高校學生檔案信息化管理研究

文/河南科技學院 馬秋妍

高校學生檔案是學生在學習生活管理活動中逐漸形成建立起來的，它詳細地記載了學生在校期間學習生活的方方面面，內(nèi)容涉及學生個人求學經(jīng)歷、德育成績、學習和工作表現(xiàn)、家庭成員情況、政治面貌等。隨著時代的發(fā)展，信息化時代的到來，對高校學生檔案信息化管理提出了更高的管理要求。

一、高校學生檔案信息化管理的內(nèi)容和特點

（一）高校學生檔案信息化管理的內(nèi)容。學生檔案的管理，就目前來看，宜實行傳統(tǒng)檔案與電子檔案相結合的管理模式，借助HAMS系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)平臺、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)收集與共享平臺，通過客戶端建立完整的學生檔案管理體系，并對學生姓名、性別、所在班級等重要信息進行搜集、整理、錄入，規(guī)范化管理，從而便于師生員工等人員進行檢索。學生檔案的整理工作相對來說比較瑣碎，大體可以分為：（1）個人情況。包括姓名、性別、籍貫、家庭成員等。（2）政治面貌信息。是否是班干部、黨員等。（3）學習信息。在校期間學習情況、受到的懲罰和獎勵等。（4）生活信息。住宿情況、是否存在心理健康問題等方面。

（二）高校學生檔案信息化建設與管理的特點。高校學生檔案信息化建設與管理有以下幾方面特點：1.注重檔案管理的細節(jié)性。檔案的收集、整理、錄入過程要細致入微，馬虎不得。從學生入校時產(chǎn)生的紙質檔案到入校后授課教師、同班同學等的管理評價再到學生自己的考試情況、真實感受等，大到獎勵懲罰、學習成績，小到住宿環(huán)境，每一個過程所產(chǎn)生的文件材料、談話內(nèi)容都要進行分類、搜集、整理，盡最大可能做到事無巨細。因為這些小的細節(jié)都將為學生以后工作和就業(yè)提供重要依據(jù)。2.注重檔案信息化時效性。“由于檔案信息化建設工作是一個長期且復雜的過程，除了要將先進的信息技術作為基礎，也要保證檔案信息的時代性以及實時性。所以在檔案信息化建設的過程中相關管理部門要對硬件設備以及軟件系統(tǒng)進行及時更新，并要定期進行系統(tǒng)升級和維護，要確保檔案信息化建設的時效性。”3.注重檔案信息化的創(chuàng)新性。大數(shù)據(jù)時代的到來，改變了以往手動填寫、紙質存檔的局面，可利用計算機技術、云技術、網(wǎng)絡技術、檔案管理軟件技術采取錄音、錄像、照片、電子文檔等形式記錄、分管、完善，與時俱進，開拓創(chuàng)新。

二、高校學生檔案管理中存在的問題

（一）高校學生檔案管理信息化制度較落后。在學生檔案管理過程中，一些檔案管理部門對檔案信息化管理了解微乎其微，再加上思想觀念較為老舊，管理手段較被動，傳統(tǒng)的檔案管理模式還是占據(jù)較為重要的地位，極大地影響了檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理人員的工作模式、法制觀念、對信息化的認識水平都參差不齊，在責任和態(tài)度方面極易出現(xiàn)問題。由于對檔案信息化管理的不重視，進而對學生檔案信息化管理場所的安排、布局、管理都很不規(guī)范，如檔案管理場所較簡陋，廢棄的材料較多無人整理，管理過程比較混亂。

（二）高校學生檔案信息化管理水平有待提高。大數(shù)據(jù)時代的到來，電腦網(wǎng)絡的普及，極大地方便了人們工作生活的同時，也給檔案管理提出了新的要求。目前來看，在檔案管理工作中，影響檔案信息化水平的因素應當隨傳統(tǒng)的管理模式根植人心，比如，我們都較為重視改變紙質檔案的保存管理水平，卻忽略了對檔案信息化的研究、完善和發(fā)展。一些學校在對學生檔案的管理過程中，還是采用手動操作、手動記錄、手動歸檔的模式，易導致檔案歸檔速度較慢，內(nèi)容丟失，會對學生的管理產(chǎn)生很大的負面影響。在學生檔案管理中，也可能存在由于基礎設施建設不完善，相關技術人員、管理人員的技術管理水平欠規(guī)范，造成信息化檔案管理水平下降。比如，在對檔案采取管理信息化管理過程中，信息化管理平臺的建設相對較欠缺，可能存在硬件配備落后，軟件更新不及時的現(xiàn)象，再加上檔案管理人員管理模式較陳舊，造成對學生的檔案信息化管理、分析、歸檔諸階段出現(xiàn)漏洞。

