電子專門檔案管理中若干理論問題的思考淺談

錢華

摘要：隨著信息技術的廣泛應用，為檔案管理工作提供了有效的技術支撐。運用電子信息技術，能夠極大的改變傳統檔案管理理念和模式，使檔案管理工作實現技術變革。本文通過對電子專門檔案管理中存在問題的分析，旨在提出有效提高電子專門檔案管理效果的可行性解決途徑。

關鍵詞：電子專門檔案;檔案管理;研究

在當今的網絡時代，檔案管理工作方式也取得了較大的進步與創新。通過利用信息技術進行檔案文件記錄、存儲、傳遞、統計等，能夠極大的減輕檔案管理人員的工作量，并提升檔案管理工作的效率和質量。對于電子專門檔案管理中存在的問題，需要給與重點關注，并進行深入研究和探討，進而優化電子專門檔案管理效果。

一、信息時代推行電子檔案管理措施的重要意義

從當前的現狀來看，隨著我國科學技術的進步，信息化已經逐漸影響到各行各業，網絡技術也在大范圍普及進而應用，各單位的檔案管理工作也需充分順應時代的發展，將信息化管理模式提上日程，從而有效電子檔案管理工作的效率。

由于經濟的快速發展，以及社會的進步，大量電子檔案數據的記錄與存儲等方面存在的管理問題，越來越受到各級檔案管理部門以及企事業單位的重視。

二、電子專門檔案管理中存在的問題分析

（一）電子專門檔案管理軟件標準不統一

由于信息化時代的發展，各種電子檔案管理軟件被應用在各級企事業單位或者檔案管理機構的檔案管理工作當中。而這些電子檔案管理軟件都有著自己的運行環境要求以及使用特點，但是很多單位在選擇電子專門管理軟件時，并沒有全面的、充分的考慮到自身對于電子檔案的管理需求，以及單位內部的計算機等硬件設施情況，從而引起很多的電子專門軟件在使用過程中不能夠滿足單位管理特點的情況，以及由于軟件功能過多而造成的經濟資源浪費。

（二）電子專門檔案管理安全性較低

由于網絡技術的發展給社會生活帶來極大便利的同時，其存在的病毒、黑客等負面因素，也極大的影響了網絡環境的安全性。電子專門檔案管理中，由于對網絡的應用需求，導致電子專門檔案也會受到上述因素的影響，從而造成檔案數據的泄露，降低了電子專門檔案管理的信息安全性[2]。

（三）電子專門檔案管理標準不完善

由于電子專門檔案管理在我國仍屬于一種新的檔案管理方式，因此，很多管理標準的制定還不完善。很多單位和部門在電子專門檔案管理中都是按照自行制定的一套標準進行，導致國家對檔案管理工作的監督和管理無法有效進行。不同的電子專門檔案管理標準，也給單位內部的工作考核帶來困難，從而降低了電子專門檔案管理的熱情和動力[3]。

三、電子專門檔案管理模式的優化途徑

（一）提高我國信息化建設水平

在信息化快速發展的今天，為保證電子專門檔案管理工作的順利開展，國家需要加強信息化建設水平，通過有效運用大數據平臺等高科技技術，創建高水平的信息化電子檔案管理環境。通過出臺相關的電子專門檔案管理軟件行業標準，使電子檔案管理軟件市場得以規范。

例如：在實際工作過程中需要結合各單位實際情況建立信息化管理系統，并配置相關的計算機、掃面議、打印機等等。并且還需充分考慮數字設備的更新換代，并適當的進行資金投入。對于各級檔案管理機構和企事業單位的日常電子檔案的管理工作，要進行深入的了解和調研，從而能夠較為系統的設計和開發出具有高度應用價值的電子專門檔案管理系統。

（二）加強電子專門檔案管理的安全系統的性能

由于電子專門檔案數據的安全問題一直以來都是影響電子檔案管理效果的最重要因素，因此，檔案管理單位要對檔案數據的安全性給與高度重視。在加強電子專門檔案的安全管理中，首先要對電子專門檔案的訪問權限進行嚴格控制。通過對檔案數據訪問進行登錄密碼要求，以及對訪問者進行身份認證與識別，從而降低非法數據訪問造成的檔案泄密[4]。在訪問權限管理中，要執行嚴格的授權機制，并且對訪問痕跡要進行留痕，以備事后進行訪問追蹤。其次，在進行電子專門檔案的安全管理中，要不斷增強安全技術的應用水平。

例如針對電子社保檔案在進行管理時，檔案管理單位可以統一運用Code128的條形編碼技術，進而對于個人補繳、社保基數審核以及終止繳費等相關事項予以全面審核，避免遺漏關鍵的社保檔案信息。在實際管理工作中出來相關管理人員，其他人無權登錄和查閱，同時還需定期對電子檔案管理系統進行維護和升級，使電子檔案管理工作能夠順應信息化時代的發展。

（三）提升電子專門檔案數據的質量

由于現代化的企事業單位管理中，越來越依靠電子專門檔案的管理支撐。因此，電子專門檔案數據的質量，直接影響著單位發展及經營徹成果。檔案數據的記錄完備程度，電子檔案數據是否進行了有效的分類，以及對檔案數據的分析是夠足夠深入等，這些方面都是電子專門檔案的提高質量的主要關注方面。

例如針對電子檔案在進行相應的信息備份時，通常需要將傳統檔案中的紙質、圖片、表格等形式的資源進行信息化管理，對其建立有效的信息管理數據庫，同時將紙質檔案儲存在檔案室，在實際工作過程中可以將檔案室作為中心，并在各單位的所有部門設立相應的終端設備。通過運用大數據技術的數據分析和整理功能，能夠幫助檔案數據使用者更為深入的進行數據挖掘，從而使電子專門檔案不僅僅是對已經發生時間的記錄，同時也能夠為各級使用單位的經營發展決策起到有效的支撐作用。

結束語：

電子專門檔案管理是國家各級單位中檔案管理工作的發展方向。因此，在進行電子專門檔案管理時，需要不斷發現管理工作中存在的不足，并積極利用信息化技術的輔助作用，提高電子檔案數據的質量，增強電子檔案管理中的安全性及有效性，進而提升電子專門檔案管理的先進性。通過積極的電子專門檔案管理，可以實現對巨大的檔案數據的充分利用，提高檔案的內在價值。

參考文獻：

[1]傅艷華.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].中國管理信息化，2019，22 （12）：155-156.

[2]章詩清.電子檔案管理的現狀分析[J].智庫時代，2019 （25）：283-284.

[3]王英瑋，胡濤.電子專門檔案管理中若干理論問題的思考[J].山西檔案，2017 （03）：5-10.

[4]程丹丹.改革開放以來國家頒布的檔案“令”研究[D].遼寧大學，2017.