豐富航標技術檔案種類 提高航標檔案利用率

文/上海航標處 周錦

一、航標技術檔案的一般含義

1997年實施的《交通部海區航標設置管理辦法》中定義的“航標”，是指供船舶定位、導航或者用于其他專用目的的助航設施，包括視覺航標、無線電導航設施和音響航標。本文中的航標技術檔案，是指圍繞航標生產活動而產生的具有歷史查考價值的技術性文件資料，經收集、整理、鑒定、裝訂、移交后形成的檔案。

二、航標技術檔案的現狀

航標技術檔案的現狀不容樂觀。目前航標技術檔案基本上都是航標建設的項目檔案，種類單一，不能全面體現航標行業技術發展的歷史軌跡，難以形成體現航標業務的特色檔案。在航標技術檔案工作管理上，無論是制度建設還是制度執行，都長期存在監督不力和執行不力的問題。

（一）制度與現狀的不相適應，制約了航標技術檔案的發展。航標技術檔案分類管理辦法執行了幾十年，已經和基層日新月異的航標技術發展不相適應。新出現的航標種類沒有合法的分類號，無法納入歸檔范圍，例如：專用航標技術審批資料、航標分類統計表、航標表（維護、管轄段）、航標索賠、無線電導航系統（差分衛星基準站、AIS基站）等。而已經廢棄不用的航標種類仍然位列分類制度中，例如6.3.2音響航標；6.3.3.1 長江口深水航道雷達信標；6.3.3.8 船舶自動識別系統（AIS）岸基臺；6.3.3.9 差分衛星導航系統（DGPS）岸基站。制度滯后，使檔案工作人員對航標技術檔案的催繳失去有力的依據，大量的體現航標行業特色的浮標、燈器、能源供應、樁身材料的有關技術的升級換代、發展變化的技術資料，卻鮮有人有意識收集、整理、歸檔、移交檔案室。

（二）歸檔意識薄弱，航標技術檔案種類單一。航標從軍隊移交給地方后，航標檔案便不再是空白。1988年始，航標行業內的航標文書檔案先行建立。1997年，在沒有經驗可以借鑒的情況下，根據原始的航標維護記錄確立了航標技術檔案一標一檔的先例。可惜的是此后航標維護記錄無人傳承，最終消失，沒有再入庫，一標一檔還沒有來得及列入制度管理就這樣夭折了。隨著航標技術日新月異的發展，由于缺乏歸檔的意識，一些體現航標技術迭代的資料沒有及時歸檔。而航標建設項目管理比較規范，航標項目檔案陸續移交，形成了唯一的航標技術檔案種類。雖然航標項目檔案里也體現著一些新技術數據，卻是零散的，不成系統的，利用者嘆息而歸的現象一直使我心存遺憾。制度的滯后，使檔案工作者無法依制催繳，失去工作的主動性，技術人員也無法依制移交，造成大量的航標技術資料散落在技術人員手中，更嚴重的情況是缺失和遺失。單一的航標項目檔案不能全面、精準地體現航標技術發展的歷史軌跡，使庫藏航標技術檔案種類得不到有法可依的、持續的充實和發展，大大降低了航標技術檔案的利用率。

（三）經辦人員不主動收集檔案，航標技術檔案種類難以拓展。跟蹤事件全過程的經辦人員缺乏對文件價值的認知，缺乏檔案的使命感，對檔案工作有畏難情緒，有的連基本的竣工圖蓋章都不能做到，不主動進行現場收集，遺失的資料難以追溯，造成無法彌補的歷史空白。如今在航標技術領域，燈塔燈器已經升級到射程達20海里的TRB-220泰蘭燈器燈器；浮標從實體的浮標衍生出AIS虛擬標，從原來的單純指引航行功能，擴展到海洋數據收集、搜球、監測水質、追蹤危險物體、標識沉船；燈樁從鋼筋混凝土、鋼構、磚混等常規建筑材料到玻璃鋼燈樁再到高分子聚乙烯材料的開發和應用；浮標的頂標桿和燈架制作工藝的演變、太陽能電池板的應用到普及，遺憾的是這些航標技術的更新變化沒有留下任何可以查考的檔案。缺失的航標檔案，便從一開始就決定了自身的原始案卷價值較低，提供利用的效率也會隨之降低，產生的社會效益也會大打折扣。

