檔案管理工作規范化研究

文/廈門藝術學校 高斯娜

在學校管理工作中，檔案管理工作是一項基本性的工作，檔案管理工作的規范性和標準性將直接決定著學校檔案的完整性，同時也直接影響著學校未來的發展。本文對檔案管理工作規范化的意義、檔案管理工作現狀及問題以及加強檔案管理工作規范化的建議進行探究。

一、檔案管理工作規范化的意義

當前隨著我國對教育的重視，學校的教學規模和教學資源都發生了改變，在此過程中，檔案管理的重要性就逐漸凸顯出來，檔案管理工作規范化有利于實現對檔案的高效管理。

（一）提供查證憑據。檔案能夠記錄學校的發展變化史，能夠為學校的建設和發展提供資料型建議和支持，從而促進學校更好地發展。同時學校檔案中包含了學生的檔案，對學生的在校情況、在校表現等進行了詳細的記錄，是學生在校學習的證明。學生畢業之后，個別學生的畢業證和學位證丟失，學生除了從學信網下載學歷證明之外，還可以回校查找檔案。因此，學校對檔案進行規范化管理，確保檔案信息的完備程度，能夠為有需要的學生提供證明。

（二）反映教學情況。學校檔案中就學校的資源情況、學校的發展情況以及學校的教學情況等進行了詳細的記錄，檔案能夠真實地反映學校在某一方面的教學情況。當學校進行擴建時，管理人員可以取用資料，為學校的建設提供有效的資料。另外，在教學過程中，可以結合檔案記錄的科研成果，來將檔案轉化為教學載體，提升教學的質量。

二、檔案管理工作的現狀及問題

（一）重視程度不足。相比于企業，學校對檔案管理的重視程度明顯不足。是領導人員對檔案管理工作不夠重視，甚至部分領導人員認為學校檔案管理工作沒有意義，學校管理中將教學管理作為重點，重在提升教學質量，對檔案管理存在著忽視的問題。二是檔案管理人員對于檔案管理工作不夠重視，在很多學校，檔案管理人員多由不能從事教學的老師擔任，這部分人員在從事檔案管理工作時，工作積極性不高、工作十分散漫，在檔案管理中沒有對檔案進行科學的分類和整理。特別是高校，有很多珍貴的材料以紙質文件的形式保存在檔案管理室中，管理人員散漫的工作態度，很容易造成珍貴材料的丟失，進而給學校造成巨大的損失。

（二）檔案管理工作制度不健全、標準不統一。依據調查得知，當前多數學校沒有制定健全、統一的檔案管理制度，造成了管理工作處于無序狀態。當前學校檔案管理工作制度不健全主要表現為以下幾個方面：一是責任制度不健全，檔案管理人員工作范圍和責任不明確，當檔案管理工作出現問題和失誤時，無法進行準確、及時的追責。二是由于檔案管理制度不健全，學校檔案管理中沒法實現對檔案的科學歸檔，當前學校主要是依據日期以及人員種類，包括學生、教職工等進行檔案的歸類，使得學校檔案取用十分繁瑣，需要耗費較長時間才能夠找到檔案。學校檔案管理標準不統一也嚴重影響了檔案管理工作的有效進行，學校沒有就檔案管理工作制定明確的管理流程，管理人員在進行檔案管理時往往是依據自己的工作經驗來從事檔案管理工作，因而給檔案管理帶來了很大的風險性，如檔案容易丟失以及檔案取用不方便等。三是缺乏健全的制度和統一的標準，增加了檔案管理人員的工作量，使得簡單工作復雜化，影響了學校檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理人員專業性不強。學校檔案信息繁多，包括學校的發展史、學校資源、教職工信息以及學生信息等，檔案種類繁多、檔案所包含信息多，對檔案管理工作人員專業素質提出了較高要求。但是當前學校檔案管理人員多由非專業人士擔任，缺乏檔案管理工作基本常識，進而使得檔案管理工作無法實現規范化和標準化。

