辦公室行政管理精細化的管理與策略分析

趙莉娟

【摘要】本文主要圍繞辦公室行政管理精細化展開研究，通過分析其當前工作過程中存在的問題，探究不同環節精細化管理應當采取的措施，通過對員工素質、辦公室管理制度等進行改革，提高其工作效率。

【關鍵詞】辦公室;行政管理;精細化;管理與策略

1.辦公室行政管理存在的問題

1.1管理觀念落后

辦公室行政管理工作開展過程中，受到其管理態度以及精細化管理要求等方面的影響，相關工作人員并沒有認識到精細化管理的重要性，仍然按照傳統方式開展各項工作，出現問題時不能及時采取行之有效的解決方法，導致企業行政管理水平長期處于相對比較落后的狀態。

1.2管理項目落后

時代在不斷發展，辦公室行政管理工作也應當隨之發展創新，才能適應社會發展的步伐，但是在當前企業各項工作開展過程中，企業并沒有引入新的管理項目，許多管理方法已經不適應當前社會發展的要求，導致辦公室管理工作開展過程中遇到諸多問題。同時，行政管理工作人員在工作過程中并沒有加強與其它管理工作之間的聯系，其各項工作開展過程中的隨意性相對較大，導致企業的工作效率受到影響。

1.3管理制度落后

辦公室行政管理制度對保障其各項工作的執行力具有重要意義，但是在當前辦公室行政管理工作開展過程中，企業對精細化制度建設工作的重視相對較低，其各項管理工作在開展過程中的雷同相對較多，考核制度并不完善，導致員工在工作過程中存在相對較大的隨意性，制度落實仍然存在諸多問題。

2.辦公室行政管理精細化的措施

2.1考核指標量化

針對辦公室行政管理工作開展過程中存在的管理方法落后等問題，相關管理人員可以結合公司發展要求和不同崗位的工作要求，及時將其各項考核標準等量化，在此基礎上開展各項工作，可以方便工作人員明確自己的工作要求和工作完成度，在此基礎上開展后續各項工作，其工作熱情會明顯提高，對推動后續各項工作以合理方式開展等具有重要意義。同時，行政管理人員還可以結合企業的責任劃分要求等來開展責任劃分工作，明確其不同階段的工作在開展過程中應當注意的問題并及時調整，可以有效提高其部門的整體工作效率。圖一為某單位的行政量化考評表，對工作人員的各項工作要求等都提出了明確的規定。

2.2合理開展制度建設工作

企業行政管理工作出現問題的重要原因之一即其制度化建設工作在開展過程中存在一定的問題，員工的工作行為等不夠規范，影響了后續各項工作合理開展。為此，行政管理人員等要加強對辦公室管理制度建設工作的重視，結合日常工作過程中的工作要求，及時明確其不同階段的工作狀態，結合其應用的方法來開展后續各項工作，安排專門工作人員對其工作進行考察，在獎懲制度的指導下開展后續各項工作，可以有效保證其工作質量。同時，工作人員還應當加強對日常規范建設工作的重視，及時推行與日常規范相關的制度和措施，提高各項工作開展的有效性。

2.3合理開展內部協調溝通工作

辦公室行政管理工作并不是孤立的，其在開展過程中與其它部門的聯系十分密切，需要大量的交流和溝通，辦公室精細化行政管理工作在開展過程中也應當加強對溝通工作的重視，否則很可能出現詞不達意以及溝通不當等問題，影響后續各項工作合理開展。為此，行政管理精細化工作必須加強與其它行政管理人員和企業其他單位之間的聯系，通過協商每周溝通時間等，及時交流彼此工作過程中存在的問題和應當采取的解決措施，在此基礎上推出后續各項工作建設方法，可以有效保障其工作質量。另一方面，相關管理人員也可以選擇通過團建等方式來拉近員工之間的感情，在此基礎上開展后續各項工作，員工之間的聯系明顯變強。

為了減少不必要的辦公室行政成本支出，工作人員在工作過程中還應當制定合理的工作計劃，盡可能減少不必要的出行和溝通費用，在保證工作效率的情況下，合理開展后續各項工作，提高行政管理的整體質量。

2.4提高行政管理人員等的執行力

在制度規范，溝通到位的情況下，員工的執行力成為影響辦公室精細化行政管理工作的重要因素。在當前辦公室工作開展過程中，許多員工并沒有積極踐行辦公室行政制度管理要求，各項工作在開展過程中存在相對較大的隨意性，并不能滿足行政化工作需要。為此，行政管理人員等必須加強對企業文化的重視，利用企業文化來對員工進行教育，使員工明確企業的發展要求和發展價值觀，自覺樹立責任意識，合理開展后續各項工作，保證其工作質量。同時，行政管理人員還應當及時將各類考核制度量化，結合工作人員的執行情況來對其進行標準評價，加大考核力度，可以有效激發員工的責任意識和憂患意識，對提高員工的工作積極性，提高各項工作的執行力等具有重要意義。

2.5合理開展辦公室行政管理人員培訓

辦公室行政管理精細化并不是一紙空談，需要輔之以必要的員工培訓措施，才能保證員工的工作素質等滿足企業建設的需要，對推動后續各項工作合理開展等具有重要意義。為此，辦公室行政管理人員必須加強對員工培訓和自身培訓的重視，相關管理者應當及時組織員工培訓活動，使員工在學習過程中認識到自身存在的不足并積極改正。同時，為了給提高精細化管理的效率，行政管理人員應當及時將各項行政管理工作拆分，同時對其進行必要的刪減，推動各項工作不斷簡化，可以有效保障其工作質量，

3.小結

辦公室行政管理工作在新時期面臨諸多挑戰，對工作人員的工作素質，辦公室管理制度等都提出了新的要求，相關管理人員等必須加強重視，結合公司發展情況等進行調整，提高辦公室精細化行政管理的工作效率。

【參考文獻】

[1]彭錦華.高校辦公室行政管理精細化思路及對策[J].辦公室業務，2018，（16）：9.

[2]戴靜.辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].企業文化（下旬刊），2018，（6）：156.