淺談醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

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濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

社會(huì)化信息的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)，現(xiàn)代信息化技術(shù)也為我們的生活提供了平臺(tái)與便利的服務(wù)，隨著信息化進(jìn)程的加快，為數(shù)字化管理提供了保障，根據(jù)目前醫(yī)院綜合檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化進(jìn)程的必要性，并使之成為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，才能不被社會(huì)所淘汰。在這一背景下，針對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化相關(guān)情況進(jìn)行分析是十分必要的，這有助于強(qiáng)化醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化意識(shí)，完善相關(guān)管理制度，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化在全國(guó)范圍內(nèi)的普及。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的內(nèi)容及數(shù)字化意義

(一)醫(yī)院綜合檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)院綜合檔案是指圍繞在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)與日常管理兩方面下進(jìn)行的相關(guān)資料整理、資料分類、資料留存。醫(yī)院檔案覆蓋范圍較廣，包括醫(yī)院的日常活動(dòng)，治療過(guò)程，行政人事等多方面。由于醫(yī)院行業(yè)的特殊性，其日常活動(dòng)較多，人流量多，需要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行記錄、留存。在信息化技術(shù)還為普及時(shí)，醫(yī)院通常采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行記錄，采用這種方式的缺點(diǎn)是不易保存，而且需要大量的區(qū)域進(jìn)行保存，紙張容易受到陰暗潮濕的影響，導(dǎo)致發(fā)霉變潮，所以醫(yī)院就必須采用數(shù)字化記錄。

(二)醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化意義

檔案數(shù)字化是將計(jì)算機(jī)與信息化合二為一，將其二者有機(jī)結(jié)合，建立完善的信息庫(kù)，待后期查詢只需搜索關(guān)鍵字就可進(jìn)行查詢。數(shù)字化管理較傳統(tǒng)方式有很大的不同，需要對(duì)軟件等設(shè)備進(jìn)行升級(jí)維修，醫(yī)院需要對(duì)各部門進(jìn)行合理規(guī)劃和調(diào)控，對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的分類管理。醫(yī)院檔案數(shù)字化就意味著醫(yī)院可以對(duì)檔案進(jìn)行資源整合，利用電腦的高效性，提高查閱檔案的效率，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，從而準(zhǔn)確的查到所需資料。滿足了當(dāng)代醫(yī)院對(duì)準(zhǔn)確查到檔案信息的需求。也降低了對(duì)紙質(zhì)檔案造成破壞的風(fēng)險(xiǎn)。因此，數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)院綜合檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，也是醫(yī)院綜合檔案管理工作效率提升的重要途徑。

二、醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化現(xiàn)存問(wèn)題

(一)設(shè)施和技術(shù)基礎(chǔ)薄弱

當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中尚且存在一些問(wèn)題，其中設(shè)施與技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，缺少技術(shù)保障是最為主要的問(wèn)題之一。醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)依托于軟件、硬件技術(shù)的雙重進(jìn)步，然而在實(shí)踐過(guò)程中卻往往面臨著技術(shù)手段不成熟，硬件設(shè)備落后的現(xiàn)狀。例如，攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)等綜合檔案數(shù)字化管理專用設(shè)備配備不足，數(shù)量較少，無(wú)法支撐起醫(yī)院大量的綜合檔案管理工作需求；又如綜合檔案數(shù)字化管理相關(guān)技術(shù)手段落后，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與管理技術(shù)、數(shù)字化軟件技術(shù)等水平落后。在這樣的情況下，醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化工作難以推進(jìn)。

(二)數(shù)字化管理意識(shí)淡薄

數(shù)字化管理意識(shí)淡薄是醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中所面臨的重要問(wèn)題。數(shù)字化是一種較為先進(jìn)的技術(shù)手段，盡管已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)得到廣泛應(yīng)用，但是仍然有部分群體對(duì)于數(shù)字化的認(rèn)知程度不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化綜合檔案管理對(duì)于醫(yī)院日常管理工作開(kāi)展所起到的關(guān)鍵作用，不認(rèn)同醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與意義。在這樣的情況下，醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)在實(shí)踐推廣過(guò)程中遭受一定的阻礙，因此必須要盡快轉(zhuǎn)變以往的思想價(jià)值觀念，將數(shù)字化融入到醫(yī)院綜合檔案管理工作的各個(gè)步驟之中。

(三)數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)缺失

醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題體現(xiàn)在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺失，缺乏統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面。在醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，并沒(méi)有制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作的開(kāi)展缺少統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求，甚至具有一定隨意性，從而導(dǎo)致數(shù)字化醫(yī)院綜合檔案管理工作的實(shí)施效果較差，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，關(guān)于醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作并沒(méi)有制定管理制度，缺少制度保障，從而影響到數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量與安全。

