檔案管理信息網絡型體系創新研究

文/西安水務（集團）有限責任公司 徐文

當下，傳統的檔案管理模式正在被信息網絡管理技術所代替，因為這更適應時代的需求。檔案管理工作是很多公司的基本工作，國家等重要的工作像人口普查、網民數量等等大數據方面的工作都離不開信息網絡型的檔案管理。信息網絡技術的應用給了檔案管理極大的方便，與此同時也帶來了相當多的問題，本文將一一探討。

一、檔案管理信息網絡型體系創新的必要性

（一）信息化、網絡化對傳統檔案管理的沖擊。傳統的檔案管理依賴于紙質，檔案的分類和排序都要人為操作，并且公司要配上一個專門的檔案室，占據了不小的空間，相比之下，信息網絡型的檔案管理非常簡便快捷，僅僅需要一臺計算機就可以將全部人員的全部信息全部記錄在內。其次人員信息的調查更改等依賴于普通的辦公室軟件就可以十分方便調用和更改。最后檔案可以統一做成一個文件夾，傳輸方面只要有網絡，無論你在哪里想要使用，一鍵發送即可。傳統的檔案管理是將有限的資料存儲在有限的空間里，而信息網絡型的檔案管理是將有限的資料存儲在無限的空間里。這些只是技術層次上信息網絡型的檔案管理跟傳統的檔案管理的區別。

（二）信息網絡型的檔案管理的體系概念。當今時代的飛速發展以及公司科技化的管理模式要求檔案管理做到信息化和網絡化。網絡化就是要做到將網絡建成信息傳遞的媒介和平臺，可以快速地對信息進行有效的傳遞。信息化是要做到匯總所有人員信息。信息網絡型檔案管理體系的最終目的是實現信息的全部公開，打開人們固有的狹隘意識，行業之間可以資源共享，最后達到社會共享檔案的目的。

（三）只有走創新的道路才可以打破桎梏。改革開放以來制定的對于檔案管理的要求規定原則一直沿用至今，管理模式已經相當落后。管理機制停滯不前，管理手段非常單一。最重要的一點由于傳統檔案管理采用紙質管理，很容易造成文件的損壞，可能被潮濕的天氣把字跡涂抹去，或者被鼠、蟲破壞等等。傳統的檔案管理利用率低下，打個比方，公司要派人去接待外商，想要選取英語較好的工作人員，基本上公司會把這個任務安排給中層領導，讓領導直接推薦人，而不是通過檔案的提取和調查，看看專人信息，最后得出結果，所以傳統的檔案管理基本上在公司中屬于閑職工作，也是公司安排養老人員的崗位。但是隨著社會的發展，時代對于檔案管理已經提出了具體要求，如果公司不創新檔案管理模式，必然會造成重大損失。只有不斷創新檔案管理模式，才能更好地迎接經濟全球化、信息公開化等多方面的挑戰。

二、檔案管理信息網絡型體系建立的基本要素

（一）工作機制的開放化。封閉的系統會帶來很僵硬的模式，不適合當前時代的發展。其次人才結構的層次化，在檔案管理中，通常女性往往占據著主體地位，而且同事與同事之間沒有明顯的上下層關系，最終可能導致出現了問題卻不知道該找誰負責，即高層的管理人員太少，并且結構老齡化嚴重，現在雖然檔案管理方面只招收年輕人，但是其專業技術以及學歷都沒有達標，特別是外語方面。

（二）檔案的性質。除了各個人事的基本信息外，檔案整合的內容應該跟公司或者機關息息相關，只要有關系的檔案都可以整理進來，檔案管理的信息網絡型是不怕內容多。最重要的它可以整合歸納公司最重要的東西，比如簽訂的合同、簽署的文件等，尤其是行政機關通過檔案管理的信息網絡型體系可以實現行政信息公開化，讓人民真正地了解行政機關的運作方式，讓百姓知道出了問題，到底應該找哪個相關部門。

三、檔案管理信息網絡型體系的完善對策

首先檔案管理人員要有觀念上的創新，要敢于接受檔案管理的信息網絡型體系的出現，并將它推動起來，不可以故步自封，沉迷在自己的老一套方式方法中。其次管理方式要創新，要逐步地完全使用電子信息技術，紙張將完全脫離檔案管理，實現檔案管理的科學化、現代化、信息化、規范化。再次要實現技術水平上的創新，檔案管理人員在做好檔案管理體系后，要對它進行不斷的完善和改革，公司可以實施鼓勵政策，對于創新人員給予豐富的獎勵。最后檔案管理人員要不斷學習不斷進步，多加學習與自己相關的專業知識，提高自己的科學文化水平，向新世紀的高科技人才邁進。

四、結束語

檔案管理的信息網絡型體系的建立，是不可阻擋、不可改變的，在具有豐富挑戰性的今天，我們要記住落后就要遭淘汰，公司或者行政機關要對檔案管理方面不斷地創新改革，為迎接更大的挑戰做好準備。