紙質檔案數字化過程管理探析

文/中國電子科技集團公司第五十一研究所 沈玉瑾

二〇〇〇年，我國制定了《全國檔案事業發展“十五”計劃》，在“工作任務—檔案的信息化建設”中明確提出：“加快現有檔案的數字化進程。在北京、天津、遼寧、上海、陜西、青島等地開展檔案工作應用數字化和網絡化技術的試點。”同一年的《全國檔案信息化建設實施綱要》中又明確提出：“積極推進檔案數字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。”國家檔案局新修訂的《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）也于2018年1月1日起頒布實施。

一、紙質檔案數字化的概念及步驟

（一）紙質檔案數字化的定義。紙質檔案數字化（digitization of paper-based records）是采用掃描儀等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工處理，使其轉化為可以存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并且按照紙質檔案所存在的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

（二）紙質檔案數字化的主要步驟。紙質檔案數字化主要包括：紙質檔案的出庫、紙質檔案數字化的預處理、建立目錄數據庫、紙質檔案的數字化加工、圖像處理、數據掛接、驗收與移交入庫。

二、紙質檔案數字化的作用

（一）實現檔案信息的共享，提供便捷服務。檔案的信息化建設是現代檔案管理的重要任務之一，以數字化的形式存儲，利用計算機系統進行管理，以網絡化的形式互相聯系，形成一個有序的檔案信息結構庫，實現檔案資源的信息在線利用，使可以公開的檔案資源得到共享。運用數字化、信息化技術，把檔案變成有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務，是檔案數字化最根本的目的。

（二）作為紙質檔案的數字副本起憑證作用。紙質檔案通過數字化的過程成為紙質檔案的數字副本。紙質檔案數字副本主要用于重要檔案異質備份及網絡化查檔利用，其作用是代替檔案原件為利用者提供憑證，這對紙質檔案數字副本的憑證效力提出了較高要求。

三、檔案數字化的前期準備工作

1.紙質檔案數字化加工場地的選擇，應方便紙質檔案的搬移，如：出庫和入庫。2.掃描儀選擇對數字化圖像質量的影響很大，掃描設備的合理選用非常重要。所以，需要重點分析掃描設備的掃描速度、寬度、厚度、色彩、光學分辨率等。紙質檔案一般都是由多種幅面的紙張組成，因此數字化加工應當根據紙質檔案的實際情況、數字化目的和數字化規模、計算機網絡及存儲條件等選擇相應設備，并進行相關參數的設定。除配備一般的掃描儀外，對底圖圖紙應配備大幅面的掃描儀，對于極其珍貴的不可拆紙質檔案建議配備非接觸掃描的書刊掃描儀。盡可能采用對紙質檔案實體破壞性最小的數碼設備進行數字化處理，并按相關設備的使用率進行定期維護、保養。

四、紙質檔案數字化加工的過程管理

（一）建立紙質檔案數字化的工作機構。建立紙質數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、協調管理、組織實施、監督檢查等，便于紙質檔案數字化工作的順利開展。為今后科學、規范開展數字化工作提供組織保障。

（二）制定紙質檔案數字化過程所需的規章制度與程序。檔案包含很多重要的資料，有的會涉及國家秘密、企業的商業秘密等，出于對企業信息安全和國家秘密安全的考慮，對紙質檔案數字化加工過程中應建立紙質檔案數字化安全保密制度，制定紙質檔案數字化加工過程管理、紙質檔案實體交接程序、紙質檔案數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規程或規章制度，采取必要的保密管理措施。

