市縣社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

文/河北省社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 趙松；石家莊市醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心 張茜

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為重要民生檔案，是核定參保對(duì)象享受各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，直接關(guān)系著人民群眾的切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容包括規(guī)范收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、利用社保檔案，它是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦不可分割的重要組成部分，對(duì)規(guī)范社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦有促進(jìn)作用。因此，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理意義重大。

一、市縣社保檔案管理的基本情況

自人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局頒布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)頒布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》以來(lái)，各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，相繼開(kāi)展了社保檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收活動(dòng)和社保檔案規(guī)范化管理“回頭看”活動(dòng)，全國(guó)社保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化工作取得積極進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)了制度從空白到建立、管理從粗放到有序的轉(zhuǎn)變。截至2015年8月底，全國(guó)市縣兩級(jí)城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)和基本醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中有731個(gè)市級(jí)和4568個(gè)縣區(qū)級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案通過(guò)了達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，分別占市縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)總數(shù)的93%和86%，完成了“市級(jí)90%、縣級(jí)80%以上”的預(yù)定目標(biāo)。

二、市縣社保檔案管理存在的問(wèn)題

盡管市縣社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)社保業(yè)務(wù)檔案管理較前些年有了很大進(jìn)步，但仍然存在一些問(wèn)題和困難：相當(dāng)一部分市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理停滯不前，仍然停留在幾年前的達(dá)標(biāo)驗(yàn)收階段，個(gè)別市縣在通過(guò)驗(yàn)收之后檔案管理水平還有所退步。從目前看，主要存在以下幾方面的困難和不足：

（一）管理人員力量薄弱。市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案人員配備普遍不足，很多市縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒(méi)有配備專職檔案人員，而社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量增長(zhǎng)迅速，社保檔案工作人員與管理的檔案數(shù)量不相匹配，低于1人/萬(wàn)卷的標(biāo)準(zhǔn)要求，人員配備上存在一定差距。此外，市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案工作人員流動(dòng)頻繁，相應(yīng)的培訓(xùn)工作沒(méi)有跟上，檔案專業(yè)化水平不夠，規(guī)范化管理能力欠缺，這些都很大程度上制約了業(yè)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）信息化建設(shè)滯后。據(jù)了解，很多市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)社保檔案收集、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等管理流程沒(méi)有安裝使用檔案信息系統(tǒng)，整理立卷基本依靠手工錄入文檔表格，業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理效率比較低，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索，有的市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只是安裝了功能簡(jiǎn)單的檔案軟件，沒(méi)有進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)和配置服務(wù)器，并不適合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)和要求，并且大部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案未進(jìn)行數(shù)字化掃描，社保檔案信息化水平亟待提升。

（三）規(guī)范化意識(shí)不夠。部分市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在完成達(dá)標(biāo)驗(yàn)收之后管理上有所放松，存在未堅(jiān)持部門(mén)立卷和平時(shí)立卷的問(wèn)題，有的市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)材料立卷歸檔不及時(shí)，散放在業(yè)務(wù)部門(mén)，積存大量材料，難以查詢和管理。部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)存在收集的類別不齊全，業(yè)務(wù)材料簽章不完整，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表信息填寫(xiě)不規(guī)范，檔案類別和保管期限劃分不準(zhǔn)確，檔案交接手續(xù)不全，未收集整理照片檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等問(wèn)題。

（四）資金硬件投入不足。不同地區(qū)、不同險(xiǎn)種之間硬件建設(shè)不平衡，一些市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)后續(xù)投入不足，“九防”不達(dá)標(biāo)，社保檔案存在安全隱患。由于社保檔案數(shù)量增長(zhǎng)太快，檔案庫(kù)房壓力巨大，據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅2016年度河北省各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)社會(huì)保險(xiǎn)檔案就同比增加128萬(wàn)卷，增長(zhǎng)115%。部分市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房已沒(méi)有空間，檔案無(wú)法入庫(kù)。一些市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)之后硬件設(shè)施設(shè)備更新和維護(hù)不及時(shí)，有的擠占檔案辦公室、閱覽室和檔案庫(kù)房，檔案工作人員只能在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)辦公和查閱。有的縣級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)甚至沒(méi)有檔案專用庫(kù)房，檔案資料無(wú)序堆放，檔案保管條件差，檔案安全保管受到威脅。

