信息時代檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/濟南市臥虎山水庫管理處 王軍

一、信息時代檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

信息科技和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為信息化檔案管理的基礎(chǔ)，讓檔案管理工作同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融會貫通，通過計算機有效地收集、處理、整合、歸檔數(shù)據(jù)和資料等，便于給企事業(yè)單位、民眾和政府機構(gòu)提供良好的檔案服務(wù)。換而言之，信息時代的檔案管理工作摒棄傳統(tǒng)人工管理方式，有效地轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式。其工作應(yīng)遵循以下原則：

（一）細(xì)則規(guī)范建設(shè)。不同單位在考慮建設(shè)自身的檔案管理系統(tǒng)，一方面需根據(jù)自身的實際狀況進(jìn)行建設(shè)，另一方面也需同我國相應(yīng)的法律法規(guī)相結(jié)合，進(jìn)而制定出規(guī)范并有針對性的檔案管理思路。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字化、現(xiàn)代化及信息化等為檔案管理工作的基礎(chǔ)，企事業(yè)單位可與政府相關(guān)部門形成有效聯(lián)動，進(jìn)而形成層級分明、反應(yīng)迅速的信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺。

（三）資源管理建設(shè)。對各個檔案資源進(jìn)行高效的整合、有效拆分，實現(xiàn)檔案資料的整合，最終建設(shè)內(nèi)容充實的檔案管理中心。

二、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新方式

（一）理念創(chuàng)新。在檔案管理工作探索、創(chuàng)新中，單位中的檔案管理人員必須在理念上有所創(chuàng)新，才能保證檔案管理信息化的順利展開。其一，檔案管理人員應(yīng)接受信息技術(shù)所帶來的新事物，逐漸扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理辦法，更快地融入新的管理模式之中。其二，以往的檔案管理工作中具有較大人為性。單位管理部門應(yīng)當(dāng)及時組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立新制度以規(guī)范行為，促進(jìn)檔案管理信息化的便捷性、安全性、可靠性。

（二）工作內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案管理工作的內(nèi)容創(chuàng)新十分重要，主要包括信息錄入、修改、維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)。1.信息錄入方面。以往的檔案管理模式主要是通過檔案管理人員手工錄入的方式進(jìn)行。這種方式有很大的弊端，降低了檔案的可信度。隨之檔案信息化，錄入工作全部轉(zhuǎn)到平臺系統(tǒng)上，當(dāng)事人在線填寫，管理人員多重審核進(jìn)行錄入。不僅保證了檔案信息的真實性，更提高了檔案管理的效率。2.信息修改方面。傳統(tǒng)方式是當(dāng)事人填寫修改信息并發(fā)出申請，經(jīng)管理人員及上級層層審核同意后由其他檔案管理人員進(jìn)行修改。這種多重審核的方式雖保證了可信性，但效率低下。檔案信息化后，當(dāng)事人在線修改信息，相關(guān)管理人員在線審核同意后即可由管理系統(tǒng)自動執(zhí)行修改操作，便捷省力。3.信息維護(hù)方面。傳統(tǒng)方式由專人負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理和定期檢查。對于存在大量檔案資料的單位而言，這種方式效率低下，檔案中的錯誤也不易被發(fā)覺。檔案信息化中，管理人員只需對檔案數(shù)據(jù)庫按需篩選，即可快速找出所需資料，以便于對電子檔案的整理和檢查。當(dāng)然，如進(jìn)行相應(yīng)的編程，也可實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的自檢。檔案信息化為各單位所帶來的一項新的工作內(nèi)容就是系統(tǒng)維護(hù)。檔案信息化后，檔案均以電子存檔的方式保存在各單位的檔案管理系統(tǒng)中。考慮到病毒侵襲、系統(tǒng)漏洞、黑客等風(fēng)險或許會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失、受損，各單位需安排專人定期對其檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。其中，維護(hù)人員與檔案管理人員不應(yīng)共用同一套系統(tǒng)訪問，以防止系統(tǒng)維護(hù)人員篡改檔案數(shù)據(jù)或檔案管理人員在系統(tǒng)中植入程序。

（三）管理制度的創(chuàng)新。在以往檔案管理中，因紙質(zhì)檔案管理具有一定的“彈性空間”，進(jìn)以導(dǎo)致“人治”成為最為典型的管理方式。然而，隨著檔案信息化的推進(jìn)，這種“人治”的管理方式已逐漸被規(guī)范取代。電子檔案的客觀性較強，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠隨時隨地由平臺進(jìn)行記錄，非專業(yè)人員隨意篡改的可能性很小。因此，單位上級部門在制定檔案管理制度時通常只需要關(guān)注檔案管理人員即可，其主要可以從以下方面著手：1.規(guī)范操作制度。因大多數(shù)檔案管理人員可能從未接觸過電子檔案，對信息化工作流程感到陌生和無從下手。因此，各單位有必要制定一些具有輔導(dǎo)講述、說明性質(zhì)的操作制度及文件，幫助檔案管理人員迅速熟悉工作。2.建立保密機制。檔案資料具有機密性，保密是檔案管理工作中的重點。各單位應(yīng)根據(jù)電子檔案的特點及時更新保密制度。由于電子檔案系統(tǒng)本身具有良好的安全性，因此這項保密制度更多的是針對系統(tǒng)的操作者，也就是系統(tǒng)維護(hù)人員和檔案管理人員。首先，雙方絕對不允許共用同一套訪問密碼。其次，在關(guān)鍵控制點設(shè)置雙人或多人驗證。再次，在數(shù)據(jù)庫中安裝監(jiān)控系統(tǒng)，在出現(xiàn)異常訪問時及時通知上級管理部門。最后，嚴(yán)格控制各檔案工作人員的系統(tǒng)權(quán)限。

三、結(jié)語

綜上所述，完善檔案工作的規(guī)范化管理，對于促進(jìn)企事業(yè)單位各項工作的有序開展具有舉足輕重的作用。信息時代，不僅各大單位中的整體辦公環(huán)境趨于信息化，檔案工作繁瑣且復(fù)雜，更需得到各級領(lǐng)導(dǎo)和同事的共同重視，在實際工作中推進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展和完善建設(shè)。只有強化檔案管理工作的信息化進(jìn)程、創(chuàng)新檔案管理工作模式、不斷提升歸檔意識、強化對工作人員的專業(yè)培訓(xùn)水平，才能推動檔案管理工作更上新層次。