運用文檔一體化管理思想解決企業收文管理痛難點

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所 俞倫祥

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。收文是企業獲得外部信息的一個特別重要的渠道，收文辦理是整個文件生命周期的一個重要組成部分，包括簽收、登記、初審、擬辦、批辦、傳閱、承辦、督辦和答復等主要程序。收文辦理效率反映了一個企業的運行效率，收文辦理能力體現了企業管理能力，因為程序繁多，每個文件的情況又各不相同，導致企業收文辦理存在很多難點。運用文檔一體化管理思想，可以有效解決企業收文辦理的痛難點。

一、企業收文辦理的特點

（一）企業收文來源廣、數量大。新形勢下信息瞬息萬變，企業處理信息的能力一定程度上決定了企業的發展前景和命運。隨著企業信息化水平越來越高，信息系統在企業管理中的不斷運用，企業的文件來源越來越廣泛。同時傳統紙質文件并沒有減少，企業收文數量越來越龐大。來源的廣泛和數量的龐大給企業收文管理帶來很大挑戰。

（二）企業收文辦理程序多、周期長。收文辦理包括簽收、登記、初審、擬辦、批辦、傳閱、承辦、督辦和答復等主要程序，程序繁多，且中間相互交雜，是一項復雜的系統工作。收文辦理時間不固定，從幾個小時到幾天幾個月不定，甚至有的收文需要跨年來處理，總的來說收文辦理的周期較長。而收文是否已辦理，是否辦理完畢，辦公室無法掌握。

（三）系統很難實現收文辦理個性化、定制化。目前市場主流OA系統很難實現企業收文辦理個性化和定制化要求。如目前主流OA系統不能動態反映收文辦理進度，收文根據文件內容的不同，辦理周期少則幾天，多則半年、一年，而目前收文管理流程無法實現收文辦理情況的實時反饋，收文沒有辦理完畢，只能一直停滯在承辦人節點上。大量收文有明確的辦理時間節點，存在分管領導無法及時閱示的問題。辦理時間節點較長，無法確定承辦部門是否按時間節點辦理完畢的問題。諸如此類的個性化和定制化功能目前主流的OA系統都無法實現。

（四）收文辦理結果填寫不規范、不標準。OA系統中，收文承辦人在填寫辦理結果時，存在不規范、不標準的情況。填寫承辦結果不規范、不標準，表現在存在大量承辦人在文件辦理完畢后，不填寫具體辦理結果，直接“同意”通過，沒有具體說明收文是否辦理，辦理情況如何，不能直接反映文件的辦理情況。

（五）新形勢下企業收文辦理新要求、新標準。新形勢下，對辦公室提出了新要求，辦公室的三服務由“服務領導、服務基層、服務群眾”轉變成“服務發展、服務決策、服務落實”，收文管理作為辦公室的重要工作內容，提出了新標準，請示件辦理時間提出了明確要求，對辦理情況要求及時反饋，做到所有事項都要跟蹤到底、銷號清零，做到件件有結果。

二、企業收文辦理存在的難點

根據上文總結的企業收文管理的特點，結合企業收文管理的現狀，目前主流OA系統收文管理無法實現督辦功能，筆者認為企業收文督辦在收文管理的諸多環節中，是最為復雜、難度最大，也是最薄弱的環節，是企業收文管理的痛難點。主要問題集中在以下幾個方面：

（一）無法掌握收文是否辦理。收文由辦公室簽收，辦公室主任擬辦后，由企業領導班子批辦，由于收文數量巨大，企業領導批辦文件時間不定，辦公室秘書無法掌握企業的領導是否已批辦文件，文件輕重緩急不一，有的文件急需馬上批辦，有的文件辦理時間較長，不需馬上批辦。而在領導批辦結束后，辦公室秘書無法掌握承辦部門是否已經知悉文件內容。

（二）無法跟進收文辦理進度。收文辦理是一項系統的、全生命周期的工作，辦公室秘書要時刻掌握收文辦理情況，而基于目前OA系統，辦公室秘書無法跟進每一份文件的辦理進度，不能從全局來判斷文件的辦理情況。

（三）無法確定收文是否辦理完畢。收文辦理結果只有承辦部門通知辦公室，辦公室才能知曉收文已經辦理完畢，而基于目前的OA系統，承辦人往往不及時結束收文辦理流程，導致文件待辦流程一直在個人名下，基于每個文件辦理時限的不一致，而辦公室又無法每個文件去確認，是否需要結束節點。

（四）無法判斷收文辦理結果是否符合要求。收文辦理結果是收文辦理的最重要指標，而收文辦理結果一般都掌握在承辦人手中，承辦人在OA系統中，往往只是結束節點，不填寫相關的辦理情況。填寫了具體情況，或者上傳附件，辦公室秘書因為專業的限制，無法確定是否辦理要求，而真正對文件辦理結果有發言權的是企業領導，但是在辦理結束再通知他們辦理結果，已經為時已晚。

三、文檔一體化管理思想在企業收文管理中的應用

文檔一體化管理思想的核心要義是全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。文檔一體化管理思想在收文管理中的主要應用是建立收文辦理情況的反饋機制。收文辦理情況的反饋機制是在目前收文管理的基礎上，對收文進行精細化、表格化、動態化管理。需要在現有的工作基礎上開展以下工作：

（一）建立收文電子臺賬。企業收文臺賬目前基本上都是紙質登記，取消目前收文紙質登記程序，采用電子登記方式，建立收文電子臺賬。電子臺賬內容應該包括來文單位、來文時間、文件標題、處理時限、承辦單位、辦理結果、反饋情況等項內容。而針對需要歸檔登記冊的問題，可以通過打印電子臺賬，再紙質歸檔。

（二）統計已辦結的公文。在OA系統中設置收文辦結通知辦公室秘書的功能，辦公室秘書要定期統計已辦結的收文，針對已經辦結的收文，在收文電子臺賬上標注。對于未辦結的公文，收文承辦人定期將個人臺賬中未辦結的收文轉辦至辦公室秘書，并填寫辦理進度。辦公室秘書統計收文辦理進度至電子臺賬，再將收文轉辦至收文承辦人。以此往復，直至該收文辦理完畢。

（三）篩選收文電子臺賬。辦公室秘書定期對臺賬進行篩選，可以分成以下幾種處理方式：對已辦結的收文不做處理；對達到或者接近辦理截至時間的收文進行催辦；對已過辦結時間而未辦理的收文記錄在案，并向分管領導進行匯報。

（四）領導提出督辦意見。企業領導根據辦公室反饋的辦理情況，根據實際需要對收文辦理情況提出督辦意見，由辦公室統一督辦。

四、文檔一體化管理思想在企業收文管理應用中的重要作用

運用文檔一體化管理思想，實行收文辦理情況督辦機制，具有以下重要意義：1.相對于之前的紙質臺賬，建立電子臺賬，不僅減少了登記工作量，而且便于后期收文數據的開發利用。如統計企業收文辦理時間、量化部門承辦文件數量、考核部門工作效率等等。2.對收文進行動態管理，確保企業領導能夠及時掌握收文的辦理情況，并根據辦理結果提出新的督辦意見，確保收文高質量辦理。3.通過定期向企業領導反饋，形成高壓態勢，增加了收文承辦部門的責任心和重視程度。4.企業領導和辦公室在督辦過程中，不斷反饋和溝通，梳理重點關注的收文，便于文件精神在我所的貫徹執行。5.實行收文辦理情況督辦反饋機制，可以做到所有收文跟蹤到底、銷號清零，確保件件有結果。