案管理人員在文書檔案收集、整理和利用方面切實注重自身職責的履行，各方面之間要保持高度的默契和配合，才能更好地促進整個文書檔案體系的完善和優化。

（三）加強文書檔案信息化建設工作的開展。針對目前在文書檔案信息化建設嚴重不足的現狀下，需要在切實加強紙質文書檔案管理和保管的基礎上，循序漸進地實施文書檔案的信息化建設步伐，將文書檔案逐步變成電子化的文書檔案，促進文書檔案信息化的建設。但是信息化建設并非將傳統的紙質文書檔案錄入信息系統之中。而是在將文書檔案信息進行分類的基礎上，有針對性地對文書檔案保護等級進行確定，并對其安全性進行提升，不斷地提高其建設成效，促進文書檔案作用的發揮。文書檔案的信息化建設應一直堅持以數字化為重點。首先將數字化當作文書檔案管理的發展方向，并同時以文書檔案的網絡化為基礎，把文書檔案信息化資源的整合和可視化當作目的。其次在以數字化資源為核心的前提下，還需將視野放在完善管理體系方面中來，不斷提高文書檔案管理能力，利用構建圖文一體的文書檔案管理登記模式，提高文書檔案應用率。除此之外，在以數字化為資源核心前提下，還需保證統計業務實現辦公自動化，在此基礎上，實現部門內信息資源共享。

（四）注重文書檔案的開發利用和社會效益的發揮。文書檔案管理的最終目的在于充分利用文書檔案。這就需要文書檔案管理人員致力于服務意識的樹立，并從多方面加強文書檔案信息資源的開發，這樣就能更好地利用文書檔案開發、建設和管理工作上提供服務，并積極開展多元化的科研活動，加強信息資源的深度開發與加工，為文書檔案利用詳細、真實、多方面和多層次的信息，注重文書檔案信息利用的反饋與管理，盡可能地將文書檔案的社會效益發揮出來。但不管是開發利用，還是日常運行，信息化的發展已成大趨勢，所以我們必須切實加強對其全程的安全管理，切實做好文書檔案權限的設置，確保文書檔案資料的安全，尤其是保密資料，必須在人防和技防基礎上有機地結合起來，提高其開發利用的成效。

（五）創新文書檔案管理模式。對過去文書檔案管理方式進行創新，文書檔案管理需朝著科學化管理發展。創建龐大規模的數據資源系統與數據處理系統。構建文書檔案管理的數字化模型，用全新的方式，通過對龐大數據進行分析，成為檔案部門特有的一種全新型的服務功能。因此，文書檔案實現科學化管理還需對現有信息資源進行合理整合。在重視信息資源整合過程中，首先，需從根本上解決，文書檔案科學化管理中信息零散的問題，在此過程中，如想保證文書檔案管理能更高效，便需對整體格局進行優化，只有解決資源零散問題，才可以提升管理效率。除此之外，工作人員在對信息資源進行整合的過程中，還需重視強化文書檔案管理結構性，盡量防止信息的零散性和不確定性，對工作進行不斷總結，只有這樣才能不斷進步，充分做好文書檔案管理工作，不斷完善，提升文書檔案管理的信息化發展。

三、結語

綜上所述，在目前的文書檔案收集、整理和利用中，還存在諸多方面的問題和不足，將影響檔案管理的成效。這就需要我們在日常文書檔案管理工作中，不斷地完善和優化，切實注重上述工作的開展，切實提升文書檔案管理效率。尤其是要朝著數字化和信息化文書檔案管理方向發展，并注重自身專業技術知識的提升，在文書檔案歸檔管理工作上不斷強化和完善，實現對其的高效利用。