（三）紙質檔案數字化過程的安全保密管理。1.制定紙質檔案數字化加工場所的管理制度，對數字化加工場所的人員進行嚴格控制，出入時進行人員登記和身份認證，嚴禁無關人員進入數字化加工場所；數字化加工人員應參加保密教育，簽訂保密協議和個人保密承諾書。2.紙質檔案數字化加工場所需安裝防盜報警裝置、視頻監控和電子門禁系統。并配備性能良好，數量足夠的滅火器材，安裝防火、防煙報警裝置；嚴禁拍照，禁止帶入具有攝錄功能的電子產品，如：錄像機、照相機、手機等。3.根據紙質檔案數字化計劃，嚴格按照檔案管理制度控制檔案的出、入庫，按文件目錄逐件清點、檢查，辦理交接手續。認真填寫檔案交接登記表，登記所需掃描檔案的件數、頁數等，掃描完成后，按目錄順序放回檔案盒內。恢復時應注意檔案的排列順序，做到準確不錯位無遺漏。

五、檔案數字化的質量控制管理

（一）專業化修復。為確保數字化加工圖像質量，應對粘連、破損、殘缺、褶皺等的檔案進行專業化修復。數字化圖像加工人員依據目錄信息以及數字化規范、細則等，對檔案進行順序掃描，形成PDF、JPEG或TIFF等通用格式圖像，并進一步命名核對。

（二）針對不同的檔案采用不同的模式進行掃描。對于頁面中有紅頭、印章或有插圖、照片、多色彩文字等的檔案，運用彩色模式進行掃描；對不帶插圖、字跡清晰、黑白兩色的檔案，采用黑白模式進行掃描；但對于字跡清晰度差或帶有插圖，頁面為黑白兩色的檔案，采用灰度模式掃描。

（三）掃描分辨率參數大小的設置。原則上以掃描后的圖像是否清晰、是否完整及不影響圖像的使用效果為準。采用彩色、灰度、黑白等不同模式進行掃描時，其分辨率應不小于200dpi。對于文字偏小、密集度高、清晰度較差等或者需要高精度仿真復制的，應將分辨率提高以滿足需求。

（四）對圖像清晰度、偏斜度、失真度等進行自查。發現不符合圖像質量要求的，應對圖像重新進行處理。對偏斜、方向不正確的圖像進行旋轉、糾偏等還原處理，以適應閱讀習慣；對圖像頁面中出現的雜質等進行去污處理，但不能改變檔案原貌。

（五）減小存儲容量。圖像的存儲在保證圖像清晰可讀的情況下，盡量以減小存儲容量為準則。一般來說，紙質的文字文檔采用PDF格式，圖紙采用JPEG格式。

（六）數字化圖像質量檢查。數字化圖像質量的檢查是紙質檔案數字化過程質量控制的核心，必須嚴格按照質量規范和技術標準，對數字化圖像質量進行系統的、全面的、有步驟的檢查、監督。為保證數字化質量，制定合理、有效的分級、分步質檢程序。在項目加工過程中，按照數字化加工要求，采取100%原檔與數字化圖像進行比對，對數字圖像清晰、失真度、圖像旋轉、拼接、糾偏等每一個項目進行檢查、比對，檢查圖像信息的準確性及完整性。對不符合圖像質量要求的重新進行掃描處理。

（七）紙質檔案數字化的驗收采用計算機自動預檢和人工檢驗相結合的方式。1.計算機自動預檢。預先定義掃描處理單據，建立表格識別模塊、表格登錄模塊，將掃描得到的圖像通過OCR識別技術對目錄、圖像、掛接、載體4大類項目進行100%的機檢。例如：目錄中字段的格式、數字化參數等是否符合規范。檢驗合格率應達到100%。2.人工抽檢。抽取比例5%-20%的案卷，（自動預檢報告生成的問題案卷和隨機抽取案卷）與紙質檔案進行比對，確保抽檢數據覆蓋范圍及抽檢效果。3.復檢。根據檢測報告對發現的問題逐一改正，并提交整改清單，驗收人員對照整改清單逐條進行對比復檢。

六、結束語

紙質檔案數字化是企業實現檔案信息化管理一個重要的過程，加工過程管理需要一個完整而有序的保障體系。將企業檔案數字化建設推向更高的層次，為企業數字檔案館的建設提供強有力的保障，推動檔案信息服務工作更加規范、更加安全、更加便捷、更加有效。