事業單位檔案信息化管理的意義和對策

文/萊蕪技師學院 亓琳

知識經濟時代，信息已經成為時代發展的決定力量之一，信息技術在各行各業得到應用，并廣泛推進著社會的發展。同樣，在信息技術的幫助下，如今的檔案管理系統得到了極大的完善，檔案管理效率大大提升。

一、檔案信息化管理的意義

（一）檔案信息化管理符合現代社會管理需求。隨著經濟體制改革的深入，我國人才流動性增大，人才管理任務日益加重。為了適應社會發展的需求，檔案總局提出全國檔案信息化建設的目標與任務，企事業單位都應當根據時代需求做出變革。施行檔案管理的信息化建設是與時代發展相一致的，是現代管理的必然要求，有利于人事檔案管理工作的開展及工作效率的提升，對改善人事檔案的利用價值等方面也具有重要意義。

（二）檔案信息化管理是資源共享的前提。信息時代的到來使得信息成為重要的戰略資源，在人類社會進步的過程中，人事檔案信息化建設就是要以檔案信息資源建設為核心進而強化對檔案資源的利用與開發，加快檔案數字化的進程，實現檔案信息的共享。從而推動我國人事檔案工作的開展，為現代化建設提供更加優質的服務。

（三）完善檔案標準體系，提供更有效服務。信息時代，傳統的檔案管理標準難以滿足信息化管理的要求。推進事業單位檔案管理的信息化改革，形成檔案管理信息化和文檔館室一體化，建立一套完整的檔案規范標準和全方位覆蓋的檔案資源利用系統，有助于提高我國檔案管理的效率，滿足為社會提供更優質、更有效、更便捷檔案信息資源及服務的總體目標。傳統的檔案管理工作重復、復雜，耗費大量的人力、物力、精力，但信息化的管理及有效的技術手段能夠推動檔案管理工作高效展開，它本身所具有的廣泛性和時效性、共享性等特征能大大提升檔案管理工作的效率。

二、強化檔案信息化管理的對策

（一）加強政府管理，實現檔案管理系統信息化。為了實現人事檔案的信息化目標，政府必須要制定與其相對應的規章及制度，加強管理，實現檔案系統的信息化。在檔案信息資源的規劃和管理和過程中，政府要為事業單位提供檔案管理的資金技術保障和人才支持，結合事業單位管理工作特征，建立起一套統一的質量高、涵蓋面廣、方便快捷的電子檔案管理系統。方便事業單位檔案的統一收集、分類、鑒定、保管以及調動，提高數字化和自動化水平，切實提高檔案信息調用管理的便捷程度。

（二）加大投入，完善基礎硬軟件設施。實現檔案管理信息化的關鍵，是實現人才和技術的現代化。大數據時代，當前信息技術和電子技術被廣泛地運用到我國社會的方方面面，如海量存儲、圖像分類、大數據查詢、智能檢測等等，要實現信息化，首先要實現技術的現代化。總之，要根據檔案管理工作需要及時更新檔案管理硬軟件設備，加大經費投入，選購優質、可靠、運行高速的信息化管理設備，不斷完善檔案館基礎設施，保證檔案及相關信息的完整性，保證員工工作的有效性。

（三）加強人才引進和管理人員培訓。在檔案信息化建設過程中，對新型管理人才需求會異常強烈，因為信息化技術對管理人才的能力提出了新的要求，能適應這些要求的人才并不多見。例如，在檔案管理過程中，加大對檔案管理人才的培訓，實現全面的信息化改革，保證管理人員及時掌握現代檔案管理的方法和要求，學習掌握檔案管理的法律法規，提高管理隊伍的工作素質。與此同時，還要注重建立合理的人才考核機制，適應崗位工作需求。

（四）安全為首，新時代應注重檔案網絡安全。隨著黑客技術的不斷發展，當下檔案管理過程中信息資源的安全性越來越重要，這就要求檔案管理中心要加強網絡監測和網絡完全保障，建筑強大的信息防火墻，以強效的技術防止黑客入侵，這需要管理人才和技術雙向支撐。保證網絡安全這一點在當下日益重要。

三、結論

總之，事業單位的檔案信息化建設作為一項系統工程，程序復雜，但意義重大，需要更充沛的人力、物力、財力投入。雖然當下我國檔案信息化建設已經取得不小的成果，但是依舊存在不少的問題。尤其是事業單位，作為管理的創新模式，檔案管理信息化建設更加不能忽視，對事業單位的發展、人才的有效分配有著重要作用。因此加強對事業單位的檔案信息化建設有著十分重要的價值和意義，當下我國事業單位應當加強改革，不斷推進事業單位檔案管理信息化改革。