檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

文/東莞市厚街醫院 吳鳳南

醫院檔案作為醫院在日常工作處理中的重要信息記錄文件，在醫療、教學、科研、黨政和其他各項工作中有著重要的意義，它是醫院前行發展過程中的重要一環，對于醫院整體工作水平的提升有著重要的影響，隨著信息技術的快速發展，文檔記錄方式發生了翻天覆地的變化，通過信息技術將多種格式的檔案文件資料以數據形式進行存儲調用，不僅在便捷性上有極大的提高，同樣在檔案文件保存、檔案文件分類等檔案管理工作中有著重要的意義。

一、醫院檔案管理部門的職責范圍

1.負責對我院各科室形成的各種檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計和編研工作。2.積極提供利用，為我院各項工作服務。3.在統一領導，分級管理的原則下，負責對我院內部各科室的檔案工作進行指導、監督和檢查。4.制訂適合我院的檔案工作計劃、管理辦法、規定等。5.對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作。6.嚴格執行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。7.辦理領導交辦的其他有關檔案業務的工作。8.不斷改進檔案工作，做到案卷質量標準化、檔案整理系統化、庫房管理科學化、查找利用現代化、調查統計制度化。

二、檔案信息化

要了解檔案信息化的具體含義首先就要了解檔案的性質，在現代社會的認知中，檔案是組織機構、團體、個人等一系列人為行為在進行過程中留下的具有保存價值的各種原始資料記錄，我國對于檔案的記錄非常早，并且在各朝各代之中其稱謂也不一致，但其基本的含義沒有大的變化，隨著時代的變遷我們在各種社會活動之中需要被保存的相關資料量越來越多，種類也不斷增加，檔案作為一種需要在較長時間內妥善保存的資料文件，傳統檔案管理方式面對這種變化趨勢已經難以應付。在信息技術的發展下，各種資料文檔的保存管理有了更好的選擇，將傳統的實物資料及相關的各種格式的資料記錄設備統統轉化為數據信息存入信息化檔案管理系統之中，不僅節省大量保存實物檔案的人力消耗以及空間占用，同時也極大地強化了檔案管理的便捷性，信息化檔案管理系統能夠根據各種檢索形式來搜索需要的檔案，并且在檔案記錄能力和檔案完成度上都有明顯的優勢。隨著近些年云空間技術的逐漸成熟，檔案信息化的發展前景更為清晰。醫院的檔案管理工作本身就比較復雜，涉及的檔案類型、總量比較多，所以為了強化醫院檔案管理工作的質量及效率，開展檔案信息化建設非常必要。

三、檔案信息化對醫院檔案管理的價值

信息化時代，我們在進行各種文檔資料處理的過程中都力求高效，在高效的要求之下，醫院的檔案管理部門在工作之中必須進行檔案信息化處理，由于醫院檔案管理的具體工作質量直接對醫院的醫療服務質量以及整體的管理效能產生影響，換言之，醫院的檔案管理工作相當于人的大腦，檔案記錄、檔案管理以及檔案調取等相關操作就如同人大腦中對各種事物的記憶。回憶及思索的過程中，傳統的檔案管理工作相當于一位記憶力一般的人，他對工作和生活中的各種人與事的記憶力非常平庸，并且在回憶思索距今時間較長的事項時經常會出現遺忘或者混亂的情況，這就相當于傳統檔案管理模式中記錄、保存以及調取中存在的弊端；而信息化檔案管理工作則相當于一位記憶力非常優秀的人，他在日常生活中對發生的各種事項了然于心，并且大腦記憶力的開發程度也達到了一定水平，能夠清楚的記憶包括各個時間段內發生的各種事情，并在有人問及的情況下根據其提問的快速反應立刻提供相關信息和細節，這就對應了信息化檔案管理過程中的各種優勢。首先是信息化檔案管理能夠有效面對大量需要保存的各種資料文件，有效記錄并長久保存。其次是需要使用相關檔案資料時通過關鍵詞檢索即可快速找到所需相關檔案資料。

