中學生學籍檔案信息化管理研究

文/福建省龍巖市永定區高陂第二初級中學 吳建鑫

中學生學籍檔案管理工作是中學日常管理工作中的重要一環。在信息技術不斷發展的背景下，如何改革檔案管理方式，應用信息技術加強對檔案的管理，成了中學教育管理工作所關注的重點，也是中學提高管理水平面臨的新挑戰。因此，探討中學生學籍檔案的信息化管理，具有重要的現實意義。

一、中學學籍檔案管理重要性

學籍檔案是一名學生在校就讀的相關信息，其中包括學生的姓名、家庭地址、身份證號碼、學號、學校、學籍情況等等基本信息。中學生學籍檔案是極具保存價值的材料，學生在校期間的綜合素質、發展報告、入團材料等等資料，直接反映了中學生的成長，對其未來的發展有著至關重要的作用。對于學校來說，提高中學生學籍檔案管理工作，能夠在一定程度上推動教學水平的提升，促使學校內部形成較為良好的學習風氣、教育風氣。而對于社會來說，中學生的學籍檔案也是社會單位選用人才的重要憑證。因此，為規范中學管理工作，提高中學教育管理信息化水平，就必須實行信息化管理。中學學籍檔案信息化管理，能夠實現信息的共享，讓信息查詢工作更加高效。對每一個學生的檔案，都可設置相應的目錄以及索引，同時可利用信息技術，及時地更新檔案內容，實現自動化的檔案管理，讓傳統管理方式繁瑣的問題得以解決。

二、中學學籍檔案管理現存的問題

首先，信息技術改變了人們的生活、工作，尤其是在數據處理方面，信息技術發揮了至關重要的作用。檔案管理信息化、學習管理信息化已經是未來的必然發展趨勢。但目前，許多學校對檔案管理信息化的認識不足，意識不強，沒有根據信息技術建立起相應的工作管理機制，對于檔案的保存、管理、更新也不夠重視，傳統的工作理念在其腦海中根深蒂固，極其容易出現信息失真、信息不對稱等等情況。中學生學籍檔案中的內容較為繁瑣、復雜，所以許多學籍檔案管理人員在填寫的過程中，經常出現漏填、錯填等等問題，學籍檔案管理水平較低，檔案信息可靠性也得不到保障。其次，部分學校已經利用信息技術對學籍檔案管理工作進行了革新，但是卻沒有結合實際情況，建立起完善的工作制度、工作規程，許多學籍檔案管理人員的工作方式不夠規范，不能夠將信息技術的優勢充分發揮出來。最后，因為對學籍檔案信息化缺乏重視，許多學校忽略了對基礎設施的建設，學籍檔案管理工作缺乏應有的工作設備，缺少獨立的辦公場所，缺乏專人管理。從而導致中學學籍檔案管理工作出現諸多問題。

三、中學生學籍檔案的信息化管理策略

（一）完善的學籍檔案管理制度。首先需要從頂層建設入手，學校領導對學籍檔案管理工作信息化要有足夠認識，將學籍檔案管理工作的改革和學校發展聯系起來，結合自身實際情況，健全學籍的檔案管理工作制度。第一，必須貫徹落實《中華人民共和國教育法》，認真執行教育部門下發的《全國中小學生學籍管理辦法》以及學校檔案管理相關規定。第二，杜絕“兼職”情況，設置專人、專職，負責處理學籍資料的整理、歸類和輸入電腦，進行數據處理。第三，學籍檔案管理必須要設立學籍資料檔案室，學籍檔案室是貯存學籍檔案資料的重要場所，檔案管理室未經學校領導以及檔案管理工作人員允許，不得隨意進出，不得隨意翻閱文件以及資料。第四，學籍文件的入檔、保管、借出，必須要有檔案管理工作人員統一處理。第五，加強管理，切實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全工作。