（五）開(kāi)發(fā)利用水平不高。部分市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不重視檔案開(kāi)發(fā)利用，查詢手段落后，沒(méi)有建立計(jì)算機(jī)管理查詢系統(tǒng)、規(guī)范的全宗卷和案卷目錄、全引目錄、全宗指南等檢索工具，有的業(yè)務(wù)檔案借閱登記手續(xù)不健全，沒(méi)有反饋檔案利用效果和編寫(xiě)服務(wù)利用實(shí)例、大事記、組織沿革。

三、加強(qiáng)市縣社保檔案管理的對(duì)策

社保業(yè)務(wù)檔案增量多、存量大、利用廣，管理難將成為常態(tài)。對(duì)此，市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)未雨綢繆、科學(xué)謀劃。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)市縣社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，需要重點(diǎn)把握以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)管理力量。按照人社部有關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求，每萬(wàn)卷檔案應(yīng)當(dāng)配備1名工作人員，并根據(jù)管理檔案的數(shù)量增加人員數(shù)量。市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)健全組織管理，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，保持專兼職檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，滿足業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的需要。

（二）加快信息化建設(shè)。由省級(jí)層面組織開(kāi)發(fā)社保業(yè)務(wù)檔案管理一體化信息系統(tǒng)，市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積極應(yīng)用，配置相關(guān)的現(xiàn)代化、信息化設(shè)備，做好檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，開(kāi)展30年以上保管期限的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化掃描，推進(jìn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，努力提升業(yè)務(wù)檔案信息化管理水平。

（三）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真貫徹落實(shí)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，適時(shí)調(diào)整和完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限，做好平時(shí)立卷和部門(mén)立卷，做好電子檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等各門(mén)類載體檔案歸檔，對(duì)積存的歷史檔案進(jìn)行整理，健全檔案管理制度，做好大事記、服務(wù)利用實(shí)例匯編。

（四）加強(qiáng)硬件建設(shè)。市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)按照人社部、國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定和《社會(huì)保障服務(wù)中心設(shè)施設(shè)備要求》，加強(qiáng)硬件建設(shè)，社保業(yè)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱檔室、辦公室（整理室）分開(kāi)設(shè)置，庫(kù)庫(kù)房面積要適應(yīng)社保業(yè)務(wù)檔案增長(zhǎng)需要，不得低于40平方米/萬(wàn)卷的標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)更新和完善防護(hù)設(shè)施設(shè)備，不斷改善保管條件，達(dá)到防火、防盜、防潮等“九防”要求，牢固樹(shù)立檔案安全意識(shí)，時(shí)刻繃緊檔案安全弦，強(qiáng)化社保業(yè)務(wù)檔案安全保管，制定和完善應(yīng)急預(yù)案，經(jīng)常開(kāi)展檔案安全專項(xiàng)檢查，排查檔案安全隱患，確保檔案安全。

（五）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和省級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)市縣社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，認(rèn)真調(diào)研市縣實(shí)際情況，重點(diǎn)指導(dǎo)完善基礎(chǔ)設(shè)施、落實(shí)“九防”要求、建立相關(guān)制度、貫徹國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍，提升業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平，指導(dǎo)市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)做好社保業(yè)務(wù)檔案年度統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)工作開(kāi)展不力、檔案管理不善的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)督促檢查和通報(bào)批評(píng)，積極開(kāi)展以點(diǎn)帶面規(guī)范化管理工作，建立社保業(yè)務(wù)檔案管理示范單位，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

社保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的工作，這就要求市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)常抓不懈。從目前的情況看，市縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理還需要提高思想認(rèn)識(shí)，在人員、硬件、資金、技術(shù)等方面加大投入，不斷夯實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格貫徹國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，完善和落實(shí)檔案管理制度，改善保管條件和強(qiáng)化檔案安全，加強(qiáng)社保檔案專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，提升社保檔案服務(wù)利用水平，更好地服務(wù)民生。