大數據背景下建筑工程檔案信息化建設研究

文/上海大寧建設投資管理有限公司 黃閔春

建筑工程檔案是在工程建設活動中形成的各類資料，貫穿于建筑工程建設活動的全過程。建筑工程檔案資料是建筑工程建設的依據和永久性真實記錄，也是建筑工程建成后檢查、維護、管理、使用的依據和憑證。在互聯網技術和數據存儲技術蓬勃發展的大數據環境下，建筑工程檔案的數據形式繁多，檔案數據量十分龐大，科學高效地管理建筑工程檔案具有十分重要的現實意義和較好的經濟效益。在建筑工程檔案管理活動中，開展大數據環境下的建筑工程檔案信息化建設，全面使用先進的管理理念、計算機技術、網絡技術和信息技術，構建完善的檔案信息化管理系統，對檔案信息資源進行收集、處理、保存和網絡化共享利用，使建筑工程檔案管理模式從實體檔案保管轉變為數字化和網絡化檔案管理和應用，不斷提升建筑工程檔案的管理水平和質量。基于建筑工程檔案信息化建設的現狀，本文重點分析了建筑工程檔案信息化建設的主要內容、存在問題，給出了建筑工程檔案信息化建設的主要解決方案。

一、建筑工程檔案的主要類型和特點

（一）建筑工程檔案的主要類型。建筑工程檔案主要包括項目前期、項目設計、項目準備、項目管理、工程監理、竣工驗收與竣工圖等文件，同時也包括建筑工程建設活動中產生的圖表、照片、錄音、影像等各種原始資料。項目前期檔案包括項目核準、項目評估、項目選址、建設用地、招投標以及合同等文件。項目設計檔案包括設計基礎（地質勘測、地形測量）、初步設計、施工設計、設計變更等文件。項目管理檔案包括資金管理、安全管理、進度管理、質量監督管理、物資管理、環保管理等文件。工程監理檔案包括施工監理、設計監理和設備監造等文件，監理文件主要包括監理管理性文件、監理審查文件和監理記錄文件等。竣工驗收與竣工圖文件包括竣工交接文件、竣工驗收文件、工程總結文件、工程決算與審計文件、竣工圖等。

（二）建筑工程檔案的特點。建筑工程建設過程中的所有檔案都需要進行檔案歸檔，包括項目立項、項目審核、項目工程招投標、項目現場勘查以及項目實施、竣工驗收等檔案資料，建筑工程檔案具有成套性。項目建設過程中產生的檔案都具有記錄性、真實性和不可再生性，建筑工程檔案具有原始性。建筑工程檔案包括多個單項工程、多個領域、多種管理活動等多方面的記錄內容，建筑工程檔案涉及很多專業技術領域、多個參建單位、多種不同類型的檔案資料，建筑工程檔案具有專業性、多樣性和動態性等特點。

二、建筑工程檔案信息化建設的主要內容

建筑工程檔案信息化建設需要進行紙質檔案、照片、錄音和影像等原始檔案資料的數字化，實現電子文件的管理歸檔,深化建筑工程檔案信息化資源，開發或完善檔案信息化管理系統。紙質檔案和照片檔案可以通過直接掃描或縮微膠片轉換等技術進行數字化轉換，錄音和影像等檔案資料可以采用模/數轉換技術進行數字化加工。建筑工程新產生的各種電子文件需要按照統一的格式規范進行收集、整理并歸檔。通過開發數字化檔案管理信息系統，可以簡化電子檔案收集過程，優化檔案歸檔方式，深度挖掘數字化檔案信息資源，實現數字化檔案信息的網絡化共享，實現建筑工程檔案管理的網絡化、系統化、規范化和標準化，科學化地全面提升建筑工程檔案的管理效率、水平和質量。

三、建筑工程檔案信息化建設存在的問題

雖然建筑工程項目基本上都開展了檔案資料的收集、歸檔等檔案管理工作，但很多建筑工程項目仍然停留在傳統的檔案手工管理階段。已經開展檔案信息化管理的建筑工程項目，檔案信息化管理系統的功能很不完善,檔案信息管理的規范性不強，難以進行統一有序的檔案管理，沒有實現標準化、規范化、精細化、網絡化的檔案信息化管理。建筑工程檔案信息化建設主要存在如下方面的問題：

