新時期高校人事檔案管理信息化建設探討

文/海南醫學院檔案館 付煜

傳統的檔案管理工作看似十分簡單，不需要很多精力去管理，其實不然，現如今檔案的重要性已經不言而喻，尤其是人事檔案，體現了高等院校人員的流動情況及用人單位的水準與水平。當前，信息化已經成為社會發展和進步的一項重要趨勢，信息資源也成為一種極其重要的戰略資源，其利用價值和重要性也愈加凸顯。因而傳統的高校人事檔案管理方式方法已經跟不上時代的潮流，必須進行變革和更新，實現人事檔案管理的現代化和信息化，這樣才能提高人事檔案管理的效率，實現資源的共享、信息的數據化，保障信息的安全，增強人事檔案管理人員的服務意識。做好高校人事檔案信息化建設，可以加速完成我國高校政務信息化舉措。

一、目前高校人事檔案信息化建設的阻礙

一項工作的完成需要人力物力的支持，設備問題是工作的一大重要前提。很多院校忽視人事檔案管理問題，不及時對信息化技術進行創新，老舊的技術設備無法滿足當今社會的經濟變革，無法滿足工作進程的需求，導致人事檔案管理工作被擱置，阻礙檔案信息化發展。高校在招聘人員時沒有經過嚴格把關，聘用的員工專業不對口，無法熟練地掌控信息化技術，加上設備老舊，硬件軟件都跟不上工作進度，阻礙了人事檔案信息化建設，這是目前十分直觀的一大問題。由于校方對檔案工作的忽視，疏于對工作的管理，沒有系統化的管理，員工紀律散漫，工作責任心不強，沒有跟進改革方案的進行，校方自身沒有制定好高校本身的需求，達不到國家高校人事檔案的標準。再加上學校對檔案管理工作投入的資金過少，影響了工作技術設備的創新，在沒有完備的硬件支撐情況下，管理工作難以進展順利，拖后了工作進程，影響檔案信息化建設。導致教職工失去工作積極性和對校方的信心，阻礙了人事檔案管理信息化建設。網絡過于發達，信息泄露現象嚴重，很多信息在網絡上公然兜售，密碼等預防措施形同虛設，檔案信息存在很大的安全隱患。病毒和非法入侵都在時刻威脅著高校人事檔案，這很大程度加大了高校檔案管理工作的難度。目前還未出臺相關規范限制人事檔案信息化管理的標準，所以檔案管理信息化的安全隱患暫時得不到合理的解決和防范。

二、高校人事檔案管理信息化建設的方案措施

（一）建立嚴格的檔案管理制度。為了更好地發展檔案管理工作，高校應對檔案管理工作加以重視，制定一套嚴密的符合高校現狀的工作管理制度，明確地設置獎懲條例，當員工違反規章制度時，嚴格按照管理制度進行不同程度的懲罰。校方應定期對員工進行培訓，使檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，通過培訓提高工作能力，明確各自的工作責任和任務。校方管理人員應加大對人事檔案管理的投資，以便于完善相關管理功能，讓員工以科學的方法完成工作，保證檔案管理可以穩步發展，盡早實現檔案管理信息化建設。

（二）配備先進的技術設備，實現高校人事檔案信息資源的數據化。技術設備是開展信息化管理的前提基礎，為人事檔案信息化管理提供了相應的技術支持，是信息共享和傳遞的主要方法，也是信息資源利用的首要條件。及時采購先進的技術設備才能更好地更新信息，所以我們要必須加大對人事檔案管理的投入，構建一整套完整的網絡信息資源系統，為高校人事檔案現代化和信息化的實現奠定基礎。現階段高校人事檔案管理大多是紙質材料和電子文檔，檔案部門工作的重點是對這些資源和信息進行二次開發。因而必須在建立一套統一、科學、合理的標準上，通過計算機把原始檔案的資料和信息存檔，建立一個現代化的人事檔案數據庫，最終實現人事檔案管理的數據化，便于信息的共享。

（三）提升人事檔案管理信息化的安全性。檔案的安全是最主要的工作基礎，如果設備完善、人員專業、管理嚴格，卻沒有安全保障，那一切都會成為徒勞。首先要增強員工的安全意識，在工作期間嚴禁泄露任何有關人事檔案的信息。其次要加強檔案管理，運用現代設備制定出最完備的保護層，對檔案文件做到隨時備份，當有檔案出現外泄的現象，及時處理并使用備用檔案，以免耽誤工作進程。并且，要對檔案數據庫進行一定程度的限制，對每個進入數據庫的人進行權限認證，對于泄露檔案資料的要嚴格按照規章制度進行懲罰。整體提高員工的綜合素養，保證檔案工作可以順利進行，提早完成檔案管理信息化建設。因此檔案管理部門必須具有較高的安全意識、實行高強度的安保措施并且嚴格管理檔案人事信息，從多角度來保障信息的真實性。且檔案管理人員的基本素質、執行能力、技術設備操作水平等都必須相應提高，備份相關的人事檔案信息、設置數據庫的使用權限，從而多方位確保人事信息檔案的安全。

（四）提升高校人事檔案管理的服務。檔案管理在某種程度上可以被當作一種服務，管理人員通過將人員的照片、信息、視頻等資料進行整理存儲，便于網絡平臺可以快速找到個人信息，實現資源傳遞與共享，實現人事檔案管理信息化建設。檔案管理不僅僅是整理工作，更是幫助高校穩定發展的重要環節。例如高校出現人事變動時，管理層人員可以通過人事檔案數據庫快速找到該職工各個工作時期的工作狀態、業績表現、工資待遇、工作時長、職稱職務等信息資料，管理好檔案可以快速完成其他工作，輔助高校正常運營與發展。

（五）落實高校檔案管理員工的工作。新時期，人事檔案管理信息化建設應滿足信息化設備運營，完善工作環境，加強員工管理，定期對管理員工進行培訓，培養他們的專業技能以及工作態度，做到工作崗位上嚴謹工作，端正工作態度。做好檔案數據庫的保密工作，加強管理員工對檔案的安全意識，借助現代化科技技術及設備和專業人員鞏固檔案數據庫的“防火墻”，以免出現檔案資料外泄的情況。高校管理人員應重視檔案管理工作的進行過程，加快建設進度，早日實現信息化建設，滿足人事檔案的準確性與時效性。綜上所述，實現人事檔案的信息化管理是新時期人事檔案工作的重心所在。作為新時期人事檔案管理人員，必須緊密結合時代發展的需要，充分認識到信息化建設的重要性，在實際工作中認真分析存在的不足，并采取有效的措施確保人事檔案管理信息化建設水平的提升。

三、結語

高校人事檔案管理信息化建設是當今檔案管理的必然趨勢，可實際上這項工作并不像看起來那么簡單，需要耗費很多人力物力和財力，耗時很長，需要崗位員工共同努力相互配合，在建設過程中，要及時關注工作進程，出現問題要及時匯報，及時制定方案修補問題漏洞。高校人事檔案管理信息化建設可以大力推動高等院校在經濟化社會中穩步發展，不容忽視，在未來，我們將會看到更多高校實現人事檔案管理信息化建設。