高校大型活動策劃與組織路徑

文/北京舞蹈學(xué)院黨院辦公室 呂明輝

高校是集中開展學(xué)習(xí)教育活動的重要場所，在日常工作中為配合好教育教學(xué)工作的扎實(shí)有序開展，圍繞教育教學(xué)工作所開展的各類大型活動也成為高校必不可少的工作內(nèi)容。借助策劃和組織各類大型活動，激發(fā)全校教職員工的干事創(chuàng)業(yè)熱情，形成合力，發(fā)揮社會主義大學(xué)的優(yōu)越性，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供保障。

一、高校大型活動概述

高校大型活動主要是指那些以學(xué)校的名義或?qū)W校內(nèi)部各單位的名義在校內(nèi)外舉辦或參與的，以師生為主要參與者且參加人數(shù)較多的活動。依據(jù)大型活動的主題和內(nèi)容，可將其分為：服務(wù)于國家和首都的重大政治活動類，如服務(wù)于國家和首都的重要國事活動等；工作調(diào)研檢查類，如上級單位對學(xué)校工作進(jìn)行實(shí)地調(diào)研或入校檢查等活動；教育教學(xué)工作會議類，如學(xué)校組織開展的黨員代表大會、教職工代表大會、學(xué)生代表大會等；學(xué)術(shù)交流研討類，如學(xué)校舉辦或承辦的學(xué)術(shù)研討交流活動；校內(nèi)文體活動類，如學(xué)校組織開展的迎新晚會、校園歌手大賽、各類文體賽事等；其他類別的大型活動。依據(jù)活動的開展時間可分為：長期活動（一個月以上）、中期活動（約為2-3周）、短期活動（約一周）。依據(jù)活動開展的地點(diǎn)可分為：校內(nèi)大型活動、校外大型活動。活動因分類標(biāo)準(zhǔn)不同而有所差異。高校所開展的各類大型活動，因參與的師生人數(shù)多，涉及的工作內(nèi)容廣，成為高校日常工作中的重要方面，而在高校開展的活動的場所，也是學(xué)校需著重加強(qiáng)意識形態(tài)陣地管理的重要內(nèi)容，開展好各類大型活動事關(guān)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的有序發(fā)展，事關(guān)學(xué)校安全穩(wěn)定，事關(guān)學(xué)校師生的根本利益，因此，高校策劃與組織各類大型活動要遵循工作原則，不斷優(yōu)化工作機(jī)制，確保大型活動的有序開展。

（一）健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。有效的組織領(lǐng)導(dǎo)是確保高校大型活動有序開展的重要前提，是推動大型活動及時與恰當(dāng)開展的重要決策力量。高校大型活動的策劃與組織要健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，要建立工作領(lǐng)導(dǎo)小組或?qū)ｍ?xiàng)工作指揮部，必要時可由校領(lǐng)導(dǎo)作為工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組長，以確保活動的高效開展。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)小組的工作部署，集中好人力、物力、財力，全力以赴完成大型活動的組織實(shí)施。

（二）發(fā)揮協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制。高校策劃與組織的各類大型活動要始終做好服務(wù)于學(xué)校的中心工作，要把握好正確的活動主題和價值導(dǎo)向，更要在領(lǐng)導(dǎo)小組的部署安排下發(fā)揮出協(xié)作部門的重要作用。任何活動的有效策劃和組織都不是單一部門能獨(dú)立完成的，這需要多個部門的協(xié)作，需要不同崗位的聯(lián)動，更需要參與活動的人員在充分發(fā)揮協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制的同時，始終做好人身安全和活動秩序安全工作，確保活動的開展和實(shí)施，更要確保參與活動的師生的人身安全。

（三）優(yōu)化服務(wù)保障機(jī)制。在策劃與組織各類大型活動中，服務(wù)保障往往是最先要著手進(jìn)行的工作，包括活動所需物品的準(zhǔn)備、場地的布置、服務(wù)崗位的確定等等，活動中的服務(wù)保障工作是對領(lǐng)導(dǎo)小組工作部署和安排的落實(shí)，也是在活動結(jié)束后的收尾和恢復(fù)。此外，服務(wù)保障工作更為重要的是伴隨活動進(jìn)行所開展的，如對活動中意外情況的緊急協(xié)調(diào)解決，對活動準(zhǔn)備工作欠缺的補(bǔ)充等等，因此，要著力做好服務(wù)保障機(jī)制的優(yōu)化，做好環(huán)節(jié)間的銜接，做好信息的溝通等。

