高中學校檔案管理的優化路徑探析

文/山東省膠州市第三中學 杜泉貞

本文從提高檔案管理意識、建立健全管理制度、創新檔案管理方式、提升檔案人員素質、夯實物理與技術防護五個方面出發，系統性地分析和論述高中學校檔案管理的優化路徑和科學方法。

一、提高檔案管理意識，為高效管理奠定基礎

縱觀當前的高中檔案管理，很多學校領導、檔案管理部門或者是教師都對檔案管理工作的認識不夠，未意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理工作難以順利開展。因此，高中學校要優化檔案管理，第一項工作就是要提高廣大教職工對檔案管理意識，包括開拓進取意識、開放意識、服務意識等等，從而使每位教職工都能夠充分認識到檔案管理的重要性和積極作用，從而為檔案的高效管理奠定基礎，消除各種管理障礙和消極因素，將管理工作提到一個新的高度。例如，為了優化檔案管理工作，學校應加強檔案管理人員的檔案管理意識，如，定期為教師及檔案管理人員宣傳檔案管理的作用，讓檔案管理人員了解檔案的重要性，當檔案不完整、殘缺、丟失后，會對學校、教師、學生造成不可估量的損失。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過提高檔案管理意識，為高效管理奠定了堅實的基礎。

二、建立健全管理制度，促進檔案管理規范化

科學的制度能夠將檔案管理工作納入規范化發展的軌道，讓各項工作有“法”可依。所以，高中學校和檔案管理部門應該建立健全檔案管理的各項制度，即根據國家有關法律法規來建立檔案管理工作制度、內部規章制度、日常管理制度、獎懲制度等，確保制度的內容詳盡，以明確檔案工作的目標和職責范圍。此外，學校也需要嚴格檔案的收集制度、歸檔制度，使檔案的收集更加嚴格化，保證歸檔的檔案材料具有一定的保存和利用價值，以促進和推動檔案管理的規范化。例如，為了促進檔案管理的規范化，我校專門為檔案管理建立了完善的管理制度，如，在檔案管理中，檔案管理人員要定期對檔案進行檢查；檔案管理室要整潔干凈；非檔案管理人員沒有經過批準不得進入檔案管理室等。通過一系列的規章制度，使得檔案管理工作變得更加規范。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過建立健全管理制度，促進了檔案管理的規范化。

三、創新檔案管理方式，促進檔案管理信息化

伴隨著信息技術的發展和進步，檔案管理工作的方式和手段也迎來了極大的機遇，檔案管理的數字化、信息化建設顯得尤為重要和迫切。因此，高中學校和檔案部門應該轉變傳統檔案的收集、整理、歸檔的方式，利用計算機、網絡通信等現代信息技術來創新檔案管理工作，建設和開發相關的硬件和軟件系統，建立電子檔案、構建檔案信息數據庫、建立集開發、檢索、利用等多功能于一體的檔案管理工作系統，以切實促進檔案管理的信息化建設，提高檔案工作的水平。例如，為了促進檔案管理的信息化，我校創新檔案管理方式，采用了信息化檔案管理方法。在信息化檔案管理中，檔案管理員需要將學生檔案、教師檔案、學校檔案等輸入至校園檔案管理系統中，在此過程中，檔案管理人員需要對檔案信息進行多次確認，確保檔案信息的準確性。另外，在信息化檔案管理中，當學校需要查閱檔案時，檔案管理人員僅需要在檢索系統中輸入檔案關鍵詞，便可以找出目標檔案，極大程度上節省了查找的時間。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過創新檔案管理方式，有效促進了檔案管理的信息化。

四、提升檔案人員素質，促進檔案管理科學化

檔案管理人員是整個檔案管理工作的智力支撐，直接影響著檔案工作的科學、有效與否。所以，高中學校與檔案部門需要重視檔案人員素質的提升，一方面引入和聘請專業的檔案管理人員，組建專業化的檔案管理隊伍，減少教師兼職檔案管理人員的現象。另一方面，學校應該定期開展專業培訓活動，切實提升檔案人員的綜合素質，使其能夠更好地完成學校檔案管理工作，讓檔案管理更加科學化。例如，為了促進檔案管理的科學化，我校每個月都會針對檔案管理人員開展專業的培訓，使檔案管理人員學習全面且系統性的專業檔案知識、工作方法與技能，熟悉工作流程與規范，提升檔案管理人員的專業技能，幫助檔案管理人員高效地完成工作。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過提升檔案人員素質，促進了檔案管理的科學化。

五、夯實物理與技術防護，促進檔案管理安全化

檔案信息的安全管理是保障檔案信息完整性的重要途徑，信息時代的到來給檔案信息安全管理帶來了更多具有更強的隱蔽性、模糊性、復雜性與滲透性的風險和安全問題，對檔案信息安全管理提出了全新的要求。所以說，高中學校和檔案管理部門應采用全面的安全管理措施，夯實技術與物質防護，保證檔案信息在收集、保管與利用等環節的安全。

（一）夯實物防。物防是檔案信息安全管理的基礎和前提，在保證檔案信息良好管理和健康發展的基礎上，又能保障檔案信息的安全性和完整性。因此，高中學校的檔案管理部門和檔案人員必須要完善檔案信息的物理防護，構建優質的檔案信息安全管理自然環境，完善硬件系統的物質防火墻。具體來說，高中學校需要加大投資，重視檔案工作設備完善和更新，從而構建一批高配置、高運行且儲存容量大的配置，包括計算機、掃描儀等設備，并保證工作設備功能完善、運行穩定，能夠及時修復安全漏洞。此外，學校應該完善檔案信息資料的保管設施和各項設備，使得檔案信息載體符合檔案保管的各項技術標準要求，防止出現檔案信息丟失、破損的情況。更為重要的是，高中學校和檔案部門也必須要重視檔案安全監控系統、安裝檔案庫房環境檢測系統、防火與防盜自動報警系統，切實構建起檔案信息安全管理的“屏障”，及時規避外在不利因素對檔案信息所造成的“危害”。

（二）提升技防。在信息化管理背景下，檔案人員最擔心的就是受到電腦病毒的侵入，因為一次病毒的侵入就可能造成數據的丟失與泄露，造成不可估計的損失。技防是檔案信息安全管理的重要依托，構建檔案信息安全智能系統，才能靈活應對信息時代檔案管理出現的各種信息存儲、非法訪問等安全問題。因此，高中學校需要聯合技術人員和檔案管理人員建立檔案信息生成控制系統，利用各種技術確保檔案信息內容的原始性、安全性。其次，建立檔案信息安全檢測系統和自動反病毒立體防御體系，保護檔案信息安全。再次，建立檔案信息自動備份系統，防止檔案信息的丟失和破壞。最后，建立檔案信息的利用和控制系統，規定檔案信息的安全密級和使用權限。例如，當面臨非法侵入時，該檔案安全管理職能系統能夠自動鎖定程序，并檢索外來侵入的地址，將其清除，當安全威脅清楚后，系統自動啟動。如此一來，便能有效規避各種安全問題，促進檔案管理的安全化。

六、結語

總之，高中學校的檔案管理工作關乎學校的健康發展，所以高中學校必須要緊跟時代和學校發展的步伐，直面問題、冷靜思考，提高檔案管理意識，并通過建立健全管理制度、創新檔案管理方式、提升檔案人員素質、夯實物理與技術防護等方法的運用，來推動中學檔案管理的規范化、信息化、科學化、安全化，從根本上提升高中檔案管理的水平，讓檔案管理邁上新的臺階，從而有效促進學校辦學水平的提升和健康發展。