新形勢下企業檔案管理信息化建設趨勢探究

文/中國鐵路成都局集團有限公司 鄧學國

一、信息化建設在企業檔案管理中的優越性

（一）方便檔案信息管理。隨著經濟的發展和政治的民主化，人們的檔案意識有了一定程度的提高，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應的檔案信息的管理方式就要與之適應，采用不同的管理方式。由于現代化檔案信息管理工作對檔案工作人員的要求較高，當下缺少現代高技術人才，復雜的檔案工作疏于管理。對企業檔案管理工作進行信息化建設，能夠解放一部分人力，方便檔案信息的管理檔案資源的開發利用。

（二）信息利用專業化。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴大，由于檔案管理類型日漸豐富，檔案管理顯示出了不同特性的變化。信息包含的內容可能會因為資源的劇增而不夠準確，可能還會存在冗余信息和虛假信息，信息化建設能夠使用戶需求向精品化、個性化及專業化的形式發展。在有效降低企業管理檔案的成本的同時，有效延長管理期限，使管理操作更加系統，使信息利用更加專業。

二、目前企業檔案管理工作存在的問題

（一）企業缺乏重視。目前，部分企業并沒有認識到企業檔案管理工作的重要性，沒有對檔案管理予以應有的重視，企業的領導對信息技術的優越性缺乏認識，對信息技術的投入不足，檔案管理信息化建設流于形式，沒有真正建設起來，也不能發揮它對于企業的真正作用。

（二）管理人員能力缺失。現代化的檔案信息管理隨著科學技術水平的提高對檔案管理工作人員的要求越來越高，企業更加需要聘用高知識水平的工作人員，但是，當下企業的檔案部門缺少的就是現代高技術人才，使得現代化的設備不能發揮作用。檔案管理工作人員的綜合素質和接受能力直接影響到企業的信息化水平，管理人員缺乏扎實的理論基礎和相關的實踐經驗，檔案管理工作的效率和質量不能提升。而且，由于一些企業體制特殊，檔案管理人員的選拔過于草率，缺乏責任意識，影響檔案管理工作的信息化建設。

（三）規劃不清晰。企業的檔案管理工作不是一件小事，需要長期而又系統地開展，因此，對于信息化建設要先進行規劃。沒有工作規劃，檔案管理工作的開展就會像無頭蒼蠅一樣，眉毛胡子一把抓，這樣就會使工作的效率低下，管理的效果也不如人意。如果工作人員沒有責任意識的話，信息化建設可能就會變得虎頭蛇尾，最后倉促結束，既浪費時間精力又起不到作用。

（四）管理體系不健全。行之有效的管理體系是企業檔案管理工作進行信息化建設的關鍵，只對檔案進行整理，忽視管理的話就不能發揮出檔案信息建設的作用，也不利于檔案管理技術的進步，不利于提升工作效率，還增大了檔案遺失和損毀的概率，為后期的檔案查閱和調用帶來阻礙。

三、推進企業檔案管理信息化建設

（一）提高對檔案管理信息化建設的重視程度。在企業發展的新階段，對于企業檔案管理開展信息化建設首先要轉變傳統的管理觀念，提高對企業的檔案管理信息化建設的重視程度。企業的領導層和負責信息化建設的管理人員應該轉變觀念，認識到檔案管理信息化建設的重要性，為信息化建設工作的開展提供一定程度的人力、物力和財力的支持，積極為企業的檔案管理部門引進信息云端存儲技術和網絡數據庫技術等先進技術，還可以和一些企業展開合作，學習其他企業的技術，還可以引進其他企業的先進設備。企業領導者要聘用一些高知識水平的檔案管理人才，或者為企業中的成員提供學習和進修的機會，為檔案管理信息化建設提供專業的人才隊伍。管理人員和相關的工作人員要對檔案管理信息化建設的重要性有一個清晰的認識，轉變陳舊的管理觀念和學習觀念，順應企業發展的趨勢，學習相關知識和技術，充實和完善自己，深化對數據化管理和相關技術的學習，從而促進企業檔案管理信息化建設的進一步發展。

（二）提升管理工作人員的綜合素質。人是工作的主體，沒有高素質的管理人員，企業檔案管理工作就無法實現信息化建設，因此，必須要提升檔案管理人員的綜合素質和技術水平。首先，加強企業管理人員對現代網絡技術、數據庫技術和信息云端存儲技術的理解和掌握能力，對檔案管理人員組織培訓，加強對專業知識和操作技能的培訓，并實行獎懲制度，對于積極參加培訓并取得明顯進步的人員給予獎勵，提高工作人員的積極性，提升企業職員的綜合素質和技術能力。其次，企業可以積極地引進檔案管理工作能力強的人才，對他們予以高薪聘用或者請他們對本企業的管理工作人員進行培訓，傳授工作經驗，使企業的檔案管理工作跟進時代發展的步伐，和新時期的技術標準接軌，提升企業檔案管理工作的效率。最后，培養職員的職業道德感和工作責任心，使管理人員轉變陳舊的觀念，正確認知檔案管理工作，對檔案管理工作的重要性和必要性予以宣傳教育，讓職員在學習中提升對檔案管理工作的重視程度，從而樹立起對信息化建設工作的責任心，認真對待工作，嚴謹地完成檔案管理工作，提高工作的效率和質量。

（三）制訂合理的工作規劃。為了確保企業檔案管理工作的有序開展，就要為管理信息化建設進行規劃，制訂科學合理的工作計劃，保證工作按照程序有序進行。首先，要對檔案管理工作的具體操作和流程予以明確的規定，嚴格規范具體操作，并在對管理人員的培訓中予以體現，讓管理人員提升自己的操作水平，同時明確工作的流程，約束工作人員按照規定的流程進行操作。其次，要對操作過程予以監督和控制，防止操作不規范行為，保證操作的規范和工作流程的正確，從而防止信息錄入錯誤和查詢不便等問題。最后，要對企業檔案管理程序和系統進行養護，尤其是網絡信息庫的維護和管理，要想保持企業檔案管理信息化建設的持續有效，就要保證信息化建設相關的網絡設備始終保持良好的狀態，維持工作的穩定性，保證信息化建設工作的順利進行。

（四）建立和完善檔案管理體系。缺乏系統的理論化的管理體系就會使工作缺乏指導，從而導致在檔案管理工作中出現很多不規范的行為，拖慢檔案管理信息化建設的工作進度。因此，在企業檔案管理的信息化建設的過程中，需要建立一個完善的管理體系。管理體系應該具有系統性和全面性，既要保證檔案管理工作的正常運轉，又要防止特殊情況阻礙信息化建設。這個管理體系要包含工作的各個方面，從而對工作人員的行為予以規范，防止工作人員的不法行為。同時，要加快建設檔案管理機制，使企業檔案管理部門獨立，從而使各個部門的管理職責更加明確。

四、結束語

信息技術的發展給我國企業的生存和發展帶來了很大的機遇，企業應該迎合時代發展的浪潮，在企業的檔案管理工作中科學合理地應用信息技術，對檔案管理進行信息化建設，以服務企業發展。上文中，我們分析了新形勢下企業檔案管理進行信息化建設的重要性和當前企業的檔案管理工作面臨的問題，進而分析了應該如何順應時代趨勢，對企業檔案管理進行信息化建設。企業應該根據自身發展的情況，對檔案管理的信息化建設制訂與企業相適應的策略，從而真正地發揮出檔案管理工作對企業發展的重要作用。