高校大型活動的策劃與組織因院校的不同而有著不同的開展特點(diǎn)，在做好大型活動策劃與組織工作機(jī)制的優(yōu)化工作的同時，更要依據(jù)不同主題和內(nèi)容選取恰當(dāng)?shù)摹⑦m宜的組織路徑，以真正做好大型活動的組織和實(shí)施。

二、高校大型活動策劃與組織的路徑選擇

高校辦公室（黨委辦公室、行政辦公室）作為日常開展教育教學(xué)及教育管理工作的中樞機(jī)構(gòu)，通常是各類大型活動的組織與協(xié)調(diào)部門，并承擔(dān)各類活動的前期籌劃、過程服務(wù)和后續(xù)的管理等工作，因此，為確保各類活動的有序開展，恰當(dāng)組織路徑的確定是重要前提。以時間為維度，高校大型活動的策劃與組織根據(jù)時間順序可分為：活動前期的策劃、活動實(shí)施的保障和活動后期的管理等方面。

（一）活動前期的策劃。高校以立德樹人為根本任務(wù)，其所組織開展的各類大型活動，也應(yīng)服務(wù)于這一中心任務(wù)，積極引導(dǎo)活動的開展與育人相結(jié)合。在策劃期間，要充分利用好活動決策日與開展日的時間差，認(rèn)真謀劃，提前申請、報備，待審批后實(shí)施。具體內(nèi)容有：1.確定活動主題。活動的開展是在主題的指導(dǎo)下進(jìn)行的，主題的確定可以是專門的、綜合的，可以依據(jù)活動的內(nèi)容，可以根據(jù)上級單位的指示，也可以根據(jù)工作計(jì)劃安排和法定程序。主題的確定要清晰明了，要突出核心內(nèi)容，要符合規(guī)定，要契合學(xué)校發(fā)展需要。2.策劃活動方案。活動方案是活動開展的重要指南，其主要內(nèi)容是：時間、地點(diǎn)、主辦單位、活動簡介、參加人員、擬請領(lǐng)導(dǎo)、擬請媒體、活動議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織結(jié)構(gòu)等。如要根據(jù)客觀情況確定活動的舉辦時間和規(guī)模，要根據(jù)學(xué)校的特色和宣傳需要設(shè)計(jì)活動的內(nèi)容和亮點(diǎn)。方案的策劃要新穎、精準(zhǔn)、全面，以時間倒推的方式依次設(shè)定步驟和關(guān)鍵點(diǎn)。3.方案的實(shí)施。主要是對活動場地的選取與布置，根據(jù)活動的規(guī)模和主題對活動現(xiàn)場進(jìn)行相應(yīng)的布置，特別是對桌簽、議程、文具、茶水、電子設(shè)備等提前擺放、檢查，確保無誤。并要根據(jù)實(shí)際情況的需要，對方案的策劃進(jìn)行調(diào)整。4.文稿的準(zhǔn)備。提前對活動中需要的報告、文件、議程等文件資料進(jìn)行審閱、修訂、打印、擺放，對活動中領(lǐng)導(dǎo)的講話材料要提前進(jìn)行草擬，并在爭取領(lǐng)導(dǎo)意見的基礎(chǔ)上，及時修訂，做好全部文件資料的備份。5.通知參加活動的人員。以確定參加活動的人員名單為依據(jù)，將活動的主題、時間、地點(diǎn)及簡要內(nèi)容擬好通知，在活動開始前幾天進(jìn)行通知，匯總回執(zhí)（是否參加，隨行人數(shù)，是否住宿，是否開車，有無飲食要求等），在活動開始前一天再次通知確認(rèn)，統(tǒng)計(jì)實(shí)際參加人員數(shù)，以此對活動場地進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。6.活動前的預(yù)演和預(yù)案。在活動開展前要進(jìn)行多次預(yù)演，按照活動當(dāng)天的要求進(jìn)行，在過程中查擺問題，及時進(jìn)行調(diào)整、更改。充分考慮活動開展中的各項(xiàng)可能出現(xiàn)的問題和周圍的環(huán)境，制定切實(shí)可行的預(yù)案準(zhǔn)備，并且確保預(yù)案所涉及的人員要充分了解，確保活動的有序開展。

