物流基地工程檔案智能管理 信息化建設思路與設計

樊科梅

【摘 要】物流基地工程檔案是物流企業戰略資產，工程檔案信息化建設勢在必行。本文分析了傳統物流基地工程檔案手工管理的問題與機遇，提出“以物流基地工程檔案智能管理系統建設為切入點，以系統建設帶動體系建設，以體系建設規范、提升業務水平，實現檔案管理工作的規范化、科學化”的建設思路。以中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統為例，分析了項目建設的內容與架構，并提出了建議。

【關鍵詞】物流基地;檔案管理;智能管理系統;檔案信息化建設

中圖分類號： G270.7文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）29-0224-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.107

Ideas and Design of Informationization Construction of Intelligent Management of Project Files in Logistics Base

——Taking cnooc huizhou logistics base project file intelligent management system as an example

FAN Ke-mei

（Cnooc （huizhou） logistics co.， LTD.， Huizhou Guangdong 516082， China）

【Abstract】Engineering archives of logistics base are strategic assets of logistics enterprises， so it is imperative to construct engineering archives informatization.This paper analyses the problems and opportunities of manual management of Engineering Archives in traditional logistics base， and puts forward the construction idea of “taking the construction of intelligent management system of Engineering Archives in logistics base as the breakthrough point， driving system construction， standardizing system construction， improving business level， and realizing standardization and scientificalization of archives management”. Road. Taking CNOOC Huizhou Logistics Base Project Archives Intelligent Management System as an example， this paper analyses the content and structure of the project construction， and puts forward some suggestions.

【Key words】Logistics base; Archives management; Intelligent management system; Information construction of archives

0 引言

物流基地工程檔案是物流企業戰略資產。傳統的物流基地工程檔案管理工作管理方法與管理技術的落后，導致檔案難以長久保存、價值難以轉化[1-2]。安先輝[3]認為工程項目建立信息平臺可提高工作效率，有助于工程項目目標的實現。高大偉[4]認為建設工程檔案信息技術應用滯后。廖玉玲[5]、羅廣國[6]分別從云計算和質量控制的角度研究工程檔案的信息化建設。目前，針對物流企業工程檔案信息化建設研究較少。本文以中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統為例，分析了物流基地工程檔案智能系統的問題和機遇、基本思路以及系統設計。

1 物流基地工程檔案管理工作存在問題與機遇

傳統物流基地工程檔案工作管理落后。基于歷史和現實的諸多原因，檔案的收管用仍處于手工管理階段。檔案接收易錯、漏，責任不清;檔案實體保管受環境影響較大，全程監控、分類保管不足;用戶體驗差，查檔繁瑣，價值轉化不高。

政策是物流基地工程檔案信息化建設的外部動因。近年來，國家及省市檔案局、國資委、各省市辦公廳都相繼發文，對檔案信息化建設提出明確要求。如2012年，國家成立了電子文件管理部際聯席會議辦公室。而企業需求是物流基地工程檔案信息化建設的內部驅動力。物流企業檔案信息化建設主要目標就是提高效率與質量。因此，物流基地工程檔案信息化建設是物流企業檔案工作的發展方向。通過信息化建設可實現檔案的數字化存儲與自動歸檔效果，實現高效管理。

2 物流基地工程檔案信息化建設的思路

物流基地工程檔案信息化建設的基本思路為：以物流基地工程檔案智能管理系統建設為切入點，以系統建設帶動體系建設，以體系建設規范、提升業務水平，實現檔案管理工作的規范化、科學化。

具體來講：完善建立健全檔案管理制度。根據物流企業檔案管理的需要及上級行政管理部門的要求，建立健全現行檔案管理制度，規范、提升檔案管理水平，確保檔案收集完整性、準確性、系統性。借助物流基地信息化基礎網絡環境以及檔案軟件的網絡化部署模式，實現檔案資源的在線查閱和利用服務。通過檔案信息化建設，明晰檔案管理職責，規范檔案管理流程。建設檔案集成管理平臺：檔案系統與智能密集架系統集成，支持溫控、門禁系統的數據寫入接口，支持消防、監控系統應用頁面的鏈接引用。總之，物流基地工程檔案信息化建設要改變以往手工管理的模式，通過系統與管理制度相結合，實現檔案的及時歸檔、長久保存、有效利用。

3 中海油惠州物流基地工程檔案智能管理信息系統設計

3.1 項目簡介

中海油惠州物流公司成立以來，已經積累了很多重要且寶貴的檔案資源。這些資源具備長期保存利用價值，不但具備重要的歷史價值，而且能夠輔助企業發展和決策。但目前的檔案管理限于傳統的手工管理模式，信息共享不暢，價值轉化難，檔案信息化建設之路勢在必行。

3.2 項目建設內容

中海油惠州物流基地工程檔案智能管理信息系統建設內容主要包括：

（1）按照國家檔案局發布的《數字檔案館建設規范》要求，建立物流基地統一的數字檔案資源管理平臺，實現基地檔案信息資源標準化、規范化收集、管理、存儲和利用。

（2）建立與用戶需求相適應的歸檔數據存儲架構。對歸檔的電子源文件進行格式歸一化轉換，歸集到統一的檔案管理平臺上，并保證歸檔的電子原文及轉換后的數據便于遷移和環境升級。

