事業單位檔案管理信息化建設有效策略研究

文/岳陽市屈原管理區衛生健康局 黃娜

信息時代，除了我國，其他很多的國家對信息技術都在不斷探索，我國信息技術發展主要是在社會主義改革以后，得到了飛速的發展，并且所取得的成果應用到了實際的工作中，提高了人們的生活水平。我國的多數事業單位，信息技術檔案管理非常重要，信息技術的結合可以減少對人力物力的投入，保證了信息檔案管理的規范，也減少了工作程序，減輕了管理人員的工作量，提高了工作效率，也降低了檔案管理工作的錯誤率。信息化的檔案管理工作雖然已經得到了廣泛的應用，不過多數事業單位缺乏信息技術的人才，關于信息技術的管理制度存在問題，所以致使信息技術和檔案管理運行中出現了問題，本文通過全面分析其中存在的問題，找到合理的解決方案。

一、目前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化建設力度不足。信息技術的不斷發展，在各個領域都得到了廣泛應用，提高了我國國民經濟的發展水平，為我國國民經濟創新作出了巨大貢獻，所以信息技術的重要性在各行各業都具有非常重要的影響力。事業單位的檔案管理工作也要通過信息技術來完成，盡可能地提高檔案管理工作的效率。由于目前還有一些事業單位管理人員未認識到信息化檔案管理的重要性，還是使用傳統的檔案管理方式；也有的事業單位領導對信息技術有很大的看法，認為信息化建設需要損耗巨大的人力資源和大量的資金，所以多數事業單位的領導和工作人員對檔案管理信息化的態度是觀望，對于檔案管理信息化建設來說有很大的影響，甚至影響了事業單位的未來發展。有的事業單位雖然將信息化建設與檔案管理相融作為重點的內容，可是僅僅是了解，并沒有對比進行深入的探討，也沒有建立一個完整的檔案管理體系。

（二）事業單位信息化建設缺乏高科技設備。如果要將事業單位的檔案管理與信息化建設相融，最要緊的就是購入先進的設備，引入更加先進的科技來進行信息化建設，這也是進行信息化建設的首要條件。在進行檔案管理的過程中如果沒有高科技的設備就不能叫作信息化建設，在目前階段，事業單位檔案管理工作發展之所以緩慢，主要是因為沒有更新檔案管理設備，多數都是傳統的設備，現代化進程非?？焖伲瑐鹘y的設備已經不能使用時代的需求被淘汰，而且設備破舊在工作過程中非常容易出現問題，要使用大量的人力物力進行維修，極大地降低檔案管理工作的效率，也對檔案管理的安全性有很大的影響。破舊的設備不能從根本上改變故障為檔案管理工作帶來的影響，不能保證工作的正確性。事業單位的領導由于種種原因不能加大對檔案管理信息化的資金投入，對檔案管理信息化建設的資金投入有一定的局限性，舊的設備不能換新，降低了檔案管理工作的工作效率。

（三）檔案管理信息化建設沒有專業的人才。檔案管理工作的實施與工作人員的執行力度密不可分，如果只是探討對事業單位檔案管理信息化建設的加強，并不付出實際行動，即使有再充足的準備都是紙上談兵。就目前我國事業單位檔案管理工作來說，沒有高素質并掌握信息技術專業知識的管理人員，事業單位檔案管理人員多為退休人員，對檔案管理工作有著很多經驗，導致檔案管理人員工作效率低，主要是由于應用信息技術過程中缺乏專業人才。很多事業單位沒有培訓過檔案管理人員的專業知識，多為直接工作，所以不僅沒有工作經驗，在適應檔案管理的過程中也需要一段時間，所以進行信息化建設也需要一個過渡階段。

二、改善事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加大資金投入。任何項目建設都需要投入人力物力和資金，工程項目和企業管理均是如此，人力物力的大量投入主要是確保了項目的順利進行。事業單位檔案管理工作的設備要更新換代，必須要有足夠的資金支持才可以進行。事業單位的建設需要有關部門的支持，使用現代化的管理，更換傳統的計算機掃描儀和打印機，確保檔案管理的信息化建設可以順利進行。在設備換新的過程中，檔案管理人員要記錄之前的數據，然后轉到新的設備過程中分類整理。事業單位的檔案管理工作需要足夠的安全，有關資料不能外露，所以也應該為此建立一個完整的安全系統，確保檔案信息不丟失也不被竊取，使信息足夠的完整。

（二）加強檔案管理的數字化建設。傳統的檔案管理工作的內容主要是記錄登記檔案的信息，對其進行備案，然后整理為紙質的檔案進行管理。隨著時代的變遷，信息技術的使用深入人心，也給人們的生活帶來了巨大的改變，給人們的工作提供了便利條件。事業單位的檔案管理工作進行信息化建設主要是將傳統的紙質檔案轉化為信息化的數據，對檔案進行數字化處理，為檔案的管理提供了很大幫助，這也是檔案管理工作信息化建設的重要因素。事業單位的檔案管理人員需要在信息化建設之前分類整理現存的檔案，將紙質檔案合理劃分，然后對檔案管理進行信息化管理，避免在以后的信息化建設中出現漏洞，或者是出現一些難以解決的問題，有的檔案需要永久保留，這些也要進行歸納整理，然后進行數字化管理，主要是為了避免檔案信息出現漏洞，所以為了保證檔案信息的完整性，需要及時地對永久性的檔案進行處理。

（三）加大事業單位檔案管理工作人員的培訓。事業單位的檔案管理工作是需要時間和精力去完成的一個工作，檔案管理工作系統性很強，涉及的范圍大，與事業單位的很多的部門之間都有聯系，也有很大的影響。為了順應時代發展的潮流，也確保檔案管理信息化建設可以進行，需要事業單位加大對信息化建設項目資金的投入，改變以往的管理形式，制定合理的計劃，加大對管理人員的培訓。由于檔案管理工作是事業單位的內部工作，需要有關的部門在單位的內部對檔案管理人員進行技術的培訓，然后對工作人員進行知識的教育，提高工作人員對信息技術學習的積極性。有關的部門可以為此制定考試，考核參加培訓的工作人員，檢測培訓的結果，建立獎懲制度，對于考核成績優秀的工作人員給予獎勵，對于考核成績不合格的人員進行批評指正，這樣不僅提高了工作人員的學習興趣，也可以使工作人員更好地掌握有關知識，做到因地制宜，加快信息化建設的步伐。

三、結論

綜上所述，隨著社會科技的進步，信息化建設項目的開展，在最大限度上解決了檔案管理目前的問題，順應了時代的發展。雖然現階段很多事業單位的檔案管理中還是存在很多的問題，但是通過上述的分析，采取合理的措施，為管理工作未來的發展奠定基礎，使事業單位的不同部門都可以合理運行，推動事業單位信息化建設檔案管理工作的可持續發展。