新時期企業檔案管理工作創新路徑探討

文/神華新疆能源有限責任公司 雷莉

一、檔案管理對企業發展的重要意義

企業想要實現長遠的發展僅僅依靠提高生產力，增加利潤收入是不夠的，企業的工作管理對企業的發展產生了重大的影響，企業想要實現綜合的良性發展需要兼顧企業各個方面的情況。企業檔案管理作為企業穩定發展的基礎，是提高企業經濟效益的重要保障。同時，良好的檔案管理水平也反映了企業的管理水平。通過良好的檔案管理，有利于記錄企業的發展歷史，為企業未來的建設、管理以及發展提供重要的參考依據。在信息技術飛速發展的時代，傳統的檔案管理方式已經跟不上時代的潮流，要想使企業的檔案管理工作繼續發揮作用，就需要在把握檔案管理工作的特點與規律的基礎上，與現代信息技術相結合，不斷進行管理方式的創新。

在新時期，人們辦公方式的改變也對企業的檔案管理產生了較大的影響。隨著目前無紙化、自動化辦公方式的不斷推進，諸多文件的起草、修改、落實以及歸檔工作都與傳統方式不同。如今，較多的檔案資料都以無紙化的方式存在，這意味著檔案的管理已經不再依托紙媒的形式，更多地以磁盤為載體。企業可以通過相關的設備，便捷地調出各項信息內容。盡管無紙化辦公時代的到來為人們的辦公提供了較多的便利，但是，以電子化形式保存的檔案在真實性、系統性以及價值性方面都遜于傳統的紙媒。因此，企業需要采取合理的方式，促進檔案管理水平的提高。

二、當前我國企業檔案管理工作的現狀分析

（一）企業檔案管理者的創新意識不強。在某些上市企業中，檔案管理工作存在著較多的問題，例如，不少檔案管理人員的責任意識不強，對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作沒有實際的意義，只需要保障檔案不丟失即可。這種工作態度導致企業的檔案管理工作停滯不前，加之某些企業的高層領導缺乏管理意識，造成企業的檔案管理工作沒有落實到位。某些企業的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確的認識，認為檔案管理工作與企業的發展毫無關聯。企業檔案的管理與企業自身的發展建設沒有結合在一起，導致企業的檔案管理工作得不到關注，自然得不到發展。

（二）企業領導對檔案管理工作缺乏基本的認識。盡管新的時期已經到來，但是大多企業的檔案管理人員依舊保留著傳統的思想，沒有做到與時俱進，檔案管理人員對工作的屬性以及認知依舊停留在傳統的時期。由于缺乏整體而全面的認知，導致檔案管理工作中存在較多的不合理現象，例如企業的各項信息編排不合理，各種信息混雜在一起，缺乏條理，這種現象直接損失了企業的經濟效益。除此以外，某些企業的檔案管理人員職業素養不夠，無法推動檔案管理工作的創新，造成企業設置的檔案管理窗口無法發揮實際的作用。由于高層領導缺乏對檔案管理工作的重視，因此許多檔案管理工作人員隨意敷衍，沒有進一步完善相關的工作，導致企業的檔案管理工作停滯不前。

（三）我國企業檔案管理的制度不夠完善。目前，我國企業的檔案管理工作依舊處于初級階段，盡管一些企業已經設立了獨立的檔案管理部門，但整體局面不夠樂觀，許多企業的檔案管理制度不夠完善。對于某些大型企業來說，目前的檔案管理水平無法滿足企業對信息的需求。除此以外，目前我國對檔案管理水平沒有相應的標準來衡量，間接導致我國企業檔案管理水平參差不齊。企業的檔案管理部門不參與企業的市場建設，沒有做到及時溝通，導致檔案管理工作沒有對企業的市場挖掘起到輔助作用，進一步制約了檔案管理工作的開展，無法滿足新時期企業發展的需求。

（四）企業員工的責任意識不強。目前，多數企業的檔案管理人員沒有對自身的工作做到充分的認識，認為檔案管理工作只是單純地記錄企業的日常事宜，沒有技術性，因此，就會存在怠慢心理。許多檔案管理人員沒有及時執行企業的相關制度，安于現狀，缺少進取意識。長此以往，就會導致檔案管理人員缺乏工作熱情，造成檔案管理工作停滯不前。

三、新時期企業檔案管理工作的創新方法分析

（一）改變思想，提高對檔案管理的重視。要想提高企業的檔案管理水平，首先應當從思想上進行改變，充分意識到檔案管理工作在企業發展方面的重要作用。其次，從實際問題出發，思考檔案管理工作應當如何開展，采用什么樣的方式進行創新。對于同種類型的企業，可以相互學習，也可以學習國外企業的檔案管理經驗。將國外的經驗與企業實際情況相結合，探索出一套適合自身發展的檔案管理方式。企業應當重視檔案管理工作，認識到檔案管理工作的重要性，注重培養檔案管理人員的創新能力，增強檔案管理的意識，只有從多個方面同時入手，才能促進我國檔案管理工作水平的提高。

（二）建立完善的管理機制以及檔案管理體系。任何制度的實施都需要制度的保障，檔案管理需要一個科學的管理環境，這就需要企業建立起完善的規章制度，保障相關措施能夠及時地落實到位。完善的檔案管理制度不僅需要一套行之有效的監督制度，還需要完善的管理制度，使檔案管理人員的日常工作能夠做到有據可循。除此以外，還應當設立獎懲制度，對于作出重大貢獻者，應當給予相應的獎勵，對違反規章制度的行為應當進行懲處。這樣才能保障檔案管理工作高效進行。

（三）加強核心檔案的收集歸檔工作。針對企業中重要資料，應當加強檔案的收集歸檔工作。例如涉及人事部門的干部履歷表、學歷學位證書、干部任免審批表等核心材料，應當分門別類，做好歸檔工作。一旦這些重要材料丟失，將會直接影響企業內部職工的晉升、退休、任免等。因此，企業的檔案管理部門應當設置專員進行核心檔案的歸檔工作，只有這樣才能夠保障人事工作的順利開展，保護企業職工的合法權益，促進企業的良好發展。

（四）實現檔案電子目錄管理。在信息化背景下，檔案管理工作也應當與時俱進，借助互聯網的力量進行電子化檔案的管理。在進行電子化檔案管理時，首先應當利用電子技術編制出可供檢索的工具，實現檔案的迅速、準確檢索。在編制電子目錄的過程中應當注意保障檔案檢索工具編制的完整、科學，這樣才能夠提高檔案的利用率以及信息共享率。

（五）提高檔案管理人員的素養。檔案管理工作的水平是企業總體管理水平的體現，高效率的檔案管理工作是保障企業穩定運營的關鍵。因此，檔案管理人員應當增強自身的責任意識，不斷學習，提高創新能力。企業也應當采取行之有效的措施，對企業檔案管理人員開展培訓，使他們擺脫保守的思想，更好地適應新時期檔案管理工作。企業可以開展豐富多彩的交流活動，鼓勵內部員工多走出去，到經驗豐富的單位進行學習交流，將優秀的經驗轉化為推動自身發展的寶貴力量，并在崗位實踐中不斷提高自身的職業素養。

四、結語

隨著信息化進程的不斷加快，我國的檔案管理工作面臨著巨大的機遇與挑戰，當前我國企業檔案管理工作方面存在著較多的問題，針對這些問題，應當積極探索原因，找出適宜的解決途徑。對于檔案管理人員，應當及時糾正落后的思想，緊跟時代潮流，加快思想轉變，不斷創新，為企業更好地發展做好基礎工作。