醫院的檔案管理工作涉及的檔案資料類型非常多，因為其需要保存的檔案本身范圍比較寬泛，從單位科研成果到醫院各種活動再到各種人事檔案和各種醫院發展記錄等等，這些種類繁雜的檔案資料會給醫院檔案管理工作造成較大麻煩，但是檔案信息化后相關的檔案管理人員不需要再針對不同文件選擇不同的存放地點，也不需要再人為將檔案進行分類保管，我們只需要將檔案中涉及的所有資料以數據信息的方式進行歸類整合，并在檔案信息系統中予以保存，即可將復雜多樣的檔案信息完整地記錄下來。在當前重視效率的背景下，信息化的檔案管理管理系統能夠在工作效率方面達到傳統方式難以企及的高度，這在醫院利用相關檔案信息研究決定接下來的發展計劃上有著重要作用，在傳統的檔案管理模式下想要針對某一類型某一部分檔案進行詳細研究時往往面臨著檔案基數較大，分類復雜的情況，在檔案搜索調取方面耗時較多，并且浪費大量人力資源，而在信息化的檔案管理模式下，我們將不再面對這樣的問題，在需要相關方面的檔案時，我們只需要在檔案庫中進行簡單的檢索就能發現大量的相關檔案，根據所需內容不同還可以進行精確搜索或者模糊搜索，在檔案調取速度上相較于傳統檔案管理模式有著非常明顯的優勢。由此可見，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要價值。

四、醫院檔案信息化建設的地位

當前社會背景下，醫院的發展建設是所有醫院管理人員的共同目標，隨著人們生活水平及生活質量的不斷提升，人們對于醫院的評價方式和評價內容也有了更多的方向，人們仍然重點關注醫院的整體醫療水平，關注在職醫生的經驗技術，但在當前大醫院整體醫療技術水平較高的情況下，人們對醫療服務和醫療相關配套內容的關注度也在不斷升高，醫療服務水平和醫療技術水平作為醫院發展建設的兩大重點內容，已經成為醫院管理工作中最為關鍵的兩個改進方向。在提升自身醫療技術水平及醫療服務水平的過程中，我們對于歷史發展情況和過往的數據信息非常重視，在關鍵決策上往往依靠這二者提供相關的意見導向，在數據信息的記錄上我們要依靠的就是醫院的檔案，醫院檔案作為醫院過往歷史發展的記錄者保存著醫院從醫療技術發展到醫療服務事項以及醫院人事任免等重要信息，對于醫院的未來發展決策起到重要的正向影響作用，醫院在發展過程中必須妥善利用醫院相關檔案信息，這就突顯了醫院檔案管理工作效率以及管理質量的地位，醫院檔案信息化建設正是提高醫院檔案管理效率增強其管理質量的主要手段。隨著醫院的發展進步，我們必須構建和諧的醫患關系，保持著患者及其家屬對醫院的絕對信任，在這個過程中，我們必須針對自身存在的問題進行了解改進，這就需要我們對醫院過往發展中發生的問題進行了解，了解其起因過程以及處理方式等，只有全面了解過往問題，我們才能對進一步的醫院發展改進工作提出意見和改進方式，在這一過程中，我們需要依靠醫院檔案提供相關數據信息，這也就是說，在檔案管理服務工作中，其檔案管理的整體工作水平對醫院的未來發展以及相關問題的改善方面有著重要作用，這也突顯了醫院檔案信息化建設的地位。

五、結束語

醫院檔案管理信息化建設對醫院的未來發展進步有著重要作用，我們必須在醫院檔案管理工作上進行信息化改革，依靠現代信息技術的便捷性和高效性來進行醫院檔案管理工作，提升醫院檔案管理工作的效率和質量，并嘗試構建醫院檔案管理信息化系統，依靠合理的管理系統來進行日常檔案管理工作，改變以往效率低功能性不好的劣勢，共同為醫院的未來發展作出相應的貢獻。