科研院所檔案管理的現實意義與實踐做法分析

文/天津市計量監督檢測科學研究院 張艷路 馬寧

一、科研院所檔案的重要性和管理意義分析

科研院所作為促進科學技術進步的重要組成單位，在實際管理工作中產生了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等大量檔案資料，特別是科技檔案，記錄和反映了科學研究、生產運營、項目建設等過程，對推動科研工作有著重要意義。只有對科研院所檔案進行有效管理，才能對其中有價值的信息進行更好的利用，從而將其科學研究的領域地位更好地突顯出來。因此，科研院所必須重視檔案工作，并對檔案工作進行全面有效的管理，并結合當前實際情況，對檔案管理形式進行優化和創新，真正有效地對科研院所檔案信息進行存儲、分類和保護，為科研工作有效開展提供強有力的保障。

二、當前科研所檔案管理的不足表現

（一）檔案室的功能不明確。當前某些科研院所在實際檔案管理工作中，因未明確檔案管理的重要性，存在將檔案資料與其他雜物堆放的現象，認為檔案室就是存放雜物的空間，錯誤地將檔案資料視為無意義。檔案室中各種類型資料的混雜擺放，使檔案資料難以查找和使用，從而導致工作效率降低下，影響相關工作有效開展。因此在科研院所中，應重視檔案資料的管理，明確檔案室的主要功能。

（二）欠缺完善的檔案管理形式。在時代快速發展、科學技術不斷進步的環境下，科研成果異常豐碩，檔案資料也變得非常豐富。因我國當前還未形成完善的科研檔案管理制度體系，使得一些科研院所在檔案管理軟件的選擇上無法統一，因而在數據交互傳輸時無法實現共通、交流和學習。此外，檔案人員管理制度的缺乏和不完善，檔案管理人才隊伍不穩定，使實際工作難以開展，甚至出現因交接不完善而導致檔案資料丟失等問題。

（三）檔案管理人員專業性有待提升。當前一些科研所中，檔案管理人員專業性以及綜合素質仍存在參差不齊的現象，給檔案信息的管理帶來一定影響。科研院所的檔案管理人員必須要具備較強的綜合素質以及專業能力，才能更好地確保檔案管理工作有序開展。對此，必須加強檔案管理人員專業能力的培訓和教育，建立一支穩定、高素質的檔案專業技術人員隊伍，進而為檔案資源的管理提供強有力的人才保障。

三、科研院所檔案管理的實踐做法和創新路徑

（一）確保檔案管理的規范化和科學性。在科研院所中，檔案管理的科學性和規范化是科研院所發展的基礎。知識經濟與信息時代，信息逐漸成為高于資本的關鍵戰略性資源。檔案作為信息資源，是科研院所開展科研等活動中的關鍵記錄，更是和科研院所發展同步的無形資產信息，在科研院所管理等工作中發揮著關鍵性作用與意義。因此，在科研院所發展中不能削弱檔案工作，而是應建立完善的、適合本院業務特點、規范化、科學性的管理檔案的系統，讓檔案工作發展不落后于科研院所的發展速度，進而更為有效且全面地將院所發展過程以及科研工作進行記錄和反映，只有這樣才能為科研院所更好發展奠定堅實有利的基礎。另外，這對于科研院所的各項綜合業務以及研究工作的開設提供了更多必要的條件，對于杜絕以及抵制不同的風險問題也提供了保障，能夠進一步增強科研院所市場競爭力，促進院所實現可持續發展目標，以及衡量院所管理水平的關鍵性標志。

