淺談檔案安全保密與利用的關系

孟婧媛

摘 要：本文主要闡述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保密過程、檔案利用等方面提出了做好檔案保密工作的具體措施，與此同時還要做好檔案保密與開發利用之間的關系，在保全國家秘密和利益的基礎之上更好地發揮檔案的利用價值，以便更好地服務于單位生產。

關鍵詞：檔案保密;檔案管理;保密與利用

隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項工作的好與壞直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會信息資源。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發與利用，以實現信息資源的共享。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

1做好檔案保管過程中的保密工作

1.1檔案的庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房門窗應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1.2提高檔案管理人員的素質。

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。尤其是絕密的檔案管理人員必須具有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

1.3加強涉密檔案的日常管理

涉密檔案的調閱、移出、銷毀等都應嚴格按照保密規定，經領導審批，完成登記簽字等手續，任何人無權擅自調閱。對已使用完畢的涉密文件應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

2、做好檔案利用過程中的保密工作

做好檔案利用中的監督工作，檔案利用監督是做好檔案利用過程中的保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面進行：

2.1制度建設

檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對涉密人員涉密等級的不同確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。使得提供檔案利用工作有章可循。在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密，不泄密及文件的完好無損。

2.2隊伍建設

擔負利用服務檔案工作的檔案管理人員，是利用制度直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質，要有高度的政治責任心和全心全意服務的精神;在業務上，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;在文化上，要有較高的文化知識，能總結和分析檔案利用工作中的經驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規律。此外，還要有敏銳的觀察力，善于做檔案利用者的工作，能獨立處理檔案利用中出現的問題。

2.3監督措施

在檔案利用中，要根據不同的對象利用目的的不同，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。對利用者要防止其損毀，涂改檔案。要在利用者離開之前，仔細檢查翻閱被利用的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記本上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關部門，以便及時查處挽回損失。

3.正確處理好檔案開放利用與安全保密工作的關系

我們要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密與開放、信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。對于檔案來說，利用是建立在保密基礎上的，無限制的利用會給國家和單位的安全利益造成危害，所以保密與利用兩者都十分重要，不可偏頗。

3.1檔案開放范圍的控制

對外開放公布的檔案一定按照國家有關法律規定能夠進行開放的范圍。重視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個人利益不受損害的情況下公布開放檔案。

3.2檔案利用對象的控制

凡對涉及本單位、本部門的在一定時期和一定場合具有保密性質的檔案，要嚴格把關，按有關規定辦理利用手續，對不屬于知悉范圍的人員堅決不予提供，避免失泄密事件的發生。

3.3做好檔案密級的調整工作

重點解決兩個問題：一是嚴格執行解密的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必究。二是嚴格劃清涉密與非密的界限，確定哪些能開發利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

3.4做好檔案的保管期限與保密期限的劃分

要正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本單位工作需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。這標志著該涉密事項在其確定的期限范圍內受國家有關保密法律、保密法規的保護。

3.5用創新的精神指導檔案保密與利用工作

要用新思路新方法，研究出檔案在開發利用和安全保密工作中出現的新問題、新特點、新要求。要建立起法制新秩序，根據涉密檔案的變化而調整，不僅要立足于當前實際工作，還要著眼于未來。

結束語

總體說來，檔案的保密與利用是相輔相成、不可分割的，我們不僅要嚴格遵守《保密法》，“十不得”、“十不準”等相關法律法規，而且要充分發揮檔案的利用職能，只有兼顧這兩點，才能夠把“檔案”這兩個字無論從字面意義上還是實際生產生活的應用中，真正發揮出它的優勢和作用。

[參考文獻]

[1] 李湘杰.淺談檔案信息資源保密與開發利用，【J】檔案學通訊， 2003.

（作者單位：西安長峰機電研究所? 信息檔案中心，陜西 西安 710000）