三、學生檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析

（一）緊跟時代步伐，規(guī)范檔案信息化制度。在學生檔案的信息化管理中，要想最大化地利用信息化高效、便利的管理學生檔案，首先要做的就是從實際出發(fā)，重新規(guī)范相關的管理制度，俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”。對各種工作態(tài)度、行為、模式進行系統(tǒng)化規(guī)范，一定程度上能夠改變落后的工作模式，減少工作失誤，而且在遇到問題、解決問題過程中能有據(jù)可循有據(jù)可依。如《電子檔案管理辦法》《檔案保密性管理辦法》等。學生檔案信息化管理制度不可能是一成不變的，不同時期、不同環(huán)境、不同地點會呈現(xiàn)出不同特點，那么，就要緊跟時代發(fā)展步伐適時做出戰(zhàn)略性調整。因此，必須要把檔案信息化管理作為一項長期的工作來看，適時進行完善和調整。

（二）與時俱進，注重科技的力量，加大學生檔案管理的技術投入力度。在學生檔案信息化管理中，需要充分利用新時代的科學技術進行管理創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時代，對于學生檔案信息化管理的創(chuàng)新來講，首先，其載體可采用磁盤儲存的模式，對相關的檔案資料進行輸機儲存，便于保存和管理。其次，云端的普及和發(fā)展趨勢也給檔案管理提供了新的管理媒介。通過云端進行檔案的儲存一定程度上可防止檔案的丟失，減少磁盤的占用量。最后，通過資源網(wǎng)絡化管理和資源共享等技術模式管理檔案，對檔案信息進行搜集、整理、開發(fā)、管理、安全、應用，實現(xiàn)檔案信息化、電子化、共享化，全面化。學生檔案管理依然是工作重點，要“積極采用現(xiàn)代化的信息技術管理手段，為檔案管理提供一個良好的發(fā)展平臺，全面將工作重心進行調整”。

（三）提升檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)和知識水平。高校應組織相關管理人員定期進行專業(yè)素養(yǎng)和知識培訓。在專業(yè)素養(yǎng)方面，由于高校學生檔案涉及很多個人信息和資料，因此，檔案管理工作是一項極其嚴肅并具有保密性的工作。作為檔案管理員，遵守保密政策，學習檔案管理知識，了解檔案管理法律法規(guī)，提高個人思想覺悟水平。在知識水平方面，要緊跟時代發(fā)展步伐，學習先進的管理軟件、管理技術，并在檔案管理工作中熟練運用現(xiàn)代化、信息化管理技術管理檔案、設備，掌握軟硬件的更新、維護和保養(yǎng)程序，才能更好地管理檔案，跟上時代的發(fā)展步伐。同時，要加強與相關單位專業(yè)人員的交流，取長補短，在交流中互鑒，在繁榮中發(fā)展。

（四）維護網(wǎng)絡安全，注重建立檔案保密系統(tǒng)機制。檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，做好檔案管理工作，進一步維護檔案資料的保密性、完整性、真實性，有著重要的意義和價值。如何保證檔案信息化管理的安全，提高高校的檔案管理質量，是目前需要解決的問題之一。首先，應提高網(wǎng)絡安全意識，防止管理人員在管理檔案的工作中出現(xiàn)失誤造成數(shù)據(jù)丟失。其次，應建立健全黑客或病毒的防御系統(tǒng)，保障檔案的信息安全。再次，應將檔案進行機密等級劃分，機密信息應進行多次備份并加密處理。最后，應當制定詳細的保密制度，責任到人，監(jiān)督檔案管理人員在管理工作中保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

四、結語

綜上所述，檔案信息化管理在高校的發(fā)展中占據(jù)重要位置，為了保證其發(fā)揮應有的作用，必須要重視檔案信息化建設，積極制定相關的創(chuàng)新措施，改變相關的管理模式，才能加快檔案信息化的發(fā)展步伐。