(四)數(shù)字化管理人員能力不足

數(shù)字化管理工作人員的能力不足是醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重要問(wèn)題。相較于傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案管理工作，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)相關(guān)工作崗位的員工素質(zhì)提出了更加嚴(yán)格的要求與標(biāo)準(zhǔn)，不僅要具備扎實(shí)的檔案管理相關(guān)專業(yè)的理論知識(shí)，同時(shí)還需要具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成醫(yī)院綜合檔案管理的技術(shù)。但是在實(shí)踐過(guò)程中，工作人員的能力不足以承擔(dān)起醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)工作要求，尤其是對(duì)于數(shù)字化操作的相關(guān)知識(shí)了解不足，數(shù)字化工作能力無(wú)法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，從而阻礙了醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

三、推動(dòng)醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程的措施

(一)完善設(shè)施和技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)字化保障

要高度重視醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化工作，將其放到與醫(yī)院正常的教學(xué)活動(dòng)，治療活動(dòng)、科研活動(dòng)等其他活動(dòng)當(dāng)中去，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程的使用力度，添置一些專業(yè)化強(qiáng)的設(shè)備，例如專業(yè)的計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)。建立專門的檔案管理室，有電子區(qū)域與紙質(zhì)區(qū)域共同保留。醫(yī)院也要采用高效的管理軟件，數(shù)字化軟件等。也要專門建立醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理基金，完善醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化的管理制度，這些都給檔案管理數(shù)字化提供了有力的保障。

(二)強(qiáng)化管理和意識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化控制

從鑒定范圍、質(zhì)量保障、安全措施等做好醫(yī)院檔案數(shù)字化全程的管理控制，其中，鑒定范圍要秉持有價(jià)值、具有實(shí)用性，做好醫(yī)院檔案范圍的擇優(yōu)性。質(zhì)量保障，做好紙質(zhì)檔案的保存完善，防止缺頁(yè)少頁(yè)、漏印、頁(yè)碼不清晰等問(wèn)題。對(duì)檔案管理人員、醫(yī)院工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，按照相關(guān)要求進(jìn)行歸檔，留存。檔案管理人員必須對(duì)電子設(shè)備具備一定的使用能力，避免產(chǎn)生失誤，電子設(shè)備與普通紙質(zhì)有根本區(qū)別，需要定期對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，使之發(fā)揮最大效益。

(三)確定標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，提高安全性

相比傳統(tǒng)的綜合檔案管理，數(shù)字化管理是一種更為新穎更為便利的管理模式。但是由于對(duì)傳統(tǒng)歸檔的方式，檔案管理工作人員的意識(shí)與標(biāo)準(zhǔn)還存在著諸多問(wèn)題，因此，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，應(yīng)該對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一的控制，采取資源整合的方式展開(kāi)歸檔工作，對(duì)檔案歸類的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，在傳統(tǒng)模式中，檔案歸類是一項(xiàng)龐大的工作，需要付出極大的人力物力，因而在數(shù)字化歸類中也要嚴(yán)謹(jǐn)，加大安全性能的防護(hù)，利用相關(guān)的信息技術(shù)進(jìn)行有效的安全防護(hù)，同時(shí)對(duì)所有在編檔案進(jìn)行備份，通過(guò)種種措施保護(hù)檔案的安全性與可控性，規(guī)避存在的安全隱患，保護(hù)檔案以及電子設(shè)備的安全。

(四)加強(qiáng)人員的培養(yǎng)，編研數(shù)字化檔案

檔案綜合管理需要在電子設(shè)備上操作，其中涉及到的醫(yī)院活動(dòng)的資料多為機(jī)密性，而且又有極大的保存利用價(jià)值，這就要求操作人員具有高度的職業(yè)素養(yǎng)，而且要對(duì)計(jì)算機(jī)具有一定的專業(yè)技術(shù)和知識(shí)，才不會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院資料發(fā)生泄露，普通的工作人員不具備這兩種技能，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)操作人員的專業(yè)技能，定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)與教育，做好檔案數(shù)字化的管理工作，利用醫(yī)院檔案管理分析數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案搜索的快捷化、準(zhǔn)確化。適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，促進(jìn)醫(yī)院檔案綜合管理數(shù)字化的健康發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

由于檔案管理的數(shù)字化與傳統(tǒng)的檔案管理存在著較大差異，相對(duì)應(yīng)的管理觀念就存在著巨大差異，檔案數(shù)字化管理能夠有效的提升檔案管理的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，從而減少不必要的浪費(fèi)，是醫(yī)院這種大型醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)需要的最為有效的手段，通過(guò)對(duì)設(shè)施和技術(shù)的完善，進(jìn)而加強(qiáng)數(shù)字化保障，強(qiáng)化管理和意識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化控制，提高檔案和電子設(shè)備的安全性，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培養(yǎng)，提升了工作效率，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做出了良好保障，提升數(shù)字化的檔案管理工作，更能有助于保證檔案的真實(shí)有效性，為醫(yī)院提供最精確的資料，以便做出正確的決策。