（一）檔案信息化管理缺乏專業性。一些建筑工程項目雖然使用了相關的檔案管理軟件管理檔案信息，但這些管理軟件主要采用文書檔案的管理方式管理建筑工程檔案信息，建筑工程檔案的管理形式單一，缺乏專業性，降低了檔案信息管理的效率，檔案管理水平較低，無法充分發揮建筑工程檔案的自身價值。

（二）檔案管理流程需要完善。建筑工程企業雖然開展了檔案信息化建設工作，但是檔案管理流程和技術規范等還存在很多不足之處，檔案歸檔和借閱仍然以紙質檔案為主，檔案數字化工作主要局限于掃描和管理電子檔案，沒有充分挖掘數字化的檔案資料數據，沒有實現檔案資源的網絡化分享使用。檔案資料信息化建設存在形式化現象，注重將傳統紙質檔案轉化為數字檔案，忽視了數字化檔案資源利用環境的構建，數字化檔案資源的利用率較低。

（三）數字化檔案歸檔格式不夠規范。建筑工程檔案文件來自于設計、施工、監理等多個不同的參建單位，檔案文件類型多樣，包括紙質文檔和電子文檔。收集的電子文檔容易被復制、修改或刪除。雖然紙質檔案文件通過掃描生成了數字化電子檔案文件，但其直觀性、可讀性和合法性與原始紙質檔案存在很大差距。

（四）數字化檔案信息安全存在風險。建筑工程檔案信息化管理系統主要側重于檔案資源的數字化和網絡化，檔案管理系統的自身安全和外部網絡安全仍然存在很多安全隱患。檔案管理系統的數據庫本身難以確保有效防止各種攻擊破壞行為。建筑工程檔案資源的信息安全沒有得到充分重視，檔案信息容易被篡改、被泄露。

（五）檔案信息化建設專業人才匱乏。檔案管理人員對傳統檔案的管理理論、原則和方法比較熟悉，但對檔案信息化管理的管理理念、手段和技術等存在認識上的嚴重不足。檔案管理人員對建筑工程檔案信息化建設方案缺乏深入思考和總體規劃，不能熟練使用網絡化、數字化的檔案管理系統開展檔案信息的收集、歸檔、檢索和開發利用等工作，影響了建筑工程檔案信息化管理系統的使用效率和質量。

四、建筑工程檔案信息化建設的解決方案

建筑工程檔案信息化建設是一項涉及面廣、時間跨度長、專業性強、技術難度大、集成度高的系統性工程，必須遵從規范性、系統性、安全性和效益性等原則，需要從基礎設施、信息資源、管理體系、標準規范、人才素質等方面系統性地開展建筑工程檔案信息化建設工作，需要重點做好以下方面的檔案信息化建設工作：

（一）統籌規劃檔案信息化基礎設施。建筑工程檔案管理的信息化建設，必須配備基礎的軟硬件設備，購置服務器、路由器、交換機、計算機、存儲器、掃描儀和打印機等信息化設備，需要配置檔案信息數據庫管理系統、操作系統等設施，開發或購置安全、先進、適用的檔案管理軟件等，構建網絡化和數字化的檔案信息管理系統，實現建筑工程檔案信息的數字化管理和網絡化應用。

（二）優化檔案信息化管理系統運行模式。建筑工程檔案信息化管理系統需要根據檔案管理的業務特點選擇合適的運行模式。檔案管理部門可采用C/S（客戶端/服務器）結構運行模式，充分利用C/S結構的執行速度快、運行維護方便等優點，完成工程檔案的錄入、收集和檔案利用，便于檔案管理人員對檔案管理系統的維護管理。面向檔案用戶的檔案檢索系統可采用B/S（瀏覽器/服務器）模式，服務器實現檔案數據的存儲、訪問和優化，實現具體的業務邏輯，瀏覽器實現檔案用戶的人機接口和人際交互，實現工程檔案的瀏覽、查詢和統計等。采用這種C/S和B/S混合結構模式，可以較好地實現建筑工程檔案信息化系統的實用性和完整性,不受環境限制，內部局域網和Internet均可使用。