（四）檔案利用率低。檔案管理工作中，管理人員一直將工作的重點集中于檔案的保管和整理，而忽視了檔案的實際利用，因而對于多數學校來說，檔案的利用率都比較低。調查發現，當前檔案管理工作遠遠的脫離教育實際，在學校管理和教學工作中檔案都沒有發揮其應有的作用，更有甚者，很多學校檔案自從進入檔案室，就沒有被翻動過。

三、加強檔案管理工作規范化的建議

（一）加強檔案管理，理念先行。要想實現檔案的規范化管理，要轉變觀念。首先，學校領導人員要提升對檔案管理工作的重視程度，只有領導重視，其他的人員才會重視。在學校管理中，將檔案管理工作與學校教學質量的提升結合起來，充分發揮檔案的作用，只有管理層人員重視，學校其他人員才會重視檔案管理工作。其次，檔案管理工作人員也要切實認識到自身工作的意義，在工作中加強自身素質的提升，以不斷促進檔案管理的規范化。最后，在全校范圍內提升人們對檔案管理的重視程度，檔案取用嚴格按照規范流程進行。

（二）健全檔案管理制度，統一檔案管理標準。要想提升學校檔案管理工作的規范性，就要健全檔案管理制度和制定檔案管理標準。首先是健全檔案管理制度，健全檔案管理責任制，明確檔案管理人員的工作范圍、劃分每一個人的職責所在，進而提升檔案管理人員工作的積極性和主動性。除此之外，有條件的單位可以合理地劃分檔案管理部門，可將檔案管理部劃分為分類組、整理組，然后在小組內部將責任具體到個人，從而實現每個步驟和每個環節的具體可查。再者就是要統一檔案管理標準，制定嚴格的檔案管理流程，檔案管理工作要按流程進行。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。提升檔案管理工作人員的專業素質是實現檔案管理的基礎。首先是要提升檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度，讓工作人員意識到自己的工作是有價值的，以此來提升檔案管理人員工作的積極性。另外，就是要提升檔案管理人員的專業素質，對此可以通過以下兩種方式實現：一是學校檔案管理工作聘請專業人員來從事，專業的管理人員擁有較高的從業素質，能夠結合學校實際，快速地投入到檔案管理工作中，實現檔案管理工作的規范化和有效性。二是加強對學校原有檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的專業素養和工作責任心，進而提升檔案管理工作的效率。當前，社會已經進入了信息化社會，傳統的紙質檔案也逐漸轉變為電子檔案，信息化技術在檔案管理中的應用有效地提升了檔案管理工作的質量和效率，為此檔案管理人員要加強信息技術的學習，以此來推動檔案管理的規范化和標準化。

（四）提升檔案利用率。檔案中蘊藏著豐富的資源，對檔案資料進行高效利用，有利于促進學校教學質量的提升和學校的發展。為此，在檔案管理工作中，檔案管理人員要定期對學校的發展情況和教學情況進行總結和記錄，特別是對于學校近期研究課題和研究資料的統計和保存，從而為后期教學提供資料支撐。再者，檔案管理工作的一個重要環節就是檔案的利用，因而檔案管理工作中可以對部分檔案進行公開，學校人員可以依據自身需求，利用這部分檔案，從而真正地發揮檔案的作用。

四、總結

本文以學校為例具體探討了檔案管理工作規范化的意義、現存問題以及改進建議，希望能夠給予企事業單位一定的借鑒。檔案管理工作是學校管理的基礎環節，實現檔案的規范化管理有利于確保學校檔案的完備性和提升檔案取用的效率，從而能夠為學校建設發展提供資料和為學生就業提供憑證。當前應用信息技術來提升檔案管理工作的規范性，縮減了流程和減輕了工作人員的工作強度，提升了檔案管理工作的效率。為此，檔案管理人員要基于本企業、本單位檔案管理現狀，在檔案管理工作中規范流程和統一標準，引入信息化技術、提升自身素質，以此來推動檔案管理事業的發展。