信息化時代高校學生檔案管理模式創(chuàng)新探究

文/晉中職業(yè)技術學院 趙維佳

在傳統(tǒng)的高校學生檔案管理工作中，以紙質(zhì)檔案為管理對象的管理模式不僅呈現(xiàn)出了辦公效率低下、轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁瑣、查詢不方便等問題，而且也不利于高校學生檔案共享程度以及利用率的提升。與此同時，這種手工管理模式也會加大檔案管理人員工作負擔、提升人為誤差對檔案管理成效的影響，為此，在信息化時代，高校需要抓住信息化建設機遇，在構建學生檔案信息化管理平臺的基礎上開展學生檔案管理工作流程再造工作。

一、學生檔案信息化管理平臺的構建

信息化時代，構建學生檔案信息化管理平臺，是推動高校學生檔案管理工作適應信息化發(fā)展環(huán)境的必然要求。早期的高校學生檔案信息化管理平臺受到技術的制約而難以展現(xiàn)出較高的應用價值。如基于單機軟件與數(shù)據(jù)表構建的高校檔案信息化管理平臺，不僅具有單一的功能，而且也難以有效地提升信息共享效率，與此同時，這種系統(tǒng)也僅僅能停留于桌面數(shù)據(jù)庫上，而這類數(shù)據(jù)庫則展現(xiàn)出了信息安全難以得到保障以及數(shù)據(jù)庫容量較低等問題，因此，在這一階段，高校學生檔案信息化管理平臺只能夠在高校學生檔案管理中發(fā)揮輔助作用。隨著計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，當前的高校學生檔案信息化管理平臺建設具有了良好的技術支撐，如DB2、MySQL等數(shù)據(jù)庫軟件可以為高校學生檔案信息化管理工作提供更多的可能，同時也可以促使高校學生檔案管理工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡化的特征，這對于拓展高校學生檔案信息化管理平臺的深度與廣度、推動高校學生檔案信息共享發(fā)揮出了不容忽視的作用。為此，高校需要抓住這一機遇，依托多元化且先進的技術，對傳統(tǒng)的學生檔案信息化管理平臺進行升級。在此過程中，高校需要對學生檔案信息化管理需求做出調(diào)研，并依據(jù)調(diào)研結果做好信息化管理平臺子模塊設計，從而確保高校學生檔案信息化管理平臺功能與高校學生檔案管理工作實際實現(xiàn)良好對接。如在高校學生檔案信息化管理平臺中，基礎模塊應當包括檔案存檔管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、檔案借閱管理、檔案報表統(tǒng)計、檔案查詢、資訊服務以及系統(tǒng)管理和權限管理等模塊，以便為高校學生檔案日常管理工作的開展提供支撐，進而有效提升高校學生檔案信息化管理效率與管理水平。

二、學生檔案信息化管理流程再造

在高校構建學生檔案信息化管理平臺之后，高校還有必要對學生檔案管理流程進行再造，從而提升學生檔案管理流程與管理平臺的適配性，進而充分發(fā)揮出高校學生檔案信息化管理平臺的功能與作用。具體而言，高校學生檔案信息化管理流程再造工作的開展，主要需要從以下幾個方面來開展：1.檔案存檔管理流程再造。在檔案存檔階段，需要構建起輔導員收集、學院負責人審核、信息化管理系統(tǒng)錄入存檔、檔案管理人鑒定并分類保存的流程，系統(tǒng)錄入信息只包括學生基本信息以及檔案歸檔時間、轉(zhuǎn)遞情況等，從而保障保密內(nèi)容的信息安全。2.檔案轉(zhuǎn)遞管理流程再造。當學生具有檔案轉(zhuǎn)遞需求，則檔案管理工作者則需要收到申請之后將檔案轉(zhuǎn)出，接受單位需要進行回饋，而管理系統(tǒng)則將檔案狀態(tài)標記為轉(zhuǎn)出狀態(tài)。3.檔案借閱管理流程再造。借閱申請人可以在信息化管理系統(tǒng)中提交借閱申請表以及相關證明材料，檔案管理工作者在審核申請之后查找相關材料并辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門領導進行審批并決定是否借閱。4.檔案報表管理流程再造。學生檔案信息化管理系統(tǒng)對操作人員權限進行判定之后對學生檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并在形成報表并打印之后供操作人員查詢。5.檔案查詢流程再造。檔案查詢主體在學生檔案信息管理平臺進行身份驗證之后，學生信息化管理系統(tǒng)則可以將查詢主體需要查詢的信息進行顯示。6.咨詢服務流程再造。咨詢主體可以在學生檔案信息化管理平臺填寫問題并獲得與問題相關的鏈接或者人工回復，在獲得回復之后，用戶需要通過學生檔案信息化管理平臺對咨詢服務體驗做出評價。7.系統(tǒng)管理流程的優(yōu)化。即學生檔案信息化管理平臺管理者需要做好數(shù)據(jù)管理、用戶管理以及日志管理，從而確保學生檔案信息化管理平臺能夠正常運行。

三、結語

綜上所述，信息化時代，高校需要做好學生檔案信息化管理平臺建設，并對學生檔案管理流程進行再造。在學生檔案信息化管理平臺介入學生檔案管理工作之后，高校學生檔案管理工作效率能夠得到有效提升，與此同時，學生檔案管理工作者的工作量也可能夠得到有效下降，這對于建設集約型的高校學生檔案管理模式具有重要意義。