人事檔案管理及其模式創新研究

文/承德市中心醫院 李文超

隨著社會經濟的不斷發展，人事檔案管理工作的重要性日益增強，事業單位也在此方面進行了積極的探索和改革，取得了一定的成績，積累了寶貴的經驗，獲得了社會良好的反響。

一、當前事業單位人事檔案管理工作的現狀分析

目前一些事業單位的人事檔案管理模式和制度存在不足之處，這些問題在一定程度上制約了人事檔案管理工作的開展，影響了檔案信息在單位中的效用。

（一）對人事檔案管理重視程度不夠。對人事檔案管理理念存在偏差，主要表現在不重視信息化對加強人事檔案管理的作用，認為檔案管理只是對檔案信息的歸檔和保存，只需要應付外調、查檔就可以，難以取得突出成績。單位領導對人事檔案管理不重視，沒有將人事檔案管理工作納入單位的長期發展規劃中，無法及時有效解決問題。

（二）管理水平不高，管理人員素質不齊。當前，很多單位開展檔案管理工作主要依賴于純人工操作手段，難以避免出現各樣的人為失誤，不僅造成人力資源的浪費，還不利于管理效率的提高。事業單位人事檔案管理人員大多不是專職而是身兼數職，且缺乏專業的計算機技術知識和檔案管理知識，難免會造成人力資源的浪費，不利于檔案管理效率的提高。在實際工作中，管理人員一般都是利用傳統的管理模式或自身積累的經驗進行檔案管理，時間和精力有限，這就導致歸檔、收集、整理方面存在缺陷，嚴重影響了人事檔案管理工作質量和水平。

（三）基礎設施薄弱。基礎設施不完善，單位領導很少用資金來改善檔案室的條件，甚至沒有專門的檔案櫥柜，沒有防火、防潮、防光、防水措施，嚴重影響了檔案材料的完整性和準確性。

二、事業單位人事檔案管理模式創新思路

本文針對目前人事檔案管理工作的開展現狀和現存的問題，提出了一系列創新的制度和方法來促進人事檔案管理，確保人事檔案管理工作的順利開展。

（一）完善人事檔案管理制度。為了提高當前事業單位人事檔案管理水平，就必須規范和完善人事檔案管理制度，尋求適合我國國情的現代化管理制度。事業單位應當結合自身情況，建立現代化人事檔案工作的規章制度，強化管理人員的服務精神，在人事檔案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事檔案工作職責》，既可以防止各部門之間相互推諉，又有利于提升管理水平和規范人事檔案管理。其次，建立規范的考核機制，對工作表現好的進行獎勵，調動管理人員的工作積極性，提高管理人員的工作效率，促進事業單位人事檔案管理工作的開展。最后，實施相對集中的管理體制，將檔案管理納入到日常的工作考核中，合理監督管理人員，有效確保人事檔案的完整性和規范性。

（二）人事檔案觀念的創新。首先，要注重觀念的創新，觀念是一切行動的指南。這就要求在人事檔案管理工作中，要摒棄傳統的人事檔案管理理念，樹立人事檔案管理信息化的意識，管理人員要充分發揮自身的主觀能動性和創造性，加速人事檔案管理信息化建設的進程。其次，人事檔案管理人員要強化自身的服務意識，通過服務來促進信息資源的開發，變被動為主動，主動勇于探索人事檔案管理新機制，改變傳統人事檔案管理理念，使人事檔案管理工作適應時代發展的需要，從而提高人事檔案使用率。

三、提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理隊伍的建設直接影響人事檔案管理的水平，因此當前人事檔案管理必須符合當前事業單位對人才管理的需求，從而推動事業單位人事檔案管理模式的創新。為此，需要做好以下的工作：

