基于信息化背景的文書檔案管理工作創新

張凱

摘 要：文書檔案管理是每個單位的重要構成部分，在信息技術日益普及的當下社會，對文書檔案管理進行信息化整合，有助于提高單位文書檔案管理的規范性和實效性，從而為單位及單位職工的發展變化提供更為準確的文書檔案查詢。基于此，下文筆者主要就如何在信息化的背景下對文書檔案管理工作進行創新展開探討，以期為其他文書檔案管理工作者提供借鑒和參考。

關鍵詞：文書;檔案管理;信息化;創新策略

隨著信息化和數字化的日益深入，紙質檔案開始逐漸被信息化檔案所代替，每個單位文書檔案管理工作者只有緊隨時代發展的步伐，以新概念、新方法和新思路來看待文書檔案管理工作，合理的運用網絡技術和信息資源對文書檔案進行系統的記錄和整合，才能使文書檔案管理工作更具規范性和實效性。因此，在信息化時代的背景下，檔案管理者必須將推進文書檔案管理信息化作為自己的首要目標。

1 信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.1 文書檔案管理信息化不足

信息化程度不足是當前多數單位文書檔案管理普遍存在的問題，許多單位仍然運用紙質檔案對收集歸檔資料進行管理，雖然有的單位開始嘗試信息化檔案管理，但是由于缺乏科學的管理方式，由此產生了許多問題，如紙質檔案與信息化檔案不符、紙質檔案缺失等，而這些問題的存在，嚴重影響到單位文書檔案收集的規范性和真實性。

1.2 文書檔案利用信息化不足

文書檔案信息化整合并不是簡單的將文書檔案進行信息化處理即可，而是要借助專門的軟件對其進行系統的管理和整合。然而，現階段大多數單位都還沒有意識到這一點，而且在對文書檔案管理進行信息化整合之后，也不會定期對其進行相關的修改和完善，或者更習慣于借助紙質的形式進行對文書檔案的保存，從而使文書檔案利用信息化的程度不足。

1.3 文書檔案管理制度不完備

由于缺乏完備的管理制度，所以在文書檔案信息化管理的過程中，存在普遍胡用亂用的問題。如對文書檔案的借閱細節規定的不明確，會致使員工在借閱過程中相互傳閱，從而造成文書檔案信息的紕漏和損害，甚至是在未經批準的情況下，對單位機密的文本檔案進行下載傳閱，造成泄密事件的發生，給單位和組織帶來危害以至于造成不可挽回的損失。

2 信息化背景下文書檔案管理創新的策略

2.1 強化文書檔案管理認識

在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中，需要運用新思想、新理念來對文書檔案管理工作進行指導，充分發揮信息化技術的特點和優勢，從而使文書檔案更好的實現信息化管理。因此，這就需要單位管理者對文書檔案管理工作的重要性加強認識，在單位領導的支持下，將文書檔案管理納入到單位日程工作當中，并依據實際的需求和現實的需要，對文書檔案管理的理念進行創新，只有這樣，才能切實的保障單位文書檔案管理工作得以有效開展。

2.2 構建文書檔案管理體系

在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中，管理者必須依據實際的需求構建完備的信息化檔案構建要求和標準，其中明確提出對于文本檔案的數字性、安全性、管控性等各方面的要求，從而在信息化的背景下逐步構建起較為完備的文本檔案管理體系，以此來確保單位文書檔案管理的規范性、真實性和實效性。而且，管理者還要對文書檔案管理的形式進行創新，豐富文書檔案管理的內涵，提高文書檔案管理的規范性，從而使文書檔案管理的水平得以最大限度的提升，為今后查閱單位及單位職工的發展演變過程提供真實準確的檔案依據。

2.3 加強文書檔案管理者培訓

在對文書檔案管理進行信息化整合的過程中，為了使文書檔案管理的實效性得到最大限度的提升，就必須對檔案管理者加強培訓，使他們全面了解文書檔案信息化管理的原則和要求、操作的步驟及方法、資料的分析和匯總，從而使文書檔案管理者的專業素養和技能得到有效的提升。此外，還應對檔案管理者的信息化管理思維和創新意識進行有意識的培養，使文書檔案管理者對于檔案信息化管理的方法和操作能夠實際掌握，逐步提升自身的文書檔案管理素養，從而為全面實現信息化檔案管理奠定良好的人才基礎。

2.4 制定完善的檔案管理制度

為了使單位文書檔案管理的水平得到最大限度的提升，管理者必須根據實際的需求制定完善的文書檔案管理制度，并相應的提升文書檔案管理制度的落實力度，從而使文書檔案管理者在實際工作中做到有據可依，使文書檔案管理工作更具規范性。而且，對文書檔案管理制度的科學制定，也有助于單位對于文本檔案的有效利用，所以需要對已往的文書檔案管理制度進行相應的調整和優化，保障文書檔案管理制度的制定與單位的實際需求相協調、相一致。此外，在單位文書檔案管理制度中，還需對責任進行明確的分配，構建完善的質量監察體系，構建科學的領導統籌體系，用標準化和規范化的文書檔案管理制度，保障文書檔案管理的規范性和實效性，從而使文書檔案和管理的水平得以最大限度的提升。

3 結語

綜上所述，對文書檔案管理進行信息化整合，符合信息化社會對于單位文書檔案管理的要求，所以在對單位文書檔案管理時，管理工作者必須緊隨時代發展的步伐，不僅要在技術層面進行信息化創新，而且還要在管理層面進行信息化創新，從而使文書檔案管理工作更具規范性，真實性和實效性，為今后查閱單位及單位職工的發展演變過程提供真實準確的檔案依據。

參考文獻

[1]岳暢.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究[J].蘭臺世界，2017，（S1）：148.

[2]朱秀宇.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].赤子（上中旬），2016，（24）：144.

[3]李敏嘉.創新與變革：信息化背景下檔案管理工作的助推力[J].黑龍江檔案，2012，（03）：111.