新時期做好政府機關檔案管理工作的幾點思考

喬劍峰

◆摘 ?要：新時期，政府機關檔案管理主要是確保檔案的完整、準確和安全，原汁原貌反映成長軌跡，并有效開展好檔案利用工作。本文結合工作實際，從新時期做好政府機關檔案管理工作提出建議，希望對相關研究有所裨益。

◆關鍵詞：宣傳部;檔案管理

新時期，面對檔案管理的新要求，很多單位都強化了檔案管理工作。很多政府機關也采取有效措施切實做到了規范業務檔案的采集和整理、歸檔，強化了檔案管理基礎建設，開展了檔案利用工作。如何進一步做好檔案管理工作，筆者認為應該從以下幾個方面入手，實現相關工作的有效提升。

一、從源頭把控入手，認真把好檔案信息采集關

檔案后續能否有效利用，是否正式有效，源頭在于首要的資料采集。所以把好檔案信息采集關，確保信息的真實有效至關重要。對于政府機關更是如此，因為很多信息牽涉到個人提拔任用、工資工齡計算等，不能有任何的差錯。應準確把握檔案管理真實性和準確性的特點和規律，結合政府機關單位獨特的管理體制、檔案材料的歸檔方式，努力構建管理嚴格、登統完善、錄入存儲無誤的管理體系，協調各個職能部門，做到自頭至尾，上下協作的檔案傳遞機制，力爭做好檔案管理工作的基礎工作。做到依靠制度確保每一個環節不出問題，才能最終形成完整、準確的檔案信息。

同時，政府機關的檔案管理人員在準確把握好檔案資料收集工作的方式基礎上，還應結合本單位工作的實際情況，與各部門加強日常性的聯系。通過不斷加強對日常檔案資料收集工作的檢查，力爭做到日常收集和長期收集有機的結合，防止可能存在的錯誤產生和造假情況以及相關資料的缺失。

只有從源頭入手，有效做好檔案收集工作，才能為提高檔案的質量、做好檔案管理工作打下堅實的基礎，方便后續檔案的充分利用。

二、從日常管理入手，認真把好檔案管理提升關

隨著政府機關的服務職能日益擴展，隨之而來的是檔案數量越來越多，檔案分類越來越精細。這就對檔案管理提出了很多的新要求，只有做好日常管理才能不斷適應新形勢新要求，實現檔案管理現代化。

1.利用信息化技術強化檔案的日常管理。隨著檔案管理系統信息化、電子化的不斷發展，檔案管理也日益實現數字化。這種情況下利用云計算、大數據等現代化手段強化檔案的日常管理，在工作中能夠起到事半功倍的效果。例如利用計算機將傳統手工方式的檢索查詢名錄改變為計算機檢索查閱，只要點擊“搜索”就能實現快速找到所需檔案資料，大大提高檔案管理水平，減少搜索時間，提高了工作效率，方便辦事從而更好地服務于工作需要。

2.創新檔案管理意識強化檔案的日常管理。不僅僅政府機關的檔案管理專業性很強，對于很多單位來說，需要設置專業的人員來從事檔案管理工作。長期以來形成了手工登統+展架擺放的檔案管理模式，這無可厚非，但是在實際工作暴露出了查找不便、管理不便、容易丟失等問題。創新檔案管理意識，管理人員除了具備高度的責任感、良好的職業道德外，還要具備新時期信息化檔案管理的理論、操作能力，尤其是要能夠熟練運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，必須對行政機關檔案管理工作者進行培訓，不斷拓寬從業者的知識層面，提高綜合素質，從而做好新時期行政機關的檔案管理工作。

3.掌握現代技術強化檔案的日常管理。行政機關檔案管理數字化、信息化是大趨勢，也是信息化社會對檔案管理工作的要求，同時也是檔案管理發展的必然方向。在日常管理中，檔案管理工作者要結合自己的工作實際和崗位要求，掌握現代技術，豐富知識體系，認真學習和掌握計算機知識、信息技術，努力使自己成為信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。只有這樣，才能更好做好檔案管理工作，實現檔案管理的有效提升。

三、從創新工作入手，認真把好檔案利用關

在日常工作中，行政機關檔案管理人員要不斷創新工作方式方法，學習掌握新技術新方法，做好檔案利用。例如，在工作除了保管好紙質檔案外，經領導同意后利用計算機技術將各種傳統介質的干部人事檔案信息，轉換為數字化的信息，以電子的形式進行存儲，方便后續檔案的查詢和利用，從而提高干部人事檔案的利用效率。

此外，在檔案利用上還應注意信息的安全。干部人事檔案信息是高度敏感的信息，堅決不能泄露和讓無關人員觀看、利用。所以檔案管理人員除了做好日常的安全防護外，還應積極采取新技術、新方式，嚴防泄密，堅決做到審批在前、利用在后，嚴格遵守各項保密政策。建立完善檔案利用管理制度，確定最小權限使用和閱知，同時也要為檔案使用提供及時、準確、周到的服務。

此外，在檔案的保管上注意利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

政府機關檔案管理工作重要、責任重大，管理人員要認識到這種重要性，嚴把關，以細心、責任心來真正做好檔案管理工作，不斷提升檔案管理工作的水平，從而真正為單位發展做好服務。