企業檔案管理社會化問題研究

柳兆廣

◆摘 ?要：在不斷發展的社會經濟和網絡科學技術的共同影響下，我國的企業在新的形勢下也獲得了蓬勃的發展。隨著企業數量和規模的逐漸擴大，一個企業想要在越來越復雜的市場競爭環境中獲得長足的發展，文書檔案管理工作也就變得尤為重要。但是，在企業檔案管理過程中，也不可避免的會出現一系列的社會化問題，這不僅降低了管理工作的效率，而且企業檔案管理的質量也無法得到充分的保證。本文針對企業檔案管理過程中容易出現的一些問題，進行了較為全面的分析，并提出了幾點建議。

◆關鍵詞：企業;檔案管理;社會化問題

隨著社會的進步，我國的經濟和技術也獲得了迅猛的發展，越來越多的企業也在新的形勢下不斷壯大。在日益激烈的競爭市場環境中，一個企業能否在社會中站穩腳跟，并能夠獲得持續的發展，往往與人力資源存在著密切的聯系。作為認識管理活動中的重要憑證，企業檔案涉及了企業相關人員的專業技能、工作能力與績效及工資待遇，已經成為了整個企業管理的重要組成部分。隨著企業檔案管理機構的設立，相應的社會化問題也有所顯現。為了能夠提高企業檔案的管理水平，使整個企業的經濟效益得以提高，如何采取有效的策略來處理企業檔案管理所帶來的社會化問題，也就成為了企業檔案管理過程中的首要任務。

一、企業檔案管理所存在的社會化問題

（一）企業對檔案管理社會化的重視程度還不夠

隨著企業規模的不斷擴大，人力規模也隨之增長，對工作人員的需求也逐漸增加，所以多數企業往往都會將人事檔案信息移交給專門的部門進行管理，并以電子檔案管理的形式進行。只是，在部門管理電子檔案的過程中，很多的企業都是通過內部處理的方式進行的，并沒有將其交由社會外包組織進行管理，這對日后實際管理的效果帶來了一定的影響。再加上管理技術人員的技能缺失，所以就很容易導致企業電子檔案發揮效力的低下，這與傳統意義上的企業檔案管理水平不盡相同。

（二）對檔案社會化監管力度的缺失

由于企業檔案管理工作不能夠像企業中其他生產經營部門一樣直接創造出有價值的產品，所以就很容易被忽略甚至被遺忘。因而，企業的管理者便會將檔案管理的工作轉至給下級部門進行管理，最終導致其監管力度的缺失，帶來了一系列的社會化問題，這不僅降低了企業檔案管理社會化的工作效率，對企業項目和文書之間的管理也造成了一定的影響，損失也是在所難免的。

（三）企業檔案管理的社會化安全性問題突出

就現狀來看，目前仍舊存在很多的企業，并沒有要求社會中的電子檔案管理人員建立企業專有的電子檔案庫，所以就很容易導致企業電子檔案管理的分散化，使其不能進行更具針對性的、單獨、集中的有效化管理。再加上不同類型企業之間電子檔案格式的不同，所以系統不兼容的問題也會隨之發生，甚者，還會面臨著電子檔案信息丟失和相關數據被篡改的風險，這大大降低了企業檔案社會化的管理水平，也給企業帶來了不同程度的經濟損失。

二、企業檔案管理社會化問題的應對策略

（一）加強對企業檔案社會化管理的宣傳力度

要想實現對企業檔案管理社會化的有效管理，首先需要做的就是引起相關領導及人員的重視。通過加大宣傳的方式，來普及檔案管理社會化在企業管理中的重要性及相關的管理內容，以此來強化人事對檔案管理社會化的意識觀念，促進各部門之間的高效運作。

（二）不斷健全企業檔案社會化管理體系，實現統一化管理

作為企業知識資產中的重要組成部分，企業檔案信息的規范化、統一化管理尤為關鍵。為了能夠提高企業檔案社會化管理的規范性、安全性和高效性，則需要制定并完善相關的管理制度，以此來監督相關人員的行為，確保企業檔案的安全性;與此同時，也要實現對企業檔案的集中化、統一化管理，以真正發揮出管理機構的優勢。

（三）不斷實現企業檔案社會化管理的手段

在科學技術不斷發展的當今時代，想要告別傳統模式，實現真正意義上的科學化、先進化管理，則需要將現代信息技術融入日常的檔案社會化管理過程中，并能夠實現手段上的創新，不斷更新對企業檔案管理的理念，這對管理人員的學習能力和操作水平也提出了更高的要求。所以，相關的管理人員只有緊跟時代的步伐，不斷加強自身的學習能力和適應能力，才能在新形勢下幫助企業攻克檔案社會化管理的難關。

三、結語

綜上所述，企業檔案作為每個企業發展的記錄憑證，不僅能夠為企業相關工作人員的發展提供了重要的參考依據，對企業本身未來的可持續發展也具有一定的價值意義。只是，傳統的人事檔案管理已經不能跟上企業進步的步伐，所以企業檔案在管理的過程中勢必會面臨著這樣或那樣的問題。只有在舊模式的基礎上推陳出新，不斷適應新模式，才能實現企業檔案管理的規范化和科學化，相應的社會化問題才能得到解決，企業檔案管理的工作效率及質量才能得以提高，這對整個企業的發展具有重要的推動的作用。

參考文獻

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