大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化

文/湖南財政經濟學院 劉麗 王婷

近幾年內，隨著信息技術的快速發展，全世界在一天內會出現海量的數據，也就是說，大數據時代會在一定程度上影響著各項工作。高校檔案管理在高校管理工作中占據著十分重要的位置，然而，其管理模式卻始終未得到合理創新，從而無法提高高校檔案管理工作效率，因此，應該在大數據時代積極變革與優化高校檔案管理模式。

一、大數據時代對高校檔案管理提出的挑戰

（一）對檔案管理理念提出的挑戰。在以往開展高校檔案管理工作的過程中，往往是按照搜集、整理、保存與利用的流程來進行的。概括來講，第一步，先對檔案的價值展開評估。第二步，結合檔案的價值和有關法律法規對保存時間進行核實。第三步，整理、保存檔案，并將相應的檔案材料與信息提供給服務對象。但是，大數據時代，卻對這些傳統的管理理念提出了挑戰。例如：傳統的檔案管理過于重視保存紙質檔案，然而，大數據時代主張檔案的電子化與數字化。

（二）對檔案管理技術提出的挑戰。通常情況下，傳統的檔案管理工作往往通過人工來保存紙質檔案，管理方法不夠精細。但是，大數據時代卻更加注重檔案的電子化與數字化。由此可見，這是對檔案管理模式提出的挑戰，也就是要求檔案管理的信息化水平能夠達到較高的程度，在保存與使用檔案方面實現信息化。

（三）對檔案數據安全提出的挑戰。在以往開展檔案管理工作的過程中，在保護實物檔案時只重視“人防、物防、技防”，也就是說，做到以上三點，就能夠確保檔案的安全。然而，大數據時代卻對檔案信息的安全提出了極大的挑戰。另外，由于檔案的保存與使用都實現了電子化與信息化，因此，威脅到了檔案信息的安全。首先，采用智能設備保存檔案信息，因為使用時間與壽命會影響到設備，所以，會導致保存的檔案信息出現丟失的現象。其次，黑客較易侵襲提供檔案信息的客戶端，因此，存在著網絡安全風險。

二、變革措施

（一）創新管理理念。首先，應該創新檔案存儲方法。在以往開展檔案管理工作的過程中，高校檔案管理常常采用紙質化形式來保存管理檔案，既花費了較多的時間，還浪費了大量的人力。目前，通過計算機能夠實現對檔案信息的數字化處理，進而大大地提升數據利用率。其次，引導有關工作人員逐步認可檔案管理的模式化、數據庫資料大型化以及網絡查詢快捷化的管理體系。

（二）統籌兼顧。學校的所有職能部門均為檔案信息的來源。因此，高校應該針對不同的職能部門構建相應的數據管理體系。另外，在為學校日后發展提供信息服務時，不同的領域之間還應該實現統籌協調。此外，還應該合理配置資源信息，在確保時效性的基礎上達到共享信息的目的。

（三）構建檔案大數據戰略。檔案管理是高校管理中的一項重要內容，大量的數據資料為學校實現可持續發展提供了強有力的支持。所以，應該意識到構建檔案數據戰略的意義。基于領先的科研水平、優秀人才儲備和海量數據資源來實施戰略布局。從而制定出信息交流時效性、互動性較強的數據管理戰略。

（四）采集、處理研究檔案大數據。首先，基于原有數據加以整合。根據各個學院中設立的部門構建網絡數據檔案，或結合全部數據的來源完成歸類以后構建數據庫。然后，向上級部門提交全部數據。其次，校對檔案數據。將已經超過保存年限的數據刪除；實現數據管理模式化，對其采取相應的加工處理方式，以此來確保數據的精準性。最后，運用學校科學研究成果開發出安全性較高的軟件，應用數據軟件來管理檔案。

三、優化措施

（一）構建先進的檔案管理理念。目前，各種類型的自動化設備在社會中的各個領域中得到了廣泛應用，不僅推動了自身的快速發展，還促進了社會的現代化變革。因此，高校也應該對檔案管理模式進行創新，積極轉變自身的管理理念，從而為高校實現可持續發展奠定堅實基礎。首先，落實好宣傳推廣此種新理念的工作，數據化的發展會對檔案管理造成何種影響？進行了何種變革？其次，由之前的檔案存儲轉化成為學校本身發展提供服務。最后，由之前的檔案歸檔與查詢轉化成為每個部門以及所有學生的發展提供數據參考依據。

（二）加強檔案管理信息化建設。信息化時代，社會中各個領域的改革開始均以實現信息化為目標。因此，要想提升學校的檔案管理效率，就應該做到以下幾點：1.加強基礎設施建設。隨著科技水平的日益提高，部分基礎設施已經被淘汰。所以，高校應該在基礎設施建設方面增加資金的投入。2.加強高校檔案管理的信息化建設。學校的每個職能部門均為檔案信息來源，因此，必須對這些數據的數字化、檔案管理智能化建設引起重視。必要情況下，也可以聘請專業人士對其加以維護，以此來提升建設效率。3.提高軟、硬件的開發利用率。檔案管理比較依賴軟硬件設備，比方說，采用光盤、微縮、掃描等方法來逐漸提升對學校發展的服務質量，提高信息二次運用的精準性。

（三）加強檔案管理規范化建設。要想使檔案管理實現現代化，就一定要做到規范化與信息化。規范化管理主要指針對檔案管理工作構建出相應的標準規范。不僅能夠避免管理工作中出現無序、信息建檔錯誤的現象，而且還大大地提升了檔案管理工作效率。另外，還應該定期針對工作人員開展培訓工作，向他們宣傳有關方面的知識，以此來保證檔案信息在建檔時就能夠實現現代化管理。

（四）構建先進的檔案安全保障系統。信息安全屬于檔案管理工作中的重中之重。傳統的檔案安全管理往往采用防蟲、防潮、防盜、防火等措施。然而，大數據時代，高校均采用電子化的形式在計算機系統中存儲檔案。從而對檔案管理安全提出了一定的挑戰。因此，一定要加大對網絡安全的建設力度。首先，聘請專業人士應用網絡技術將安全隱患消除，建立健全解決方法。其次，定期維護檔案管理系統。再次，購買正版的網絡防火墻，重點監控網絡安全。最后，構建出有關的網絡安全法律法規，提升法律意識。

（五）注重檔案人才隊伍的構建。目前，新型管理模式過于依賴計算機技術。因此，大多數工作人員均無法靈活應用現代化的管理模式，從而對檔案管理人員的職業素養提出了較高的要求。傳統的管理模式難以與新的工作環境相適應，需要獲取新知。先進的檔案管理離不開專業人士。所以，為了推動高校檔案管理建設的平穩進行，十分有必要聘用一些信息技術應用處理能力較強的專業技術人員。另外，還應該根據檔案管理信息化標準對原有人員開展培訓工作。此外，還要開展繼續教育，不斷地提升科技水平。力求培養出一大批綜合型人員，明確他們的管理工作內容，以此來提升其工作效率以及處理意外事件的能力。

四、結束語

綜上所述，大數據時代的到來，信息化技術在社會中的各個領域中得到了廣泛應用。另外，由于大數據技術具備多樣性、時效性的特點，因此，對人們的學習與工作產生了一定的影響。檔案管理是高校管理工作中的一項重要內容，基于此，高校檔案管理模式也需要進行變革和優化，從而有助于推動高校的可持續發展。