對(duì)事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)

史大貴

摘要：全面實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化建設(shè)，早已成為事業(yè)單位順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，提高自身電子化與現(xiàn)代化管理水平的根本前提條件。所以本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)做出闡述，以期為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子化建設(shè)

前言：

隨著信息時(shí)代的快速來臨，事業(yè)單位檔案因其獨(dú)有的應(yīng)用前景，受到越來愈多人的重視。而如何擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化建設(shè)儼然已經(jīng)成為事業(yè)單位日常管理的首要內(nèi)容。基于此筆者即結(jié)合個(gè)人實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，就事業(yè)單位檔案管理電子化的意義加以分析，提出事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)化建議，以期為事業(yè)單位檔案管理工作帶來進(jìn)步，并推動(dòng)事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)。

1.開展事業(yè)單位檔案管理電子化的意義

隨著信息時(shí)代的快速來臨，計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中。尤其是在事業(yè)單位檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，大大的提高了事業(yè)單位檔案管理部門對(duì)檔案信息的實(shí)際處理能力，提高了事業(yè)單位檔案管理水平。所以說實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化是事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的根本趨勢(shì)。

這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作，在各個(gè)環(huán)節(jié)的管理過程中面對(duì)的主要是紙質(zhì)檔案，因此無論是在檔案的存儲(chǔ)上，還是在檔案的轉(zhuǎn)移、閱讀以及信息管理上，都會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力，進(jìn)一步提高了事業(yè)單位的檔案管理難度與檔案管理成本。而經(jīng)過電子化處理后的檔案，不僅各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作都可以由電子化處理，且在實(shí)際的存儲(chǔ)過程中也能夠節(jié)約大量的空間，實(shí)現(xiàn)無限制的空間擴(kuò)充，進(jìn)一步降低了檔案管理成本。

此外，因?yàn)闄n案管理的根本目的就是為社會(huì)提供信息服務(wù)，所以開展事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)，也使得用戶能夠直接通過計(jì)算機(jī)終端對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、調(diào)閱以及處理，不僅在檔案的使用上更加快捷，并且對(duì)于檔案信息而言也不存在損耗問題，大大的提高了檔案信息的實(shí)際利用效率。而且電子化的信息還為二次開發(fā)和社會(huì)化利用打下了基礎(chǔ)。尤其是目前我國(guó)的數(shù)據(jù)分析能力不斷被提高、被普及，有價(jià)值的數(shù)據(jù)本身也越來越重要。而事業(yè)單位肩負(fù)著特有的社會(huì)職能，通過檔案管理電子化能夠使檔案數(shù)據(jù)更加具有專業(yè)性、可信度，也就使得事業(yè)單位的檔案信息具有廣闊的應(yīng)用前景。

2.事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)化建議

第一，提高事業(yè)單位檔案電子化管理意識(shí)。意識(shí)不僅決定形態(tài)，還會(huì)影響行為。所以在檔案電子化建設(shè)的過程中，首先就應(yīng)該樹立正確的電子化檔案管理意識(shí)。也就是說要想推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)，就必須要讓全體員工都樹立正確的電子化管理理念，從而投身到電子化建設(shè)的建設(shè)與推廣中。尤其是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者更要對(duì)電子化建設(shè)的重要性擁有一個(gè)正確且全面的認(rèn)識(shí)，從而在經(jīng)費(fèi)上給予大力的支持，并且要對(duì)單位檔案歸檔的工作進(jìn)行重視，這不僅可以為事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效管理打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，也可以為事業(yè)單位的重大決策提供比較可靠的依據(jù)。此外，還要做好收集和分類以及歸檔事業(yè)單位的設(shè)備儀器檔案和產(chǎn)品檔案以及科技檔案等，從而利用這些完整性的檔案在事業(yè)單位的生產(chǎn)和發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

第二，對(duì)事業(yè)單位電子檔案的管理制度加以完善。與其他單位的檔案管理工作相比，事業(yè)單位的檔案管理工作往往具備一定的政治性要求，因此在檔案管理的電子化建設(shè)中就必須要根據(jù)事業(yè)單位的特殊性給予重點(diǎn)關(guān)注。特別是安全性是事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的重中之重，而要想確保電子檔案的安全性與嚴(yán)肅性，就必須要構(gòu)建一個(gè)完善的電子檔案管理制度，從而時(shí)電子檔案的管理過程能夠做到有章可循，有法可依，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。所以，要建立比較健全的規(guī)范體系從而對(duì)檔案電子化的管理提供規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度，還應(yīng)該針對(duì)不同事業(yè)單位的特點(diǎn)，來對(duì)各項(xiàng)檔案管理的需求進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)合。同時(shí)，要認(rèn)真的對(duì)事業(yè)單位檔案電子化管理相關(guān)的政策進(jìn)行研究。對(duì)于電子檔案的保存環(huán)境必須要防潮、防高溫和防腐蝕以及防病毒等，從而對(duì)檔案的保存環(huán)境和保存方式的水平進(jìn)行不斷的提高。

第三，為事業(yè)單位檔案管理建立通用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與電子化體系。數(shù)據(jù)庫(kù)以及系統(tǒng)之間的不統(tǒng)一，儼然已經(jīng)成為阻礙檔案電子化建設(shè)的重要問題，尤其是對(duì)于很多事業(yè)單位而言，各個(gè)單位之間的不兼容問題越演越烈，改變這一條塊分割的現(xiàn)象早已是刻不容緩。所以，要想做好事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)，必須要從國(guó)家層面出臺(tái)各個(gè)層面的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。也就是說要盡量在可能的范圍和層級(jí)上達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為局域性的軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)利用掃清障礙，為以后數(shù)據(jù)的更大范圍的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)做好基礎(chǔ)性工作。

結(jié)束語：

事業(yè)單位在日常的運(yùn)行過程中往往會(huì)形成大量的檔案，這些檔案不僅蘊(yùn)含了豐富的經(jīng)濟(jì)利益，更具有十分深遠(yuǎn)的利用前景，但與此同時(shí)也存在著一定的安全問題。所以，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將紙質(zhì)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成為電子檔案，也就是說對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，恰恰能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理效率與安全性，還能夠進(jìn)一步降低檔案管理成本，避免不必要的資源浪費(fèi)，這對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位的良好發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。所以在今后的實(shí)踐工作過程中，事業(yè)單位必須要給予檔案管理電子化建設(shè)足夠的重視與支持，做好各項(xiàng)專業(yè)工作的開展，從而為事業(yè)的那位檔案管理電子化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

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