（二）統一優化檔案管理模式，有效保管與利用檔案。在實際的檔案工作中，有很多傳統的做法與管理形式，在不同時期的檔案工作中都曾起到積極的作用與意義。但是通過對科研院所實際情況進行分析，一些以往的做法已經很難適應當前科研院所的發展要求，必須對其進行創新和優化。其中最關鍵的就是要對檔案工作中的收集、整理、管理以及利用等環節進行創新和優化。特別是科研項目如果研究成功，那么就會享有相應的知識產權，科技檔案歸檔的迫切性不言而喻。科研院所中有很多組織機構，包括院所業務拓展部門、專項研究部門等，承擔了很多繁重業務，并產生了大量的檔案。所以檔案管理必須要滿足這一要求，通過架構完善的檔案實體分類方案，明確院所檔案資料的歸檔范圍，優化歸檔程序和步驟，建立檔案電子化數據庫，全方位優化檔案管理模式，提升檔案管理水平。此外，按照檔案統一優化管理的原則，應建立綜合檔案室，集中存放檔案，并配備適應工作需要的具有本科以上文化水平和一定專業知識的專職檔案人員，集中統一管理檔案，各相關部門要配備適合檔案工作需要的兼職檔案員，負責科室檔案材料的收集、整理、立卷歸檔工作，人員配備要保持穩定。檔案室庫房環境的管理也是優化檔案管理模式的重要組成部分，應加強庫房環境整理，清除雜物，確保衛生環境干凈整潔。加強檔案庫房在防火、防光、防潮、防高溫、防蟲鼠、防塵、防有害氣體等方面配備，增加溫濕度調控、滅火器、窗簾、蟲鼠藥等防護措施和設備，實行格局改造，實現庫房、閱覽、辦公三分開。

（三）分析檔案管理中的新情況、新問題，優化管理制度。要想更好地保障檔案信息資源，應建立完善的檔案管理制度體系，貫徹執行國家關于檔案工作的法規、方針和政策，制定科研院所檔案工作發展規劃及檔案工作的各項規章制度。只有擁有規范性和制約性的規章制度，才能保障檔案管理工作更加合理化，確保檔案管理工作有效開展。科院院所在完善檔案管理制度時應注重以下幾點：首先，要把檔案管理制度納入科研院所的管理制度當中去，必須要明確管理檔案的部門以及人員，由此保障檔案管理工作有效開展。其次，要建立起健全且完善的院所檔案制度體系，并將歸檔工作納入科研和管理工作人員的職責范圍，保障實際工作中能夠依據相應制度來對相關部門開展檔案整理，做到每項工作完成之后，都有完整、準確、系統的材料歸檔。由此提高全員的檔案意識，進一步保障檔案信息的完整性。最后，檔案管理人員在開展檔案管理時，必須要照章管理，同時也要納入科研院所的管理程序，如科研院所質量管理手冊等，只有這樣才能更為有效地將院所檔案管理納入到制度化的軌道當中去。

（四）注重科研檔案管理人員專業素養的提升。科研院所的檔案管理人員，應是科研工作中最為關鍵的角色，隨著管理制度的完善和優化，對檔案管理人員的要求也在進一步提升。科研院所應從源頭入手招聘更為優秀的檔案管理人員，通過精挑細選，優先選擇有較強專業性和較強綜合能力的檔案管理人員，為檔案管理提供更為優秀的管理者。隨著技術的革新和國家檔案政策的發展變化，應對檔案管理者開展定期考察以及業務培訓，使其掌握更多專業知識，適應各種新變化新要求。另外，隨著越來越多先進的設備被運用到檔案管理工作中，需要不斷提升管理人員的計算機操作能力，才能為相應設備的有效運用提供基礎，特別是對檔案電子化工作的開展和推進提供有力的保障。

四、結束語

在當前科學技術快速發展的時代，科研資料的重要性逐漸體現出來，積極有效地做好科研院所的檔案管理工作更顯得尤為重要。因此，在當前科研院所中，要建立完善的檔案管理制度，優化整體管理過程，創新檔案管理模式，運用更科學、更高效、更便捷的形式來開展檔案的管理，進而為今后的科研工作提供有利的技術支撐，為科研院所良好發展奠定堅實基礎，實現我國科學領域持續、快速、穩定的發展。