運用PDCA管理工具探究醫院檔案管理新模式

張婉楓 王星月

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-131-01

摘 要 醫院檔案管理是醫院現代管理制度建設發展的重要組成部分，科學、高效的檔案管理為醫院持續管理發展奠定了堅實的基礎。

關鍵詞 PDCA 醫院檔案 管理工具

在國家深化公立醫院綜合改革的進程中，2017年，國務院辦公廳出臺了《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》，明確提出要建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監督有力的現代醫院管理制度。管理，就是為了實現某一目標，運用科學的管理工具和方法對人的外在行為進行控制的過程，讓管理工作高效、有質量，首先應選擇正確的管理工具。

PDCA，作為一種現代化、科學性的管理工具，計劃、實施、檢查、處理，四個階段的過程循環，有效地提高管理工作質量，日益應用于各個行業。同時，在現代醫院管理制度的建設工作中，對醫院檔案管理工作也同樣提出了更高、更多的要求，運用PDCA循環實現醫院檔案管理工作的持續改進，是一個值得思考的內容。

一、醫院檔案管理及PDCA管理工具的主要內容

1.醫院檔案管理的發展要求。醫院檔案管理工作是一項管理性、服務性、政治性的工作，雖然不直接產生經濟效益，但它是記載著整個醫院中人、財、物的發展過程，是對醫院實際運營過程中從事的各項活動，如音像、文字等留存下來的具有保存價值的重要參考資料，是醫院發展歷程和醫院管理的重要見證和重要參考，價值意義巨大。隨著新時期的發展要求，對醫院檔案的管理方法、管理人員的專業性也提出了新的要求，科學化、信息化的發展力量也不斷影響著醫院檔案發展的步伐。

2.PDCA管理工具的主要方法。PDCA循環最初是由美國質量管理專家休哈特博士提出的，后由戴明挖掘、普及又稱戴明循環。PDCA具體包含著四個循環反復的步驟，計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。計劃的制定必須立足于實際，具有明確性，運用可考量的指標去計劃進行驗證；執行主要包括行為措施和具體任務，對所做計劃的具體解決方案，并將實施方案轉化成可執行的任務；檢查主要是追蹤工作執行的數據情況，檢查計劃指標的完成情況，從而去驗證方法的可行性、正確性。處理，按照前三個階段的結果進行調整和改進。PDCA是一個持續改進的循環過程，沒有真正的終點，而是不斷的改進、發展的過程。

二、運用PDCA管理工具在醫院檔案管理中的主要應用

（一）計劃階段

1.醫院檔案管理存在問題。計劃開始階段，首先要深入剖析醫院檔案管理實際工作中存在的問題。第一，管理制度建設不夠健全。醫院檔案管理制度建設無法緊跟醫院快速發展步伐，其中部分科室在收到上級下發的重要檔案文件、資料及其他檔案材料，不能及時做到歸檔，歸檔過程中存在滯后、凌亂、不完整現象。第二，觀念陳舊、重視程度不足。醫院作為治病救人的場所，臨床一線工作放在首位，人財物多以臨床建設為主，對檔案管理及場所建設投入力度不足。第三，加強醫院檔案管理數字化、信息化。傳統的紙質檔案，只能靠手動查閱，工作效率極低，將檔案歸類電子化、信息化迫在眉睫。第四，管理人員素質和能力需要提升。過去，檔案專業較少，大多數檔案管理者年齡偏大、專業性不強。

2.計劃解決問題。通過對目前實際管理過程中存在的問題進行深入分析，發現問題主要出現在制度、觀念、信息化、人員幾個方面。第一，要結合醫院實際情況，對檔案管理制度進行重新梳理、完善，確保在工作過程中有章可循。第二，在觀念上提高重視，加大檔案存放場所投入力度。第三，完善電子檔案，將紙質檔案全部電子化，加快查詢效率。第四，對現有管理人員加強自身素質和能力水平培養。

（二）實施階段

1.在制度上，認真學習《中華人民共和國檔案法》、《三級綜合醫院貧家標準（2012年版）》等相關涉及醫院檔案管理的法律法規，結合醫院實際檔案管理體系，進一步規范檔案管理流程及制度，如在檔案室歸類過程中，規定歸口部門每季度1-5日送至檔案室接收，并按照檔案管理規定進行排序、編碼。同時，規范檔案類別管理，細化職責，責任到人，提高檔案管理效率。

2.在重視程度上，一方面，加大檔案軟硬件投入力度。另一方面，定期開展檔案管理會議，科室設立檔案管理秘書，組織檔案法律法規及管理方法等內容的培訓指導學習，建立檔案醫師，培養良好檔案管理習慣。

3.在數字化建設上，使用高拍儀等先進設備將全部紙質文件信息化，在醫院OA內網設置查閱權限進行分類，確保電子檔案的安全性和保密性。

4.在人員培養方面，進行走出去、引進來培訓方式，定期組織培訓學習，引進專家到醫院進行主題授課，外派進行參觀學習。同時，組織全員參與的培訓學習，讓職工了解檔案工作的必要性，提高自身政治覺悟，提升管理隊伍的整體實力。

（三）檢查階段

在建立完善配套的管理制度和流程，重視落實情況，加大檢查力度，可從主要涉及科室抽取人力，組成檢查小組。在檢查過程中，發現存在的問題，并對問題根源進行深入剖析，在實踐中總結經驗，提出整改意見。發現好的亮點，進行表揚鼓勵，提高檔案管理積極性和約束力。

（四）處理階段

總結評價階段是最后的尾聲，關乎著整體的管理效率和結果。定期組織開展檔案管理的相關考核分析，保證下一階段工作的有效性，好的經驗保留、推廣，待解決的問題進一步進行改進，真正將問題解決。

三、結語

PDCA管理工具的使用就是將“復雜的問題簡單化、簡單的問題模式化、模式的問題制度化，制度的問題系統化”，將PDCA應用于醫院檔案管理中，使得員工對檔案管理“從被動接受管理到主動參與管理，從粗放管理走向精細化管理，從經驗管理走向科學管理”，進一步提高檔案管理專業程度、辦事效率、利用率，為推動醫院進入現代醫院管理制度。

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