（一）加強管理隊伍自身的建設。按照相關要求，配備好檔案管理人員，解決事業單位缺少檔案管理專員的情況。

（二）事業單位應逐步打造一支工作能力強、技術水平高的專業管理隊伍。這就給檔案管理人員提出了更高的業務要求，實施職業資格證書制度，經過相關的考核，合格后才能頒發證書，允許上崗。

（三）加強對管理人員的專業化培訓。加強檔案管理人員的業務技能的培訓和學習，培訓可以多采用媒體網絡教學方法，將現代化的辦公方式向人事檔案管理人員進行傳授，使其在不斷強化專業知識學習的同時，還要掌握科學、現代化的工作方式和管理手段，為事業單位人事檔案管理工作的順利開展提供保證。

（四）實行嚴格的內部管理制度。應進行嚴格的上崗考核，制定相應的獎懲制度約束管理者，充分調動人事檔案管理人員的工作積極性。

四、建立健全的人事檔案信息數據庫

引進計算機管理軟件，建立健全的人事檔案信息數據庫，這是信息化時代創新人事檔案管理模式的根本途徑。利用互聯網技術和大數據技術，搭建信息的收集、分類、存儲以及調取等功能為一體的人事檔案信息化管理平臺。通過影像技術、條碼技術、電子數據文件等形式，實現對不同類別檔案的封裝處理，以統一的格式進行存儲，逐步提高檔案信息化建設水平。事業單位應當不斷建設現代化基礎設施，充分利用網站，建立動態化、科學化、安全的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案管理的信息化、數字化，將形成一個規模較大的人事檔案網絡化管理模式，提高檔案管理工作的效率和精準度。通過把先進的技術、設備和科學的管理方式相結合，提高檔案管理工作的效率，滿足個性化的使用需求。此外，還應當在數據庫的建立過程中，利用雙向互動、實時更新等新型功能的軟件完成人事檔案信息的交換、流轉以及信息資源共享等操作，推動人事檔案信息化協調發展。

五、采用現代化管理手段

在信息化背景下，大數據時代對人事檔案管理工作來說無疑是福音，必須重視信息化的作用，充分利用信息化來提高人事檔案管理水平。

（一）創新服務手段。指人事檔案管理模式由傳統的實體保管轉向于人事檔案信息化、數字化形式，向事業單位提供服務。比如通過網絡設立檔案網站，形成開放化和集成化的檔案管理模式，需求者可以利用網站查詢如日常工作、學習、生活等方面的音頻、圖像以及文字資料，能在較短的時間內為部門、單位、個人提供最大化的全方位服務。實現人事檔案管理信息化，可以使事業單位人事檔案管理工作更好地服務于人事工作，適應了人事檔案信息多樣化的需求。

（二）減少服務時效。人事檔案管理的效率在某種程度上是由服務的時間決定的，和傳統的檔案部門查閱資料、審批手續相比，現代化的檔案管理利用先進設備和技術簡化了檔案查閱的復雜程序，使需求者得到及時的服務，有效縮短了時間損耗。同時也便于人事檔案管理人員對檔案信息進行分類、分析、提取和加工，促進人事檔案管理工作的便捷，提升和強化了服務理念，保證了人事檔案管理的有效性和效率性。

（三）確保檔案信息的安全。在人事檔案管理工作中，利用計算機系統的安全保護軟件建立好檔案的防病毒系統，建立加密程序，對檔案信息進行漏洞監測，做好及時的補丁工作，建立起防火墻技術，阻擋外部不穩定因素對檔案信息的竊取，減少檔案信息化管理的安全隱患，確保數據的準確性和安全性。

六、結束語

綜上所述，雖然現階段事業單位的人事檔案管理工作取得了一定的成效，但是還是存在著各式各樣的問題，影響著檔案管理工作的效率和質量。要想實現事業單位人事檔案管理工作的高效化，就必須對檔案管理的模式進行創新，根據自身的實際情況積極尋求符合事業單位人事檔案管理發展要求的有效途徑，從根本上實現檔案管理模式的改革。