大數據時代醫院檔案發展趨勢探討
——以山西醫科大學第二醫院為例

2019-11-23 15:59:00山西醫科大學第二醫院趙艷蘭

辦公室業務 2019年19期

文/山西醫科大學第二醫院趙艷蘭

隨著大數據技術的廣泛應用，給傳統意義上的醫院檔案管理模式帶來了發展機遇和挑戰。只有對其進行深層次的改革，才能適應時代發展的需求。就醫院檔案管理而言，必須緊緊圍繞醫院中心工作，從服務醫院大局的高度出發，認真分析探討現階段醫院檔案管理存在的問題，將大數據技術融入醫院檔案管理中來，探索醫院檔案發展改革的新思路、新方法、新途徑，并積極推進醫院檔案信息化建設，借力數字醫院、智慧醫院等技術，方能有效提高檔案管理水平和服務能力。

一、山西醫大二院檔案建設管理現狀

我院檔案信息數據是建立在醫院運行和眾多患者就醫信息基礎上形成的，涉及千家萬戶，是構成國家“實現全民健康戰略”母資源的組成部分，在眾多領域、醫院改革發展及方便患者利用中發揮著愈來愈重要的作用，因此，管好用好這部分檔案意義重大。1996年，山醫大二院借建院80周年院慶之際成立了檔案室，開始對醫院檔案進行收集、管理。20年來，檔案管理從初始的人工收集和全手工操作的實體檔案管理，逐步向計算機管理過渡，并隨著相關信息系統的建立，實現了檔案的數字化管理，借助信息技術與互聯網技術實現了信息的存儲與查詢。但檔案管理現代化發展的速度，遠遠不能適應大數據技術發展的要求。隨著醫院發展從數字醫院向智慧醫院的邁進，檔案管理存在的問題愈加凸顯。主要表現在檔案信息化建設步伐緩慢，數據收集不完整、管理不規范，產生的數據和檔案管理不能同步進行，沒有建立相應的數據庫，使大數據技術在醫院檔案管理中無法發揮真正的作用。造成上述現象的主要因素有：

（一）館藏結構不合理因素。山醫大二院檔案涉及100多個部門和3個院區，內容豐富、類別多、信息總量大，囊括范圍廣，在實際的管理過程中存在各自為政，各部門之間對檔案管理重視程度不一，致使多數檔案不能及時歸檔的現象。另外，因為疾病譜的改變和新發病種的增加所產生的檔案，也不能實時歸檔。醫院館藏檔案存在結構單一，數據不完整，檔案質量不高的問題，與大數據時代醫院檔案信息特點不相適應，不能反映出醫院行業特點來。

（二）檔案信息分散管理因素。山醫大二院現行檔案管理模式是院長辦公室領導下的檔案室負責制，主要收集文書檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案和出生醫學證明檔案等十幾個門類的檔案，其他如病歷檔案歸病案室管理，病理檔案歸病理科管理、人事檔案歸人事處管理，臨床醫學檔案歸屬于各臨床部門，在同一個醫院形成多部門管理檔案的格局，管理較為分散、體系性弱，無法采集完整的信息，不能提供準確的數據，體現不出大數據的優勢來，不利于開展數據分析與判斷，有悖于大數據技術數據集中分析、檔案工作“統一領導，分級管理”原則，以及《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出的建立大檔案的目標，造成了檔案信息資源的散亂缺失。

（三）檔案干部隊伍因素。我院目前專職檔案員2人，兼職檔案員18人，專兼職檔案工作人員平均年齡42歲，其中本科學歷18人，中專學歷2人，專業對口者僅1人，其余均為其他專業。檔案人員存在著更換頻繁，工作銜接性差，隊伍不穩定，工作中失位現象時有發生等問題，很大程度上制約了檔案信息化工作的開展。此外，由于普遍存在對檔案工作重要性認識不足，重視不夠，激勵機制匱乏，致使檔案工作人員專業技能不高，缺乏工作主動性和積極性，長此以往，必然影響到大數據時代檔案信息化建設。

二、大數據時代對醫院檔案的機遇與挑戰

當前，醫院檔案管理工作的效率速度更新緩慢，在人們的認識中，所謂的檔案數字化建設即是將紙質檔案進行數字化管理，其實這種管理已無法滿足大數據技術對醫院檔案管理的要求。對于大數據發展來說，醫院檔案信息資源具有非常重要的價值，但受多方因素影響，這種價值不能得到有效發揮，還存在許多問題，如檔案管理服務缺乏高效率，檔案管理信息化水平低，沒有建立統一的信息管理平臺等等，這些問題如得不到解決，將嚴重制約醫院檔案管理水平的提升和改革發展大局。在大數據、云計算、物聯網技術迅速發展的今天，醫院應當在加快信息化建設的同時，充分認識新技術革命對檔案工作的深刻影響，并主動運用大數據技術推動檔案工作開展。

三、大數據時代醫院檔案數字化建設對策

大數據時代信息技術在醫療領域的廣泛應用，使醫院檔案管理工作的內容、方式、目標也發生了變化，為滿足不同用戶的個性化需求，就必須加快檔案數字化建設水平，為大數據技術運用奠定堅實的基礎。