（二）活動實(shí)施的保障。活動的實(shí)施是對活動前期策劃與組織的真正檢驗(yàn)。各崗位要緊繃保障弦不放松，堅(jiān)守崗位、熟悉流程、清楚預(yù)案、聯(lián)絡(luò)暢通。1.做好活動現(xiàn)場的服務(wù)工作。組織團(tuán)隊(duì)要保持高度認(rèn)真的心態(tài)及時做好活動過程中的服務(wù)。現(xiàn)場工作人員要多觀察、多留意，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要做好會場突發(fā)問題的處理，要做好會場用品的備份，以便于及時替換或增補(bǔ)。要安排專人做好活動的文字記錄、錄音記錄和現(xiàn)場的攝影攝像等。2.做好活動外圍的保障工作。活動外圍的保障工作較靈活，要在做好活動現(xiàn)場所需各類服務(wù)保障工作的同時，更要注意不同環(huán)節(jié)間的銜接，活動現(xiàn)場內(nèi)外要充分做好信息的及時溝通，各工作環(huán)節(jié)間要做到銜接順暢、流程精準(zhǔn)。3.做好各分散崗位的服務(wù)保障工作。圍繞著活動的開展，往往會涉及校內(nèi)多個不同的地點(diǎn)，需要設(shè)置多個不同的崗位，各崗位的工作人員要根據(jù)活動的任務(wù)分工，及時、高效地做好所負(fù)責(zé)區(qū)域的崗位服務(wù)保障工作，要做好各崗位的溝通，以確保活動有序開展。4.做好宣傳、保衛(wèi)、后勤等全面的服務(wù)保障工作。在活動開展中，需要多個部門間的溝通與協(xié)調(diào)，需要更大范圍的服務(wù)保障，特別是對活動期間宣傳、校園環(huán)境的整潔與安全管理等。

（三）活動后期的管理。古語云：“善始者實(shí)繁，克終者蓋寡。”高校所舉辦的各類大型活動從開始到結(jié)束都會經(jīng)歷多個不同的活動程序，活動結(jié)束后的總結(jié)工作也是非常必要和必需的。1.做好活動策劃與組織的總結(jié)。大型活動的組織是在前期的策劃指導(dǎo)和過程實(shí)施的保障下進(jìn)行的，期間難免會發(fā)生一些與方案不一致的地方，因此要做好活動后期的總結(jié)，必要時可召開專題總結(jié)會，梳理不足、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后再次策劃與組織大型活動提供借鑒參考。2.各崗位工作人員的總結(jié)和建議。依據(jù)活動分工和任務(wù)分解，不同崗位的人員最為熟悉所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容和其中的關(guān)鍵點(diǎn)，對活動中突出的情況最為直接地了解，做好活動后續(xù)的總結(jié)和建議是最為直接的經(jīng)驗(yàn)提升方式。3.活動新聞稿件和會議記錄的整理。做好會議記錄的整理工作，可以為新聞報道提供充足的素材。大型活動新聞稿件及圖片資料的整理和對外發(fā)布，是對全校乃至全社會進(jìn)行的宣傳和介紹，因此要重視新聞報道的時效性，力求快速、全面、細(xì)致地展示本次活動的內(nèi)容。4.做好活動場所的恢復(fù)與清理。活動場所在活動結(jié)束后，務(wù)必在最短的時間內(nèi)恢復(fù)到最初的狀態(tài)，如桌椅的擺放、會場橫幅的張貼等，以便于其他活動或會議召開的使用。會場辦公文具、桌簽、會議資料等要及時做好整理回收，無須留存的要及時銷毀，一應(yīng)物品應(yīng)按照活動開展前的狀態(tài)整理好。5.活動全部文檔資料的存檔。大型活動后的工作總結(jié)和文檔資料的整理歸檔都是必不可少的重要內(nèi)容，活動全部資料是以紙質(zhì)文件的形式再現(xiàn)活動的全貌，其留存和整理是日后進(jìn)行查閱的根據(jù)，是活動的重要內(nèi)容。

三、總結(jié)

高校的大型活動是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，在策劃與組織中，詳細(xì)周到的活動方案、活動流程的預(yù)演、各環(huán)節(jié)的銜接及預(yù)案的準(zhǔn)備等都是必不可少的重要方面。活動的策劃要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，活動的實(shí)施要細(xì)致入微，從策劃到保障到總結(jié)，必須涵蓋活動中的全部細(xì)節(jié)內(nèi)容，必須要健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，統(tǒng)一部署、分步實(shí)施，必須要發(fā)揮協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制，環(huán)節(jié)順暢、節(jié)奏有序，必須要優(yōu)化服務(wù)保障機(jī)制，信息暢通、恰當(dāng)銜接，以此確保大型活動開展前期的策劃、實(shí)施的保障及后期的關(guān)聯(lián)等工作，而這也正是高校大型活動策劃與組織所選取的實(shí)施路徑。