（3）通過系統權限配置、歸檔文件安全封裝、安全控件瀏覽、文檔水印，安全管理等多種手段確保檔案實體與信息的安全。

（4）實現APP智能終端管理，提供檔案利用、管理互動、信息主動提示等功能，提升服務價值。利用智能監控技術，實現工程檔案智能管理。

3.3 項目設計

3.3.1 系統架構

系統采用BS瀏覽器服務器模式運行，基于Java EE架構開發，后臺數據庫采用Oracle11g作為數據存儲，電子文件以實體形式存儲在操作系統中。功能包括檔案移交歸檔、檔案管理、檔案利用、庫房管理、數據標準化處理、檔案門戶、APP管理等主要功能，外部接口有與智能密集架系統接口、溫濕度系統接口以及對外提供的Web Service數據歸檔標準。

圖1 中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統

3.3.2 網絡架構

中海油惠州公司各業務信息系統服務器均可以通過局域網與數字檔案管理系統對接，內網用戶可以直接通過局域網訪問系統，如需互聯網用戶訪問，需要經過專用防火墻過濾后訪問數字檔案管理系統。

圖2 中海油惠州物流基地數字檔案管理系統網絡架構

3.3.3 系統功能架構

數字檔案館系統包括檔案管理與利用子系統以及數據標準化處理子系統。如圖3所示：

圖3 數字檔案館系統系統功能架構

數字檔案管理與利用子系統包括檔案移交歸檔平臺、檔案管理平臺、庫房管理平臺、檔案利用平臺以及系統維護平臺、APP智能終端管理平臺。檔案移交歸檔平臺完成各個部門以及業務系統數據的移交、審核、歸檔操作，歸檔后的數據進入正式檔案庫;檔案管理平臺完成檔案的日常管理工作，包括檔案數據管理、統計報表、銷毀鑒定、公開鑒定、多媒體文件管理等模塊;庫房管理平臺包括庫房視圖、溫濕度監控、消防報警系統展示、監控系統展示、門禁系統數據集成。檔案利用平臺包括檔案資源的檢索、借閱、專題推送等功能模塊;系統維護平臺完成系統初始化相關功能，包括組織機構維護、權限管理、日志審計、流程管理、參數配置;APP智能終端管理平臺使基地內檔案庫的信息可以異地遠程的、在同一個應用界面上實現對檔案信息的查詢、對檔案三維圖像資料進行核對，與此同時為了提高以上工作的效率和有效性，在傳遞的數據和圖像信息中，實現異地遠程檔案信息管理的無礙化溝通， 利用物聯網技術進行智能化檔案管理（廣域范圍的信息資料共享，可以利用智能終端進行遠程訪問;可以遠程對檔案資料室的各類設備和參數進行監控。）

數據標準化處理子系統完成對數據的處理，包括文件PDF格式封裝、文件FLV格式封裝、OCR識別、全文索引。

3.4 管理輔助實現

實現工程檔案管理分類及編碼管理，是本項目的一大特點，有利于實現本項目涉及系統的智能管理。在系統中設計了工程模板數據庫，在工程建設期間（從立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理到竣工驗收全過程）使用該系統來同步協助工程項目文檔的形成、收集、管理、移交的全過程管控，確保工程項目檔案管理與工程建設同步進行，從而實現工程項目文檔數字化交付的目的，為企業將來數字化工廠和智能化工廠的建設提供資料方面的基礎保障。

4 物流基地工程檔案智能管理信息化建設的建議

4.1 建立完善的數據系統，形成統一高效的檔案智能管理平臺

完善的數據系統是推動企業檔案管理工作的重要手段。檔案信息化建設中，基于互聯網與計算機的檔案管理系統是管理工作的基礎。中海油惠州物流基地建設的系統采用BS瀏覽器服務器模式運行，基于Java EE架構開發，后臺數據庫采用Oracle11g作為數據存儲，電子文件以實體形式存儲在操作系統中。功能包括檔案移交歸檔、檔案管理、檔案利用、庫房管理、數據標準化處理、檔案門戶等主要功能，外部接口有與智能密集架系統接口、溫濕度系統接口以及對外提供的Web Service數據歸檔標準接口，建立形成了完善統一的檔案只能管理平臺。

4.2 保障管理權限配置，明確檔案管理責任

檔案管理責任的明確也是管理工作的重點。檔案的管理應當對工作人員與管理人員權限的限制與劃分，明確不同檔案管理的責任。此外，在管理權限配置合理與檔案管理責任明確的情況下，可以保障檔案實體的安全，避免人為因素造成的檔案管理問題。比如說在中海油惠州物流基地的各業務信息系統服務器建設中，服務器均可以通過局域網與數字檔案管理系統對接，內網用戶可以直接通過局域網訪問系統，如需互聯網用戶訪問，需要經過專用防火墻過濾后訪問數字檔案管理系統，確保了安全性。同時，權限設置是基于角色的權限管理，將用戶加入角色并賦權，包括功能權限和數據權限。

4.3 信息化過程中始終注意資源的采集與利用

在信息化發展過程中，檔案管理工作要始終做好對資源的采集與利用，實現數字檔案資源的全面、規范、自動化采集歸檔。檔案資源的保存和利用要采取有效的安全措施，搭建符合要求的安全防護平臺。查詢利用也需提供綜合性、可追溯、符合業務習慣的檔案資源。

5 結束語

總之，領導重視、建設統一的數據系統、形成高效的檔案智能管理平臺、規范檔案管理是物流基地工程檔案信息化建設關鍵。有針對性的開展檔案信息化建設，可以實現對企業文化與企業效率的提升，推動物流企業實現現代化快速發展。

【參考文獻】

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[5]廖玉玲.基于云計算的建設工程檔案全過程監管模式可行性研究[J].檔案學通訊，2013（06）：74-78.

[6]羅廣國.強化建設工程檔案質量管理初探[J].城建檔案，2014（01）：24-26.