（一）加強信息化建設，提高檔案管理水平。加強醫院信息化建設，充分利用現代化信息技術，在數字醫院基礎上，將大數據、云計算、物聯網、人工智能等新興技術融入檔案管理之中，使檔案數據的價值和服務質量得到有效延展和提升，實現信息跨醫院、跨地區互聯互通和資源整合、遠程會診、精準醫療等主動服務。在智慧醫院背景下醫院檔案管理，更應當成為信息技術應用的典范。首先，結合醫院現有的數字化平臺，建立標準化、數據化的檔案管理系統，與此同時建立以各科室、各部門、各院區為單元的全院檔案管理系統，在各個單元中形成立體、交互、動態的檔案管理網絡，使全院檔案管理有機融合，實現利用醫院內網對醫院檔案進行收集、整理、保管、編目、檢索、統計、編研、利用等各個環節的信息化管理。比如醫院積極推行的辦公自動化系統（OA），通過醫院內網可以進行電子病歷輸入、開具處方、院內會診、醫學診斷、檢驗檢查、影像診斷、設備招投標、文件審批、申請購置、各種信息采集和傳輸等，可跟蹤和調查各部門工作開展的進度并及時發現問題，可直接統計出入院數字、比較和判斷各科室工作情況等等。此外，通過加強信息化建設，大數據的智能化優勢充分展現出來，使其能夠在最短時間內提供高質量的有效信息，有利于向領導提供管理輔助決策，有利于向醫生提供臨床輔助決策以及科研支持等，可以說融合大數據等現代化技術，必將顯著提升檔案管理水平。

（二）打造一支創新型的檔案人才隊伍。融合大數據技術，建立數據化管理平臺和信息化管理網絡，實現新時代檔案管理工作創新，需要有一支專業素質過硬，高層次、高水平的“復合型專業技能人才”隊伍。醫院檔案信息涉及多學科多領域，信息數據繁雜，業務性信息較多，管理人員必須既熟諳大數據信息技術知識技能，又懂得檔案管理、統計知識、醫學專業知識等，才能創造性地做好工作。在建立醫院檔案信息管理系統過程中，首先，應將醫院各個單元中現有的人才充分利用起來，借助各部門的計算機、統計學、醫學、法律、外語等各方面的人才為檔案管理工作所用。其次，醫院應有所投入，通過選送檔案人員外出進修、外請專業人員來院傳幫帶等形式培養人才；鼓勵檔案工作者立足本質，崗位成才，勇于實踐，努力掌握運用新技術新知識，積極為醫院檔案工作建功立業。最后，醫院決策者要破除僵化思想，高瞻遠矚，開拓思維，以優惠政策吸引或引進創新型、全能型專業人才，全力推進檔案信息化進程。還應當加強外部合作，使各類社會高端人才“不為我有，但為我用”。在人才隊伍建設中，要有長遠規劃，重視聚合各方面人才來共同推動醫院檔案管理工作持續發展。

（三）健全管理制度，規范檔案管理。無規矩無以成方圓。建立完善的信息化數字管理平臺，需要一套完善的規章制度做保障。一方面，制度要覆蓋信息化數字化流程的諸環節，貫穿管理的全過程，使檔案資源從收集、整理、歸檔到運行、維護以及最終的利用，都要在制度的框架下進行，才能保障檔案管理科學規范有序。另一方面，在數字醫院向智慧醫院建設邁進的過程中，這些制度性文件要不斷調整和完善，特別是現代信息技術的飛速發展，使得應用系統和醫院檔案管理運作模式發生動態改變，這些都會使原來的管理體制和機制等發生變革，因此必須及時完善和動態調整制度性文件，才能適應新形勢新發展的要求。

四、大數據時代醫院檔案管理發展趨勢

建立完善的醫院檔案管理系統是順應大數據技術發展的必然要求。在推進醫院檔案信息化建設中，數據化、單套制、數據挖掘是今后一段時期檔案工作發展的三個值得關注的方向。與過去檔案管理數字化、雙套制、檔案利用相比，這三個方向意味著在管理對象、管理方式、管理目標上發生了巨大的變化。首先，數字化是把紙質檔案通過掃描方式轉化為數字形式，而數據化是將非結構數字信息結構化，變成通用、適合挖掘的數據對象，如何將醫院批量產生的龐大而繁雜的非結構信息數據結構化，是今后探討的重要課題。其次，電子文件和電子檔案的“單套制”管理，徹底改變了傳統的文件收集、整理和歸檔方式，其成本低、效率高的優點顯而易見，但真實性、完整性、有效性受到質疑，究竟執行單套制還是雙套制還需要具體分析。比如醫院目前病歷檔案管理正在從紙質檔案+電子檔案雙套制向電子檔案單套制方向發展，而病理檔案即生物樣本庫檔案管理則實行雙套制。是否生物樣本庫檔案也可以實行單套數字檔案呢，規范化的標準應該是什么？這都是今后需要探索的問題。再次，數據挖掘在檔案開發、利用方面提出了一個全新的思路和角度，檔案的知識性、價值性、智能性等特點被廣泛應用，如醫院在進行糖尿病等疾病數據篩查、分析中，應用大數據挖掘技術可以對不同區域、不同年齡和性別的高危人群進行風險評估和預測，為科研工作提供強有力的數據分析和支持。

五、結語