電子文件與電子檔案的管理問題與對策

劉偉

摘 要：隨著科技的不斷進步與發展，信息化時代越來越貼近人們的生活，所以信息管理工作也愈發的需要得到正確的管理，特別是對電子文件和電子檔案的相關管理。計算機的普及使得電子文件和電子檔案徹底成為當前時代信息化管理的根本內容，如何改善電子文件或電子檔案的管理，是信息化時代建設的重要思考內容。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;管理;改善措施

電子文件與電子檔案的概述。

1 電子文件和電子檔案的概念和管理核心

1.1 電子文件與電子檔案的定義

電子文件是指機關、團體或事業單位和其他組織在日常處理公務的過程中，通過計算機、手機等電子設備作為載體，從而將內容管理、傳輸或保存，將存儲的文字、圖像或者音、視頻等不同形式的文件進行相關的信息記錄。電子檔案即就是歸檔后的電子文件。電子文件的性質是內容原始，載體單一，同時文件保存較為完整，電子檔案主要是對電子文件的保存以及管理。

1.2 電子文件與電子檔案的管理核心

電子文件和電子檔案的內容在進行傳輸時，要通過壓縮、轉碼或格式轉換等處理方式，要確保在進行各項工作后其依然不變，即與原文件保持一致，電子文件和電子檔案的管理必須確保其真實、完整、可用和安全四大性質。電子文件的內容可以分為兩種，其一是是全文信息，其二就是元數據。要確保電子文件和電子檔案在進行傳輸或其他工作是無缺失等情況發生，電子文件和電子檔案在進行傳輸時，還必須依賴計算機系統的安全完整，確保電子文件和電子檔案在進行讀取和使用過程中，計算機軟件和硬件的正確及安全，確保電子文件和電子檔案的全文信息和元數據可以正常的讀取使用，包括其內容、環境以及兼容性等。最后要在電子文件和電子檔案生成、傳輸或存儲備份的情況下，確保文件檔案不會損壞、丟失以及被破壞，保證電子文件及電子檔案的合法授權獲取。

2 電子文件和電子檔案的產生系統

電子文件產生的系統決定電子文件的特征性和元數據，影響著電子文件管理軟件的開發及其文檔一體化管理流程的設計。其具體常見的系統大致有以下幾種：OA （辦公自動化系統）、ERP （企業資源計劃系統）、CAD （計算機輔助設計系統）、CAM （計算機輔助制造系統）、CAPP （計算機輔助工藝設計系統）、CAI （計算機輔助教學系統）、EG （電子政務系統）、數碼照相與攝像及多媒體系統等。

3 電子文件和電子檔案的構成要素

電子文件和電子檔案由內容、背景與結構所組成。

3.1 內容

內容是表達行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）的過程、結果的信息，通俗的說就是文件內容信息。內容是電子文件和電子檔案的主體部分。

3.2 背景

背景是證明文件和檔案形成與辦理過程和文件檔案之間相互關系的信息。一般包含文件和檔案的形成機構及其他相關責任人、與文件和檔案有關的其他機構、文件和檔案履行機構的職責與目的、文件和檔案的形成時間、對該文件和檔案有影響的法律、協議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。背景信息直接與電子文件和檔案的真實相關，比如收發文批辦單上的內容就是背景信息。

4 電子文件與電子檔案的管理原則

電子文件和電子檔案的管理應當遵循信息化條件的形成和利用規律，堅持三項基本原則，即：

4.1 堅持統一管理原則

統一管理原則指的是對電子文件和電子檔案管理工作實行統籌規劃，統一管理，將原有的管理制度完善、統一化，在對具有保存價值的電子文件和電子檔案實行統一管理原則，實現集中管理的管理方式。

4.2 堅持全程管理原則

全程管理原則指的是對電子文件和電子檔案進行文件的形成到文件的相關辦理傳輸，再到文件的保存和利用直至最后進行文件銷毀等全過程進行管理管理，始終確保電子文件和檔案處于實時管控的狀態。相關的文件檔案負責部門切實根據相關制度進行控制管理，將部分屬于信息公開范圍的電子文件和檔案按照國家相關的法律法規進行管理執行，而將部分不屬于信息公開范圍的電子文件檔案，按照有關文件檔案的知識產權保護等方面的具體要求，在規定的范圍、規定的時間以及規定的人員內提供相互利用，實現全程管理的理想方式。

4.3 堅持規范標準原則

規范管理原則指的是制定統一的標準，對電子文件和電子檔案實行規范化管理。電子文件和電子檔案在進行傳輸利用時，應至少采取三份保護制度，即首先第一份只限于提供利用工作。第二份進行脫機本地備份，當地一份出現預期之外的情況時，以第二份來保障工作的正常開展。再這些條件下，在進行一份的脫機異地備份，徹底保障電子文件和檔案的規范管理原則。當然也可根據實際情況或對于有需求的單位，繼續增加一份在線備份等。

5 結語

隨著信息化時代的發展壯大，電子文件和電子檔案在管理上遇到的問題也時刻面領著新的挑戰，信息技術的不斷發展，產生了電子文件與檔案管理的新模式，我們要在電子技術與計算機技術的結合下，將現代設備技術完全的融入電子文件和電子檔案的管理工作當中，建立起全新的電子信息時代，促進信息化時代的進一步發展。

參考文獻

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