淺談基層檔案室資料歸納和利用

謝莉

（四川省隆昌市普潤鎮人民政府，四川隆昌 642150）

在檔案的管理上存在檔案的資源較多整理起來不容易，再加上隨著社會的不斷發展，對檔案的使用率不斷的提高的問題，所以加強對檔案管理的建設顯得十分重要。由于傳統模式的檔案管理與現代社會的發展模式不契合，使得檔案在利用起來時不方便，為了實現更方便快捷的方式，就需要做好檔案的現代化管理，使其發揮儲存資料的作用，提升資料的使用程度和效率，該篇文章主要從以下幾個方面淺談了資料的歸納和整理工作。

1 增強檔案儲存人員的檔案意識

提高檔案的管理工作，需要提高管理人員的自身素質，更需要提高管理人員的知識儲存量，提高知識水平，在此之外，檔案管理人員也應提高思想道德素質，相關機構應加強對其思想道德的培養。通過教育或者培訓等多種方式培養出不僅有職業技巧的工作人員，更有道德素養高水平高質量的工作人員。對于檔案的儲存人員來說，提高自身的安全意識以及道德素養是非常有必要的，只有將道德素質得到提高，才能有意識去加強對檔案管理的保護以及儲存，提高對檔案管理工作的重視以及相關法律意識。

由此來看，想要提高檔案的管理制度以及實現圖書資料和提高檔案資料管理的效率需要明確管理人員自身的責任，嚴格落實規章制度，做到定期進行員工考核，有利于加強檔案的利用效率和提高檔案管理的質量，使不同類型的檔案資料進行整理時更加方便快捷，有助于實現的管理。從歸檔的工作到儲存檔案資源，從相關資源的使用到資源的毀滅報廢有清楚明了的規定，這為相關單位在進行檔案工作的開展時提供了有效的依據。

2 建立完善的管理制度，實現管理模式一體化

在實現檔案管理一體化的過程中，建立比較完善的管理制度是非常有必要的，比如說，如果想要實現管理模式的規范化，那么就需要做到收集大量的資料以及相應的檔案，了解檔案管理的范疇，限制相應管理期限，與此同時，也需要在檔案的日常管理工作中做到落實管理制度以及相應政策，通過工作人員管理不同的任務，明確自己本身的責任以及義務，并把這些責任和義務當作員工平時考核的基本標準，提高工作人員做事的效率和積極性，積極主動的配合檔案部門的管理，完善檔案管理和儲存的相關制度，同時加強檔案靜態和動態的管理，不僅要在第一時間內找到檔案的缺失，還要提高對檔案資源的完整性。

對于有些機關單位來講，由于自身比較特殊，因此在建立符合這些特殊單位的管理模式之前需要與相關單位的實際情況相符合，才能做到信息資源的一體化。除此之外，在檔案資源的管理過程中，必須要提供準確的信息，這樣才能使領導的判斷提供可靠的依據，使判斷最大程度上做到準確無誤。對于檔案資料和圖書資料來說實現兩者的一體化能促進當今現代化企業的管理，所以相關單位在建立檔案室時，都著力于實現圖書資料和檔案資料的一體管理，這樣既節省了人力和物力也很大程度上提高了工作管理效率，有助于實現企業的一體管理。

3 多種形式收集檔案材料，加強信息管理

加強檔案管理最終目標就是發揮它在社會中應有的作用，促進社會資源管理的發展，為社會增強經濟利益。因此相關負責單位在進行檔案資源的管理和儲存時需要最大程度的開采有用的資源，使檔案更便于企業單位的工作，尤其要提高工作人員管理檔案和使用檔案的能力，有效地為相關單位提供服務。當然，收集并且合理的利用反饋的信息可以更加準確的了解到檔案資源所發揮的作用，也能總結出工作中存在的不足之處，信息反饋的收集不僅能夠改正不足之處還能很快的提高工作的效率。

在進行工作時，由于服務對象的特點不同，也應就需要根據不同的服務對象準備就符合特點的資料，所以說資料存量的多少，價值的大小，能夠直接的影響到現代化管理方式檔案資料利用效率，為了從根本上確保檔案是從源頭收集的，相關企業做出不了很多相應措施，比如說多次修改歸檔的范疇，限制檔案的保管期限等多種方法，這些方法有效的使管理更加合理，同時也使得資料的載體豐富多樣，其保存形式除紙質之外，還包括照片、攝像、錄影等其他形式。

