新形勢下檔案管理工作如何實現創新發展

陳飛.昭陽區人民政府扶貧開發辦公室.云南昭通.657000

1 引言

隨著網絡信息技術的快速發展，辦公自動化成為目前辦公管理的一個主要趨勢，其中以檔案管理工作為典型代表。進行檔案信息化建設是新時期檔案管理工作重要內容，也是一個巨大創新，他不僅有利于提高單位的辦事效率，也有利于為檔案使用提供良好的檔案管理服務。

2 新形勢下檔案管理工作創新化發展的必要性

2.1 創新是進行檔案管理工作的必要需求

檔案事業隨著社會的發展而進步，主要表現為類型越來越多、信息量越來越大，傳統紙質文件存儲方式難以承受巨大的壓力需要電子檔案來緩解，所以必須要改變和創新電子檔案存儲空間，特別是這幾年信息技術的發展，云計算的優勢顯現出來，其成本低、效率高、存儲量大，有效的解決了檔案事業發展中遇到的諸多問題。

2.2 創新為建設數字檔案館提供條件

對單位的檔案進行電子化管理有利于提高對信息資源的使用效率，基于云技術的智能共享能夠提高利用效率，這也是進行數字檔案館建設的一個重要創新，促使服務質量越來越高。

2.3 創新能夠提高檔案管理的質量

隨著社會的快速發展，檔案信息服務受到人們廣泛關注，為了能夠滿足不同人對檔案的信息需求，我們需要創新檔案服務內容和提高服務質量，這是傳統的檔案管理手段所不能及的，只有通過創新才能夠實現這一目標。

3 新形勢下檔案管理工作存在的問題分析

3.1 經費嚴重不足制約檔案管理電子化

想要將檔案管理從傳統的紙質管理模式轉變為電子管理，就必須要采購一系列的硬件軟件設備，花費大量的經費，但是目前實際情況是相關單位給與檔案管理的經費并沒有那么多，是影響檔案電子化管理實現的直接瓶頸。

3.2 檔案自動化工作沒有統一標準，有待規范

我國當前的信息技術還不能建立一個數據交換的機讀目錄檔案系統，網絡建設形式和檔案信息系統的層次不一，行業性質相同但是不同單位之間的檔案管理軟件開發的標準不一，層次不一，電子檔案管理沒有統一的標準，計算機使用規格也大相徑庭，開發的軟件不通用，導致某單位向另一檔案管理借調某份檔案進行查閱的時候無法打開該種格式的檔案。

3.3 管理制度落后

現行的檔案管理制度和檔案分類方法及著錄標準已經不能滿足當前的技術要求，主要原因在于信息技術的發展為檔案組織管理工作提出了更高要求，檔案管理的標準是過去以紙質管理的形式制定的，不符合檔案的電子化技術標準，技術制定沒有考慮信息技術存在的獨有特點和未來發展趨勢，有很多的檔案管理還停留在光盤里、磁盤里，云存儲和數據庫技術只在小范圍單位中得到了實現，嚴重影響了檔案電子化實現。

3.4 檔案管理人員素質有待提高

改變檔案管理模式，從紙質到電子化是具有革命性的改變，因此要求檔案管理人員具備一定的電子信息技術知識，有很多的檔案管理者已經習慣了過去的檔案管理模式，對于電子化管理接觸較少、也沒有有關的經驗，大多是要從頭學起，這也是制約檔案管理電子化實現的一個障礙，即便引進了有關的管理設備，也會造成一定的資源浪費。

4 新形勢下檔案管理工作如何實現創新發展

4.1 完善檔案管理制度，做到管理標準化

檔案的管理工作要遵循《檔案法》開展，管理部門也要以此為中心根據自身工作實際情況來完善所在部門檔案管理制度，實行領導集中式的現代化管理，在檔案管理中融入一些網絡技術可以提高檔案管理的便利性，提高管理效率，要為不同項目的檔案建立建檔標準，創建管理保密制度，在實際工作中將檔案的保密工作寫入到保密條例里，同時也要建立具體的檔案查閱、借閱制度，制定出相應的借閱期限，將檔案管理和管理人員績效掛鉤，督促其認真負責。

4.2 做好檔案的查詢使用工作

要利用計算機來建立數字的檔案查詢系統，通過網絡查詢實現檔案的數據共享和網絡傳輸，進而實現檔案電子化管理。電子化的最終目的是利用計算機提供方便的檔案信息服務，規范性是進行電子化管理的重要原則，要求對電子檔案要采取各方同意協商后的規范與標準，盡量使用國家統一標準減少存儲格式和軟件平臺不同需要進行格式轉換而造成的檔案損壞等事件。

4.4 選擇合適的檔案管理軟件

檔案信息資源開發利用和信息網絡建設的技術保障是要應用系統建設，該工作涉及的工作面比較寬，關系到檔案信息化建設的速度與質量，應用系統的好壞直接影響檔案管理效益，所以檔案管理系統軟件選擇很重要。選擇過程中要從產品原型出發，要建立在檔案管理工作的創新思想上，充分利用計算機通訊技術、工作流技術與數據庫等新技術，實現檔案管理一體化，使文件的形成和流轉實現電子化，進而減少對于紙質檔案的歸納整理，選擇原型產品優點在于管理軟件的用戶界面要友好、操作簡便，數據庫要可靠安全（這是最重要的）。系統功能的實現能夠通過IE瀏覽器實現，系統維護集中在服務器端，可以實現從文件生成、歸檔、利用，直到銷毀檔案的檔案生命全周期管理，能夠滿足各級的檔案管理需求，讓單位的電子自動化管理再上一層樓。

5 結語

目前從事檔案管理工作的人員以女性和老齡化職工為主，隨著檔案管理工作的重要性愈加凸顯，做好檔案管理創新工作具有重要意義，本文主要討論了新形勢之下如何進行檔案管理創新，特別是如何引入信息化管理技術，希望能夠被相關人員所重視，共同為促進檔案管理事業進步做出貢獻。