（二）明確學籍檔案資料的收集范圍。中學生的學籍檔案資料主要包括學生姓名、性別、出生年月、籍貫、入團時間、政治面貌、班級、家長基本信息、住址、戶籍證明、轉學申請、休學申請、信息變動情況、綜合素質發展報告、學業考試信息、藝術特長、體育運動技能、預防接種信息、獲獎信息、享受幫扶信息、體檢信息等等內容，學校要根據實際情況，結合這些資料內容，制定出詳細的學籍檔案資料收集工作規程。并且，在《全國中小學生學籍管理辦法》中規定，中小學學籍檔案管理分為紙質檔案管理、電子檔案管理，紙質檔案需要由學校的檔案管理員進行管理，電子檔案則要納入電子學籍管理系統，因此在推行信息化工作發展的同時，必須要保留必要的紙質檔案。《全國中小學生學籍管理辦法》中的內容為中學檔案管理信息化工作提供了可靠的制度保障，隨著社會的不斷發展，中學必須要將學籍檔案信息化管理工作納入日程。

（三）制定學籍檔案信息化管理安全規定。為保障學籍檔案信息化管理工作的正常開展，必須要保障學校計算機、網絡能夠正常使用。對此，筆者認為，在條件允許的情況下，學校可建立起內部校園網，通過交換機來實現內網和外網之間的數據傳輸。同時，要針對計算機設備、校園網的使用，設置嚴格的規定，工作日人員不得私自更改計算機網絡設置，不許私自改動計算機連線，不得更換計算機內部硬件配置，不允許將外帶的移動設備連接在學校的計算機上。同時，檔案管理工作人員不允許在學校計算機上安裝攝像頭、游戲，進行和工作無關的通信。另外，學校要聘請專業人員，定期對計算機設備、校園網絡進行維護以及檢查，同時也要定期詢問學籍檔案管理工作人員的意見以及建議，使其能夠更加合理、規范。

（四）提高學籍檔案工作人員綜合素質。《全國中小學生學籍管理辦法》中對學籍檔案管理工作人員的素質培養有著明確規定，學籍檔案管理工作人員在上崗前必須進行崗前培訓。筆者認為，學籍的檔案管理工作人員的培訓可分為“三步走”。首先，要積極落實信息技術的培訓工作，聘請社會專業人士，定期開展培訓。其次，要聘請有創新思想、信息管理理論的專家到學校開展講座，以此來提高學籍檔案信息管理人員的理論知識水平。最后，要根據現代教育思想理論中的內容，探討學校學籍信息化管理中的技術內容，結合中學教育管理實際情況，不斷探尋現代化的管理方法。同時，中學要完善相應的激勵機制、考核機制，激發學籍檔案管理工作人員的主觀能動性以及創造意識。另外，中學學籍檔案中涉及的信息內容較多，和學生的生活息息相關，所以中學學籍的檔案管理工作人員必須要具備一定的保密意識。學校要建立學籍管理數據保密制度并嚴格執行，確保學生基本信息不公開、不擴散。學生電子學籍信息只能服務于教育行政部門和學校的教育管理與教學工作，不得作其他用途。

（五）落實學籍檔案轉出轉入工作。自2014年1月10日起，全國中小學生學籍信息管理系統開始運行，該系統在運作中呈現出了良好的管理效益，學校學籍管理水平逐步提升，教育管理模式逐漸完善。中學生在轉學、升學的時候，學籍檔案需要及時轉入升入或者轉入的學校，原學校在學籍檔案轉移的時候，應該保留學籍檔案的電子版本，然后保留必要的紙質文件。如，中學生在升學之際，學校要為學生打印畢業信息表，然后存檔，同時將學生學籍檔案的電子版本保存至學校的資料庫中保存，然后再通過學籍系統，自動生成相應的信息表，傳送至相關招生部門。

四、結語

綜上所述，中學學籍檔案管理工作信息化，是新時代中學教育管理的必然發展趨勢，因此學校對學籍檔案信息化管理的重要性要有足夠的認識，對目前學籍檔案管理工作現存問題要予以足夠重視，通過提高人員素質、完善工作制度、完善工作體制，提高學籍檔案管理。