4 在新局勢下實現檔案管理的現代化

實現檔案管理現代化的前提不能只局限在設施工具是否現代化上，更應注重加強對技術的管理，只有這樣才能更進一步的實現檔案管理現代化。對于相關事業單位來講，在它們的相關檔案管理中最重要的以及最容易實現的目標就是實現管理水平的社會化，從而進一步實現管理方式的社會化，只有做到這些才能夠適應當今快速發展的社會，促進檔案管理工作的持續發展，實現基層檔案的管理和儲存。

在當今社會的發展過程中，做到檔案管理的現代化和社會化的必須條件就是實現設備的完整化，除此之外，實現檔案管理的現代化就需要保證工作人員在工作時應保持謹慎的態度，確保工作完成的規范化。在檔案工作加強時，應加強檔案管理的組織方式和格式的管理方式，加強對分類規則的徹底落實，做好對文獻的管理。

5 加強對檔案管理人員計算機知識的培養

實施現代化的歸檔管理方案就需要加強員工對計算機知識的理解，如果缺乏現代化的計算機，缺乏對計算機知識具有了解的工作人員，那么將來檔案管理的發展是非常艱難的，這就體現了掌握計算機知識的重要性，因此相關企業應意識到這一點并加強對員工計算機知識的培養。當然掌握計算機知識之后要學會將其運用到檔案管理中去，這樣不僅能夠提高檔案管理人員的工作效率，還能夠提高計算機的操作技能和掌握程度，便于以后再遇到現代化檔案管理時能夠及時應對。通過對工作人員培訓力度的不斷提高，實現檔案電子化管理，培養具有專業素質的檔案管理人員。總而言之，如果想要實現基層檔案資料的管理和歸納就需要發揮工作人員的積極性，加強對相關人員電腦技術的培養，及時發現人才，創造人才，培養人才，建設人才不斷壯大檔案管理人員的人員數量，提高管理人員的技術水平，培養管理人員的綜合素質。

6 加快數據化準備，推動檔案儲存

在保證檔案管理的工作中計算機數據的準備是一個浩大的工程，顯得尤為重要，特別是對于建館時間較長的檔案管理所來說由于檔案數量較多，如果沒有一套規范合理的制度那么將會由數據缺乏而導致。檔案管理所在進行工作時由于十分復雜而降低工作效率甚至無法進行。因此在工作中需要分清孰重孰輕工作特點進行，這樣會使檔案錄入的效率得到提高，更能更加完善有效的錄入信息。檔案管理的一個目標就是實現檔案為社會所使用，而采用計算機這種現代化的方式是為了使錄入檔案時更加快速便捷，提高檔案的利用效率。在管理綜合性的檔案時，就需要根據檔案中各個部分的價值大小以及利用程度進行依次整理，對于利用程度較高的部分采取優先整理的方式，這樣既可以加快檔案整理的速度，也可以更加清晰明了的了解到整個檔案的組成部分，提高社會利用效率。

采用分級整理的方式，也可以提高數據的準備效率。比如說，在進行著錄時，可以將檔案分為三個方面，依次對其進行整理。對于檔案中反映問題比較單調，參考價值不高的檔案進行案卷著錄，對于那些參考價值重要且能夠從多個角度反映某個問題的檔案進行文件著錄。這樣做不僅能夠更加清晰明了從多個層次反映問題，還能更加有效地揭示檔案資料的主題內容，既節約了時間成本，又提高了工作效率。對于那些檔案層次較為清楚明了的案卷可以直接在目錄上進行標注，而對于一些特殊格式的檔案可以直接利用計算機的計算成句，將人民地址直接錄入，然后再用計算機統一給出分類符號，這樣既能有效的保持其原有的基礎還能夠提高檔案的錄入速度，減少一些不必要的麻煩。

7 結語

在當今信息發展如此快速的社會當中，檔案資料發揮著越來越重要的作用，因此如何管理好檔案以及做好檔案的歸納和利用工作非常重要，這就需要相關檔案管理部門做到建立法律法規，建設較為完善的制度，同時管理人員也應提高自身素質，提升檔案管理的安全意識，由于當前處在現代化的檔案管理模式中，因此計算機數據發揮著重要的作用，加強對計算機技術的培養也是相關部門應該要求工作人員所必備的技能之一，通過從多個方面入手來實現檔案管理的合理化與現代社會的發展模式相融合，從而進一步發揮檔案資料的作用，該篇文章主要通過研究相關措施為技術人員以及檔案管理人員提供了可以借鑒的方式，這不僅有利于我國檔案管理的發展，也有利于提高資源的利用率。在以后的發展中也應注重培養人才，發現人才，吸引人才，使檔案信息服務的隊伍逐漸強大起來。