大數據時代下檔案信息化管理發展的有效途徑探討

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濰坊職業學院

現階段，信息化檔案的發展已經給各行各業帶來了快捷，而大數據環境下的檔案管理也愈發精進，打破了傳統檔案的局限性，迎合了新時期的市場需求。但是不可否認的是在發展過程中仍存在著諸多問題亟待解決，所以筆者就此展開探討，目的是促進檔案在信息化環境中的有效轉變。

一、大數據檔案的概述

大數據即是利用精確的發掘、采集和分析力，在龐大的數據庫中獲取有效信息的技術手段，優勢在于價值高、數據多、速度快、體積大。價值高即是能有效提煉出需要的信息，完成效率性的篩選和利用；數據多即是其中涵蓋的數據類型復雜，需要找到其中相互關聯的有效信息；速度快即是數據能在短時間內生成和傳播，減少了傳統檔案管理的壓力；體積大即是強大的運算分析功能可以將數據甄別并處理，節省了大量的人力。

大數據檔案相似于大數據的特點，稍有不同在于數據缺少集中性且更為真實準確。具體來講：其一，資源龐大。由于傳統檔案正在向信息化檔案過渡，所以電子檔案的數量也在日益增長，速度極快，在短時間內就會達到海量的規模。其二，種類繁多。就檔案本身來講，其類型就分為很多種，充分滲透于教育領域、機關單位、事業企業以及金融行業等等，在形式上又可分為紙質化和電子化，電子檔案可以打破傳統檔案的局限性，從圖文轉變為圖文、視頻、音頻等多種形式，由此可見，數據量也呈現出規模化發展形勢。其三，效率管理。信息技術推動了各個領域的時效性發展，系統要在短時間內完成數據的采集、歸納、分析、整合、生成，為檔案管理工作提供了有利條件。其四，作用明顯。檔案本質上是為人們提供權威可靠信息的主要憑證，所以利用價值明顯，但是信息較為分散，需要集中整理歸納。

二、大數據時代下檔案信息化管理的現狀

首先，服務形式單一。一般來講，部分檔案具有保密性質，所以對群眾開放較少，服務形式較為單一。其次，基礎業務不足。信息化檔案還處于發展初期，基礎業務還有待加強。再者，保障技術匱乏。電子化檔案的傳遞和共享都需要互聯網技術的支持，可網絡過于虛擬，電子信息又有易刪除、易復制、易篡改的特點，若缺少保障技術則在一定程度上增加了信息的不安全性和不準確性。最后，員工能力不強。信息化檔案不僅要求員工掌握基本管理技術和檔案知識，還要提高信息技術的應用水平，但是仍存在很多檔案管理者身兼數職且缺少電子檔案的科學管理方法，難以滿足新時期的發展需求[1]。

三、大數據時代下檔案信息化管理的有效途徑

(一)完善采集與儲存

數據采集和儲存是檔案管理工作中的最基礎部分，只有完善采集技術，提高儲存水平才能為后續信息的使用和共享奠定基礎。采集過程需要確保信息的準確性和價值性，有針對性的獲取所需信息才能為以后的處理和歸納做好鋪墊。儲存過程要確保質量和速度，使數據適應性更強，效率更高。

檔案采集時最常使用的是虛擬現實手段，將虛擬的數據直觀具體的展現在人們面前，便于查詢、閱覽和使用。傳統采集需要靠人力來完成，浪費了大量的時間和精力，采集效率不高。而且在歸納過程中紙質版檔案所需空間大，查閱難度較高，而信息化檔案能拉近采集者與被采集者之間的距離，通過互聯網技術就能完成采集流程，獲取有效信息。與此同時，電子化檔案能通過備份防止資源損失，而傳統檔案在反復使用后會有破損的風險，所以大數據和信息技術給檔案領域帶來了極大的優勢。

檔案儲存可以利用Hadoop平臺提高工作效率，利用其云計算功能對采集的數據進行集中分析和整合，便于維護和使用。由于電子檔案的儲存容易受到網絡虛擬環境的影響，可能會被電腦病毒和黑客的威脅，所以要加強安全防護，利用防火墻技術為檔案部門提供良好的保障，對于保密性強的文件要加密處理，設置權限，避免信息外泄。

