高校財務檔案管理工作重要性與策略研究

文/海南醫學院 尤貞

隨著我國經濟的不斷發展，財務檔案管理工作變得越來越重要，同時也對財務檔案管理提出了更高的要求。目前，國內的一些單位對財務檔案管理工作的認識不足，在開展相應工作時存在不足，影響了單位的快速發展。

一、財務檔案管理工作的重要性

（一）財務檔案管理制度的重要意義。目前，我國指導財務檔案管理相關工作的法律主要有兩部：一部是《檔案法》，另一部是《會計檔案管理辦法》。在當前形勢下，單位需要建立財務檔案管理的相關法律法規，從源頭入手，突出財務檔案管理的重要價值，令負責財務檔案管理人員提高自身的專業技能與素養，用制度規范財務檔案管理的相關工作，逐漸提高單位財務檔案管理的水平，推動單位的快速發展。

（二）單位文化與發展方向的重要意義。單位在開展各項工作時，都會受到財務檔案的影響。財務檔案會記錄本單位的經濟支持和經濟活動，若單位在發展的過程中發生問題，或者產生經濟糾紛時，可以把財務檔案當作原始資料，依據財務檔案記錄的信息合理處理問題和糾紛。但是，目前許多單位對財務檔案管理工作認識不全面，只是簡單地把票據匯總到一起，把匯總后的結果當作單位的保密信息加以保管，這種類型的財務檔案包含的內容有欠缺，是不規范的，檔案內容記錄不全，就會對單位開展各項活動造成嚴重的負面影響，也就意味著單位需要對財務檔案進行分類處理。

（三）單位運作的重要意義。財務檔案中記錄了本單位的重大事件以及結果，是根據單位的發展總結而出的，因此，財務檔案對單位的發展起著至關重要的作用。財務檔案管理具有科學性、真實性、時效性等特點。開展財務檔案管理工作需要及時記錄單位的活動，避免記錄時存在錯誤的信息，本著實事求是的原則進行財務信息記錄工作。真實性是財務檔案的基本要求，如果記錄過多的財務檔案信息會對檔案的利用率和準確率造成負面的影響。除此之外，負責財務檔案管理的工作人員需要具備科學管理財務檔案的能力。只有保證單位財務檔案管理的科學性、真實性、時效性，才能夠減少挪用經費的現象發生，以免造成單位的經濟損失。

二、提高財務檔案管理工作水平的策略

（一）健全財務檔案管理制度。單位有必要采用科學的制度體系對財務檔案管理工作作出約束，建立健全財務檔案管理制度可讓負責檔案管理的工作人員按照相應的規范開展工作，保證財務檔案管理工作的質量和效率。并設計與之配套的管理規范，并根據建立其中的內容對檔案管理負責人的行為進行監督，形成一個制度框架，打開檔案管理人員的思路，避免管理工作發生失誤，如此一來，便可以提高檔案管理工作的工作效率，同時提高單位財務檔案管理的水平。除此之外，單位還需加大培訓力度，培養優秀的單位財務檔案管理人才。

（二）加強財務檔案的安全保障。提高單位財務檔案管理的安全性需要考慮以下兩個方面，一個是裝訂保存，一個是安全保障。單位需要對檔案的紙張、裝訂方法、保存的形式作出明確的規定，以免發生裝訂混亂、檔案資料缺失等問題。根據財務檔案資料的尺寸挑選適宜大小的保存工具，同時需要保證保存的環境不會損傷到檔案。單位還需要檔案的分類標準制作出一個嚴格的規范，對檔案進行檢索和標注，便于日后的調取。儲存檔案的區域需要進行防潮以及防蟲處理，以此來保障檔案完整性不受損害。需要由專業人員負責檔案的儲存工作，每隔一定的時間檢查一次，翻閱必須經過批準。以此來加強檔案的保護力度，提高財務檔案的安全性。

（三）利用現代技術加強財務檔案管理。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術得到了廣泛的應用，在財務檔案管理工作中也可以應用此種現代化技術。計算機技術的應用使得財務檔案管理工作的準確率以及工作效率明顯提升，把單位的財務信息儲存到計算機中，可以減少紙張的使用量，減小儲存所需的空間，可以避免環境因素對檔案的影響。

三、結束語

綜上所述，財務檔案管理工作具有科學性、真實性、時效性等特點。在實際的財務檔案管理工作中，單位要加強對財務檔案的重視，培養專業素質過硬的人才，確保檔案的安全性，同時在財務檔案管理工作中應用現代化技術，提高財務檔案管理工作的準確率以及工作效率，為單位的長遠發展提供保障。