服務創新視野下唐山衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化研究

文/唐山市衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局 張凈

隨著“健康中國”理念的逐步推進，唐山市衛生計生綜合監督事業也開始向著更深、更廣的方向發展，而做好衛生計生監督執法工作是促進健康中國理念進一步深入、促進醫藥衛生行業進一步改革的關鍵。在綜合監督機構中，執法檔案的管理是較為重要的部分，其信息化發展和完善是促進衛監機構健康發展的關鍵，因此，有必要站在服務創新的角度來對其檔案信息化建設進行研究，這也正是大數據時代發展的必然。

一、唐山市衛生計生綜合監督機構執法檔案管理現狀

唐山市衛生計生綜合監督機構檔案管理通常處于相對弱勢的地位，雖然自黨的十九大以來機構將檔案管理工作放在了更為重要的地位，但在實際情況中，檔案管理工作基本以分散管理模式為主。

（一）分散管理模式。現階段，分散管理模式是衛生計生綜合監督機構執法檔案的主要管理形式，這種形式主要是將檔案相關資料以科室為基本單元進行管理，分散性質較為明顯。而隨著行政執法全過程記錄攤開模式的逐步實施，使得影音資料分別由各個科室保存，那么就會導致相關檔案在使用的過程中出現差錯，且使用不方便，無法有效實施檔案的“服務職能”。

（二）檔案管理電子化。雖然檔案管理多數還使用分散的管理模式，但是隨著互聯網的發展，衛生計生綜合監督機構也已經開始實現網絡化、電子化辦公，很多執法檔案都已經開始逐漸電子化發展，將傳統的紙質檔案與影音原版進行保存，同時將其轉成電子版，并對其進行有效保存。與此同時，在線監測設備、電子防磁柜也逐漸在檔案管理過程中得到廣泛應用，為相關人員提供更好的借閱服務。

二、唐山市衛生計生綜合監督機構執法檔案管理信息化建設

基于上述情況可知，雖然傳統的管理模式依然在檔案管理工作中存在，但是網絡信息化的發展也為檔案管理工作帶來了直接的影響。因此，唐山市衛生計生綜合監督機構應當要以服務創新為基石，進一步加強執法檔案管理的信息化建設。

（一）檔案管理信息化建設的高層規劃。檔案管理的信息化建設需要以由上至下、由高至低、循序漸進的方式展開，并從不同的角度來進行規劃和綜合考慮，如：行政執法角度、共享利用角度等。高層及上級部門應當要對檔案管理的內容、共享方式以及管理方式等方面加以重視，構建檔案信息共享機制，這樣不僅能夠借助計算機技術的優勢來展開檔案信息化管理工作，同時也能夠通過數據信息的共享來加強服務工作，促進檔案作用的有效發揮。

（二）檔案管理信息化建設。在服務創新的背景下，檔案管理信息化建設的根本目標是能夠為相關需要的人提供更加便捷的服務。因此，在檔案管理信息化建設的過程中，應當要采取綜合模式來促進檔案的信息化建設。第一，當源文件產生后，相關部門應當要將紙質檔案以及電子檔案統一交給檔案室管理，這樣可以避免不同部門之間聯系不緊密而導致檔案使用時出現不便捷的情況。與此同時，還應當要借助百度云、云空間等將資料備份，同時做好多重加密處理，這樣可以避免檔案文件的丟失、盜竊等。第二，在檔案收集的過程中，應當要嚴格按照相關標準來進行檔案的立卷，并保證配套裝具的標準化，還應當要有軟件系統以及硬件的有效支持，再輔以高素質的管理人員，在所有軟件和硬件設施都較為齊全的情況下，才能夠加快檔案管理的信息化建設。

（三）檔案信息化管理團隊的建設。在檔案信息化建設的過程中，雖然設施、軟件等都已經完成了信息化，如果沒有高素質的人才隊伍作為支持，就會導致信息化建設失去了“主心骨”。因此，加強檔案信息化管理團隊的建設是必要的。第一，對于骨干管理人員來說，其管理能力較為豐富，因此，需要培養其計算機操作能力、網絡操作能力等信息化技術，定期展開技能培訓。第二，對于剛入職場的新人來說，應當要對其管理能力進行培訓，使其掌握全面的政治理論、檔案業務能力、文書知識以及法治理論等，全面提升其檔案管理能力。與此同時，也能夠借助計算機操作水平相對較高的新人來加快檔案管理的信息化建設，或是將能力傳授給其他管理人員，以促進檔案管理團隊信息化水平的全面提升，為他人提供更加全面化、精準化的檔案管理服務。

三、結語

綜上所述，唐山市衛生計生綜合監督機構執法檔案的信息化發展是大勢所趨，是唐山市綜合監督機構檔案管理工作進步的關鍵。因此，相關單位應當要以服務創新為發展的目標和基礎，重新審視檔案管理工作，并通過適當的措施來加強檔案管理的信息化建設，為唐山市衛生計生綜合監督機構執法檔案的管理效率提升奠定良好基礎，進而為廣大市民提供更好的服務。