(二)優化轉換與排序

優化語義轉換功能是確保檔案利用有效性的重要手段，也是在檢索技術發展的前提下強化的數據處理手段。其功能主要體現在以下幾個方面：其一，拓展檢索。查詢檔案時可以利用歧義消除技術將判斷輸入詞匯的含義，發揮關聯詞的價值。其二，完善檢索。準確篩選出檢索信息，防止查詢的主旨偏移，提高工作效率。其三，總結評價。技術模型能分析檢索數據與輸入詞匯的關聯度，核實查詢結果是否可靠精確，為改進打好基礎。基于技術角度來講，要針對檔案建立過程中的目的、種類和原則來確保管理的規范有序，確保信息使用的智能和高效[2]。

檔案信息量龐大，而語義轉換功能可以確保檢索質量和效率，使檔案使用時能通過簡單的詞匯及時獲取到想要的信息，而排序過程的優化即是為檔案的智能化轉變提供條件的基礎。在語義技術的支持下，系統不僅能將檢索內容呈現出來，還能將其中的近義詞、同義詞和關聯詞搜索出來，避免了信息過載弊端，使檢索的信息更為合理全面。

(三)加強挖掘與分析

大數據側重點在于人，而不是數據，所以挖掘和分析過程是檔案信息化管理的重點。而確保數據信息挖掘和利用的實效性需要從兩方面入手：

一方面，用戶數據。檔案存在的意義是為了利用和共享，所以要滿足用戶的內在需求，無論是教育檔案、金融檔案，亦或是企業檔案、機關檔案，都需要發揮檔案的使用價值。管理人員可以根據用戶的訪問信息了解到檔案的檢索情況，掌握頁面點擊率，統計使用現狀，為完善檔案管理提供反饋意見。對于保密性強的檔案還要設置相關權限，以企業檔案為例，按職位高低分化檔案使用權，領導者可以調取使用所有檔案，部門可以使用與本部門相關的檔案，而管理人員的職權也應有所提升，這樣在資源采集和收錄過程中也能縮短時間，提高工作質量。

另一方面，挖掘關系。檔案信息從表面上來看相對獨立，但是數據之間可以存在關聯性，所以要深入發掘單一數據之間的關系，將其整理成為一個龐大的數據網絡，確保相互之間的關聯性，使大數據環境下檔案信息發揮其全面的服務價值。當信息之間建立聯系后，無論是正在進行計算的檔案數據還是未被使用的離線數據都能保持啟用狀態，喚醒休眠信息，使檔案資源得到最大限度的利用。

宏觀來講，大數據在未來的發展中還要實現資源的互聯和共享，增強其在檔案管理中的預測性和創新性，提煉用戶的喜好習慣、操作行為和興趣特點，生成個性化的數據服務體系，為用戶提供優質高效的服務。

(四)落實管理與利用

人是檔案管理的重要組成部分，因此在大數據環境下推動檔案信息化發展的前提是確保管理者的專業能力，為其提供有效的培訓教育機會，加強大數據、信息技術、智能管理、系統應用等方面知識的滲透，保證且個人素質滿足新時期檔案管理的要求。檔案工作人員也要不斷提升自我，提高檔案數據的采集和利用效率，通過多種渠道獲取資源信息，優化數字化系統的利用水平，凸顯檔案的內在價值[3]。

檔案信息還要從被動服務轉換為主動服務，針對用戶需求制定個性化的服務方案，在大數據技術的支持下，引進更多先進技術，完善檔案管理的智慧化體系。比如檔案館可以建立三維展覽廳，將原本平面化的檔案立體呈現，人們可以更為直觀的獲取檔案信息，增強數據的實用性。

四、結語

總而言之，檔案的信息化轉變是當今時代發展的必然趨勢，相關管理人員要不斷提升專業素質和應用能力，發揮大數據檔案的實效作用。與此同時，檔案管理還要利用更為先進的信息化手段，加強共享利用，提供虛擬現實水平，優化語義分析與利用，在法律允許的前提下開放檔案，為人民群眾提供更為便捷優質的服務，這樣才能促進大數據在檔案領域的可持續發展。