大數據時代企業檔案管理的發展趨勢

文/山東先河悅新機電股份有限公司 李立群

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計算機技術的普遍應用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時俱進，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業需要的時候迅速出現，為企業的決策和方向提供借鑒和依據。

一、大數據的概念

隨著云時代的到來，我們對于大數據有了一個更清晰的認識。大數據的概念顧名思義就是“大”，一個龐大的數據集，也有人叫作巨型資料。用來形容企業或者一家公司所創造的大量的、無法統計的非結構化的數據，半結構化的結構數據也涵蓋其中。這些數據在整理利用的過程中，會造成企業大量的金錢損失，也會浪費大量的時間。所以在大數據的統籌下，人們得以分工明確，通過分配到多臺電腦進行整理分化，然后重新整合，變成能夠為人類直接使用或者直接查詢到的有用資料。

二、大數據時代在企業檔案管理中的作用

（一）大數據時代企業檔案管理簡單化。企業面對龐大的檔案資源，難以進行整理、歸納，可以依托大數據實現數據的分類化整理。這樣的好處顯而易見，沒有紙質檔案的年限設置，不需要進行保養，并且所占據的空間很小，一個小小的U盤就可以輕松儲存，這樣就讓檔案資料在實際生活中的價值展現出來。從而提升本身的價值，也方便了企業的運用。

（二）大數據時代企業檔案管理對企業文化的提升。正是有了檔案的管理和儲存，企業的文化才能越來越好，公司也才能做大做強。大數據時代對于企業檔案管理可以說是不可多得的福音，精簡儲存空間，傳播企業文化，節約整理時間，為企業文化的沉淀創造了良好的條件。

三、大數據時代企業檔案管理的趨勢

（一）發掘價值，充分利用。企業檔案資料一直都有著開發和利用的價值，因為我們不能估量其中蘊含的價值。那么在大數據時代，我們也就可以將企業檔案中隱藏的價值開發出來，充分利用這些資源和知識，從而達到檔案資料的最大價值化。這個過程中，要深刻認識到這些檔案資料的價值，培養企業員工對檔案開發的意識，配備優秀的團隊，利用大數據的獨特性，發掘這些資源中的價值，并歸納整理分類，方便以后的查找和補充。

（二）聚集收納，有備無患。檔案資源這些流動的資源就是企業檔案管理的基礎，在大數據背景下，各式數據洪流的沖刷下，必須加強企業檔案的專業的秩序化的管理，不斷地補充、豐富企業的檔案儲存，不僅僅是對大量資源的收納和聚集，也要對其進行分類化管理。這個時代，數據的種類繁多，涉及的領域寬廣，所以說除了企業檔案管理有關部門有意識的收集，還要培養員工收集數據的意識。

（三）完善管理，發動全員。大型企業的檔案不是一朝一夕就能建設完成的，尤其是在互聯網高速發展的時代，新媒體自媒體的傳播中，不管是個人、企業、集團甚至是國家，都沒有辦法將自己獨立于數據信息之外，因為每個人擁有不同的數據、不同的資源，而且很多情況下，這些數據資源并不相同。這就為企業檔案的管理提出了一個新的條件，那就是抱團取暖。企業可以通過合作，或者是宣傳的方面，來讓全體的員工參與進來，讓企業的每個部門和個人，都為企業檔案資源的補充貢獻一分力量，從而達到對企業檔案的優化和補充。

（四）瞭望5G，助力騰飛。5G的建設已經進入發展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風車，無疑會在未來占盡先機，創造不可估量的價值。5G的到來將有實現物聯網的可能，事實上各大行業、各個領域、各個企業在運營和發展的過程中，所保留的都是獨一無二的資料，也可以說是公司的商業機密。那么在大數據的時代，5G的風暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，企業的檔案資料是隨時錄入進去的，不會憑空的增加，而大數據更加注重資料的時效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個繁重的任務。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運行的網絡特性，運用計算機來處理這些龐大而繁瑣的數據。

（五）定位檔案，深化理念。檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數據云端也罷，都是一潭死水。在大數據時代，企業必須革新檔案管理的理念，化資源為財富，將檔案變得生動起來，只有它產生價值，企業和員工才會更加深入地開發這些檔案資源的潛力。

四、結束語

在大數據背景下，企業的檔案管理也不是死氣沉沉，它也擁有豐富多彩的格調。企業也應該在這個得天獨厚的環境中，將檔案管理和互聯網技術深入地結合起來，來促進企業檔案的豐富、有效的管理、高效的分析、知識的呈遞，將檔案的作用最大化。同時，也能革新和豐富企業的文化。