這些問題的長期存在，一是頂層設計管理者疏于與時俱進。我們國家單位業務指導關系是樹狀結構，航標技術檔案工作的推進，制度的修訂一般都是自上而下的頒布執行方式。應該召開年度檔案工作會議，或者定期下基層調研，聽取建議，掌握航標技術最新動態，及時修訂后加以層層傳導。二是年輕人對檔案工作的成見。目前單位人員年齡結構中年輕人占到90%，航標技術檔案工作被新進員工以及年輕人漠視為像食物鏈底端一樣的工作。在平時的工作中，不重視重要資料的收集，遺失了也沒有相關的懲罰制度，這是造成航標技術檔案歷史空白的主要因素，是航標技術檔案庫藏一直得不到充實的重要原因，直接影響到航標技術檔案特色的形成。

二、航標技術檔案工作改進的可行性建議

為徹底改變目前這種現狀，根據自己多年來的工作經驗，筆者總結了以下三個方面的建設性建議。可以先行試驗，并反饋頂層設計者，便于他們及時梳理，提高航標技術檔案管理水平。

（一）航標技術檔案工作與績效獎勵考核掛鉤。我們已有的制度中明確了將航標技術檔案工作列入年度考核，列入各部門的崗位職責。但是長期以來，制度始終在紙上沒有得到落實。我們可以放權檔案部門確立考核內容，并負責考核。將考核結果交由單位績效獎勵的考核小組進行量化，與獎金掛上鉤。只有把航標技術檔案工作和績效獎勵掛鉤，才具備可操作性。考核的目的是徹底消除員工的僥幸心理，腳踏實地的主動收集整理資料，及時移交入庫。這樣，才能保證技術檔案的種類豐富，庫藏檔案得到源源不斷充實，才能保證航標技術檔案的質量，提高利用率和利用效益。反過來也促使移交檔案的意識得到提高。

（二）列入培訓教程，植入航標技術檔案重要性理念。無論推進什么工作，必定是理念先行。目前，領導干部有很多定期的培訓班，新員工入職前也有培訓班，建議把航標技術檔案工作重要性的相關內容列入培訓教材，植入理念，無論崗位交流如何頻繁，都有利于新上任的領導干部主動而持續推進航標技術檔案工作。新進單位的年輕人也必須在入職前的培訓中植入這樣的理念，即國家單位非常重視航標檔案工作，丟失航標檔案的需要承擔相應的處罰。豐富航標技術檔案種類，提高利用率和利用效益，不僅要靠我們各級領導和航標檔案工作者的努力，更加離不開經辦人員兢兢業業，不計回報地對待航標技術檔案的態度，以及對航標技術檔案價值精準的甄別能力。

（三）賦予檔案工作人員知情權，發揮工作主動性。航標技術檔案由文件資料轉化而來的性質決定了檔案工作者接收航標技術檔案都是滯后的。工作的被動性決定了事后發現問題再整改，往往都是“亡羊補牢，為時已晚”。如果在文件流轉階段就把項目或者新技術實施的文件批轉檔案工作者閱知，那么檔案工作者可以提前與經辦部門接洽，全程跟蹤項目資料和新技術資料的收集情況，并及時提供航標技術檔案歸檔的業務指導。知情權的獲取，是為了事前能把檔案工作服務的關口前移，確保航標技術檔案形成的成套性、完整性，提高航標技術檔案的價值。事后又能掌握催繳的主動權，避免一而再再而三地出現重要航標技術檔案的丟失和檔案案卷價值的折損。

三、結語

航標技術檔案工作就好比種樹，“前人栽樹后人乘涼”，是“功在當代，利在千秋”的重要工作，也是航標行業單位必不可少的工作。樹立充實航標技術檔案種類的使命感，增強工作責任心和主動性，注重收集工作，為豐富航標技術檔案的種類，提升航標技術檔案的價值，豐富庫藏檔案，提高航標技術檔案的利用率，是我們必須持之以恒堅守的道路。