（三）建立完善的數字化檔案信息數據庫，確保檔案資料信息化的完整性。建筑工程檔案資源信息化建設主要以檔案數字化為基礎，重點做好電子文件的信息化管理歸檔，建立完善的檔案信息化數據庫，推進檔案信息化資源建設。建筑工程的項目前期文件、項目設計、項目準備、項目管理、工程監理、竣工驗收與竣工圖等各階段的檔案文件都應納入數字化檔案信息數據庫中。按檔案文件類別建立各類檔案的目錄數據庫，做到檔案實體、電子目錄和電子檔案的一一對應，目錄數據錄入完整、準確、規范。建筑工程檔案資料必須真實地反映建筑工程的實際情況，圖物相符。工程建設過程中的重要照片、圖表、影像、錄音等材料，以及出現的重大事故和事件，都必須編制相關說明資料。建筑工程檔案資料必須保證系統性、準確性和完整性。通過建立完善的數字化檔案信息資源庫，積極推進建筑工程檔案信息化進程，構建數字化、網絡化的多層次建筑工程檔案信息化管理系統。

（四）規范電子文件歸檔模式。建筑工程檔案包括項目前期、設計、監理、質量評估、竣工驗收、竣工圖等階段的不同類型的檔案文件，項目不同階段的電子文件通常由不同的參建單位完成，因此，建筑工程檔案信息化建設必須統籌規范各類電子文件的文件格式和歸檔模式。與勘察設計、施工、監理、設備制造商等合作單位簽訂建筑工程合同時，應對建筑工程檔案的套數、文件格式、質量等提出明確要求。工程設計單位、施工單位、監理單位、設備制造商等合作單位需要根據合同約定要求提交工程竣工文件，并應嚴格按照合同規定的電子文件格式提供電子版的工程竣工文件。檔案管理人員通過建筑工程檔案信息化歸檔管理軟件完成各類工程文件的統一歸檔，并將工程建設各階段形成的電子文件轉換成固定的通用格式。

（五）歷史檔案和特殊檔案的數字化處理。對于建筑工程中的紙質歷史檔案和照片檔案，可通過掃描進行數字化處理。需要對紙質歷史檔案和歷史照片檔案進行分級鑒定和有序整理，采取分期分批的方式進行數字化轉換。可以按照紙質歷史檔案的檔案價值確定歷史檔案的掃描內容和掃描順序，分階段地逐步開展數字化掃描工作，也可根據各類不同檔案的特點確定掃描重點和掃描順序。在建筑工程項目建設過程中，需要定期收集原始地形地貌、重大事件、重大活動的照片，以及工程相關照片（包括隱蔽工程、關鍵節點、重要工序、施工質量及設備缺陷等），并進行數字化歸檔。項目建設過程中的重要錄音和錄像等檔案資料也需要進行數字化加工和數字化歸檔。所有這些紙質歷史檔案和特殊檔案資源都將納入建筑工程檔案信息化管理系統中。

（六）雙套制歸檔管理。紙質檔案具有原始性和真實性特點，保存壽命長，但因物理空間限制可存儲的檔案數量有限。電子檔案雖然可實現網絡化多人共享，但電子檔案的安全性差，容易被修改，容易出現由于計算機軟硬件設備故障而徹底丟失電子檔案的問題。由于電子文件的原始記錄性存在不確定因素，電子檔案無法取代紙質檔案的法律作用和憑證作用。根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）等法規標準的規定，電子文件必須與相同版本的紙質文件同時歸檔，紙質檔案和電子檔案需要按照雙套制模式進行歸檔管理，即同時對電子文件與紙質文件進行歸檔，同時存儲同一份檔案文件的電子版本和紙質版本。紙質檔案用于提供保存憑證，電子文件發揮數字化存儲和網絡查閱的功能。

（七）檔案管理系統與相關業務系統的集成和業務整合。建筑工程檔案涉及設計、施工、監理等多個參建單位，涉及項目立項、地質勘探、工程設計、項目施工、竣工驗收等多個階段，涉及商務合同、采購、質量、進度控制等多個業務部門。可根據建筑工程各個階段的業務特點，梳理檔案管理系統與相關業務系統、流程和部門的接口。利用異構數據網關實現檔案管理系統與其他業務系統（設計、商務、采購、施工等）的系統集成，使檔案管理系統與其他各業務系統緊密銜接。通過進一步完善檔案收集、整理和歸檔的流程，通過業務系統接口實現檔案的自動分類和自動歸檔，實現建筑工程檔案管理系統與其他業務系統的集成，將建筑工程檔案管理工作納入建筑工程項目建設的各個環節。可根據建筑工程項目進度實現工程檔案的全過程管控，實現檔案數據信息的共享和交換，簡化工程檔案的收集工作，提高工程檔案歸檔效率，確保建筑工程檔案信息化的歸檔質量。

