論數字化檔案在工程檔案管理中的應用

陳大勇.中海油石化工程有限公司.山東省濟南市

引言

科學技術的快速發展，對于信息技術方面有廣泛的可應用的地方。對于傳統的管理工作來說，數字化檔案的管理是非常有效的，對于檔案的管理也是有很多方面可實行的，同時對于工作人員的工作過程來說也有很大的幫助，在不同的層面能夠提高工作人員的工作效率，贊工作的深度種能夠加快科學化，系統化的檔案管理。傳統的檔案里面包含著很多不足與檔案數字化管理的應用方式，對于新方式的引用工作人員所應用的范圍也是很廣的，這樣有利于工程檔案的整理以及工程所產生的檔案管理的保存。

一、檔案數字化管理的給工程帶來的影響

1.1 檔案數字化的意義

在這個快速發展的新時代，對于傳統的檔案整理方式我們已經不再過度使用了。由于社會發展的方向是多樣并且快速的，傳統的管理方式非常的耗費時力，對于一些比較大的工程，施工的方式也會有所不同，很多數據的計算與采集是非常有難度的。而且每組數據的統計有可能也是來自不同的單位，所以在數據的傳送過程中，通過傳統的運算方式與整理方式就有很多漏洞了，甚至有些數據還會丟失，或者出現銜接錯誤的現象，

信息技術主要是根據一些數字化管理的機制來進行，一些新型的技術也會應用其中，并且由于很多數據在表達方式上很相似，我們利用編碼的方式來將不同來源的數據進行處理這樣就不會將數據的來源搞混。一些聲像的文件利用傳統的檔案管理方式是非常容易發生丟失的現象的，而新型的檔案管理方式不僅能夠準確無誤的將文檔保留下來，還會將數據以新的形態進行保存。數字化管理是隨著科學技術的不斷發展而漸漸產生的，利用數據庫，壓縮技術等等來將紙質的文件進行保存，所應用系統文檔保存方式能夠將數據有序的進行管理。

數字化的存儲以及傳輸形式是利用網絡化的形式來進行的，同時他的應用系統也是根據計算機的應用來管理。這樣的存儲方式是非常簡便的，并且還能夠實現信息的快捷分享。這些數據經過快速的整理與規劃就會變得非常容易被調取，這樣也減少的材料原理人員的工作量。

二、檔案管理過程中出現的問題

2.1 施工的質量影響檔案的管理

傳統的工程管理過程中，由于每個工程他們所涉及的數據，而且數據采集的單位是比較多的，在整理的過程中出現著各種各樣的問題，這些問題都會影響工程在后期的整合與數據的使用問題的中心主要體現在如下幾個方面：

施工人員操縱著整個施工的進程，由于建筑裝飾裝修施工條件和裝修裝飾工程的進程是比較復雜的，所以相關施工人員必須條理清楚，并且擁有較好的技術水平。但是現在我國建筑工程的施工人員專業技術水平有限，以及條理性有欠缺，這就會對施工質量造成很大的負面影響，施工的過程出現影響數據的記錄也會出現措施，然而在檔案管理的方面就會增大工作量。數據的收集的也會有錯誤的表現，而且利用新型的數據也不一定能夠準確的保留正確的數據，我們需要在施工過程中保證過硬的施工質量，這樣才能夠利用新型的檔案管理措施來進行數據的保留。不能擁有過硬的施工質量。在進行建筑的裝飾裝修的進程中，必須有相應的監管部門對工程進行約束，以規范施工的進程。但是我國現在的施工的監管部門并沒有完善的監管制度和專業的組織。即使有這樣的監管部門，也都沒有做到身體力行，這就會使得的質量出現了各樣的問題。導致大多數的施工團隊在施工的進程中沒有進行有用的監管準則。

2.2 檔案管理不夠完善

由于在檔案的收集過程中所需要的東西是比較多的，在實際的操作過程中，經常會出現數據與資料不完整，或者是發現錯誤，記錄方式不規范等情況，每個單位所提交上來的數據有銜接不上的情況，或者是根本就沒有根據正確的計算方式來得出的數據。最終形成檔案的形式是不規范的是對等，老了之后的保留與作曲都是有很大的不便的。對于檔案的管理，客觀原因也是有所存在的，檔案管理的工作人員缺乏在建設方面的專業知識與理論知識，對于工程過程中施工的方式與操作的方式并不熟悉，所以在接受方案數據的時候，并不清楚具體所接收的數據是來自哪里，因此在檔案進行整理和調動的到過程中，常常會出現資料對接不清楚，或者是工作人員所接收的資料，并不是本單位提交上的資料。這就需要專業的檔案管理工作人員根據正確的數據來源去進行核實。這樣就大大的增加了每個單位工作人員的工作量。

三、如何有效地將數字化管理有效實施

3.1 健全工程檔案的管理制度

在十屆的管理工作過程中，需要有一個健全的檔案管理工作程序，這樣才能夠保證每個工程能夠順利的進行，根據相應的法律法規，制定一個適合自己所在的單位的檔案管理工作秩序，這樣才能夠對每個工程進行完善的歸檔。

3.2 做好數據的收集與存檔

一個工程可以分為很多個階段，并且在管理過程中也是需要很多人來進行工作的分配的。不同階段有不同階段的領導人，根據一個系統化的方式，或者是一個嚴格的培訓，將工作人員能夠高效率的將數據進行存檔，注重硬件的管理，做好收納和數據管理工作。

結束語

在工程檔案管理的實際應用過程中，數據的采集是有一定的局限性的，工程檔案這個工作也是很繁瑣的，這就要求工作人員能夠有非常熟練的工作經驗，這樣對于數據檔案的管理也是有保障的。