（八）深化檔案信息資源的數據處理。紙質檔案、照片和錄音影像等資料的數字化，以及電子文件的收集和歸類，是檔案資源信息化建設的基礎性工作。檔案資源信息化建設還需要充分利用智能計算、大數據等先進技術，對數字化檔案資源進行數據分析和處理，結合用戶需求深入挖掘檔案資源數據，挖掘出能夠被用戶充分運用的數據，實現快捷、有效而準確的數據處理，為用戶提供全面、系統、準確、充分、有效的檔案信息，實現檔案資源的快捷而高效的利用，充分發揮建筑工程檔案信息化管理系統的價值和效率，不斷推進建筑工程檔案管理的信息化進程。

（九）加強信息安全防范措施。在實現檔案信息資源共享的同時，要充分利用最先進的信息安全保密技術，保障檔案信息資源的網絡安全。檔案信息資源管理系統應屬于企業內部的局域網，并與企業外部網絡實現嚴格的物理隔離。建筑工程檔案管理系統需要在通信服務層、操作系統層、應用程序、服務器、路由器、防火墻等不同層次全面加強信息安全措施，通過主機安全技術、防護墻技術、反病毒技術、入侵監測技術、身份認證技術、訪問控制技術、加密技術、安全審計技術、數據備份等技術措施全方位地提升檔案管理系統的信息安全防護水平，通過網絡安全技術和數據屏蔽等手段保障檔案信息的保密和安全。需要制定嚴格的保密制度和管理措施，提高企業員工的保密和信息安全意識。根據檔案信息資源的保密級別進行密級控制，對不同類別的人員分配不同的檔案資源使用權限。建筑工程檔案管理系統的工作人員按照各自的權限進行檔案管理，無相關權限的人員無法進入檔案管理系統進行操作管理。工程檔案的查閱利用也需要進行分級處理，只有具備對應密級訪問權限的用戶才能訪問相應保密級別的檔案資料信息。

（十）健全檔案信息化管理制度，規范業務流程。根據建筑工程檔案資料特點，逐步健全檔案信息化管理制度，規范業務流程。1.完善檔案管理中的收集、整理、歸檔和管理等業務流程，健全建筑工程檔案文件的歸檔制度和檔案管理制度，不同崗位的檔案人員、檔案管理相關部門相互協作，各盡其職，及時、完整、規范地開展檔案資料的歸檔和檔案管理工作。2.制定建筑工程檔案管理人員的崗位職責，根據檔案管理的業務流程建立檔案管理的人員崗位責任制，完成檔案資料的收集、整理、歸檔和管理工作。3.制定嚴格的檔案資料保管和檔案利用制度。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，樹立嚴謹的工作作風，嚴格按照檔案管理工作流程開展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，促使檔案管理工作更加標準化、規范化和系統化。

（十一）加強檔案信息化的人才隊伍建設。建筑工程檔案工作人員承擔著檔案信息化實施的工作職責，必須加強檔案信息化高素質創新人才隊伍建設，為建筑工程檔案信息化建設提供人才保障。可通過內部人才培養和外部人才引進等多種措施加強檔案信息化的人才隊伍建設，建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案信息化管理隊伍。檔案管理人員應在思想上充分認識建筑工程檔案信息化建設的重要性，努力學習新技術與新方法，增強檔案服務意識，積極主動地開展檔案信息化建設工作。通過系統性的專業學習和培訓，檔案管理人員應掌握豐富的檔案專業知識，具備檔案信息化建設和檔案管理的專業技能，同時還應熟練掌握現代信息技術、計算機技術、通信網絡技術、軟件工程技術等，使檔案管理人員具備熟練運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通信技術、多媒體技術等開展建筑工程檔案信息化工作的技術能力。

五、結束語

在網絡化、信息化和大數據環境下，信息資源已成為經濟建設和社會活動中的重要戰略資源。在建筑工程項目建設過程中，需要按照規范性、系統性、安全性和效益性原則，從基礎設施、信息資源、管理體系、標準規范、人才素質等方面系統性地開展建筑工程檔案信息化建設工作。運用先進的技術手段和完善的管理模式開發和完善建筑工程檔案信息化管理系統，可以有效提高建筑工程檔案管理的效率和質量，更好地發揮建筑工程檔案管理工作的自身價值，更好地適應信息化時代的發展要求，更好地服務于經濟建設和社會發展。