探討辦公自動化環(huán)境下如何進行醫(yī)院檔案管理工作

趙俊峰

云南省個舊市紅河州第三人民醫(yī)院黨辦 云南 紅河 661000

引言：

醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)療科技研究、醫(yī)療服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施配置等有著重要的參考價值,其也是醫(yī)院服務(wù)管理的一項關(guān)鍵工作,對于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有著重要影響。在辦公自動化環(huán)境下,醫(yī)院檔案管理工作逐漸朝著現(xiàn)代化、自動化趨勢發(fā)展,其以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ),采用先進科學(xué)技術(shù),檔案管理新思想、新模式也不斷涌現(xiàn),辦公自動化替代了傳統(tǒng)人工紙質(zhì)操作,確保了醫(yī)院檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性,也延長了其使用壽命。

一、什么是辦公自動化

辦公自動化通常采用計算機信息技術(shù)進行辦公工作，并通過它實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲，接收等工作目標(biāo)，以提高辦公的準(zhǔn)確性和可靠性。簡而言之，辦公自動化帶來了歸檔管理工作方式的新改進，同時提高了醫(yī)院檔案管理的效率，確保了醫(yī)院檔案存儲的完整性和可靠性。辦公自動化的具體應(yīng)用對于一些壓力較大的醫(yī)院具有重要意義和價值。辦公自動化的特點分析主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是辦公自動化擴大了信息共享的范圍。過去，醫(yī)院檔案通常由多個部門管理文件管理。文件非常分散。但是，在利用計算機技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化管理的基礎(chǔ)上，醫(yī)院的檔案管理將以合理科學(xué)的方式呈現(xiàn)，這在一定程度上使得醫(yī)院的檔案利用效率得到提高，而徐瑩檔案信息的使用范圍。其次，它對文件管理器的具體工作提出了一些挑戰(zhàn)。在辦公自動化環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)計算機的熟練使用是文件管理人員必須具備的基本能力，而這一系列現(xiàn)代文件存儲方法和辦公設(shè)備是員工的相應(yīng)要求。傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗已無法滿足辦公自動化的技術(shù)要求。為此，醫(yī)院檔案管理人員還必須全面掌握新的辦公技術(shù)。

二、辦公自動化在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的具體問題

1.欠缺完善的信息化管理制度 至于目前的情況而言，信息管理系統(tǒng)仍然在醫(yī)院的檔案管理工作的初始階段，缺乏硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。與此同時，電子文件的存儲缺乏積極有效的保障。出于這個原因，患者的醫(yī)療記錄很容易被泄露，這對患者的生活產(chǎn)生了一定的影響。雖然大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理項目已經(jīng)投入了大量的資金，成交量并沒有創(chuàng)造一個完美的辦公自動化公共檔案管理系統(tǒng)，這使得硬件和軟件設(shè)施仍然有很大的差距。

2.欠缺相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中面臨的主要問題具體以三個方面體現(xiàn),首先,軟件投入不高,其次,較低的軟件技術(shù)水平,最后,過重的管理負(fù)擔(dān)任務(wù)。這三點都是影響醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)水平無法得到正常提升的基本問題。

3.欠缺專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員 保證醫(yī)院的檔案管理工作，實現(xiàn)辦公計算的前提是醫(yī)院的檔案管理人員必須掌握相應(yīng)的計算機信息技術(shù)的操作。與此同時，辦公自動化技術(shù)，也需要以各種形式呈現(xiàn)特定的存儲方法。這個過程也必須更加精確。在分析當(dāng)前階段，中國醫(yī)院文檔管理人員依然以傳統(tǒng)方式實現(xiàn)，具體操作缺乏現(xiàn)代檔案管理專業(yè)操作技能。醫(yī)院檔案管理人員需要完善相關(guān)的專業(yè)知識，不能很好地勝任職位。

三、如何對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理加以完善

1.打破傳統(tǒng)的檔案管理方式 醫(yī)院檔案的管理涉及大量重要信息。為確保醫(yī)院檔案管理的高效穩(wěn)定實施，應(yīng)積極完善醫(yī)院檔案管理制度，運用制度約束，規(guī)范檔案管理，強化檔案管理責(zé)任，使醫(yī)院檔案管理章節(jié)能夠遵循，推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。在辦公自動化環(huán)境中，應(yīng)注意文件管理的速度，便利性和及時性。基于計算機信息系統(tǒng)，加強文件管理，規(guī)范文件管理技術(shù)操作和業(yè)務(wù)流程，標(biāo)記和歸檔醫(yī)院檔案。組織工作，使用標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一格式，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的有效管理和科學(xué)存檔。一旦醫(yī)院檔案管理工作中的數(shù)據(jù)缺失或無組織，調(diào)查相關(guān)人員責(zé)任，加強責(zé)任感，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平。在辦公自動化的背景下，文件本身也是兩部分獨立的。與傳統(tǒng)的文件管理相比，部門和個人在醫(yī)院檔案管理方面有不同的劃分。自動文件管理通常在逐個文件的基礎(chǔ)上實現(xiàn)。在此過程中，文件將直接處理然后存檔。電子文件管理工作由子行業(yè)執(zhí)行。它要求信息技術(shù)部門和檔案部門共同完成歸檔工作。當(dāng)信息技術(shù)部門與檔案部門分離時，無法創(chuàng)建完整的文件。為此，管理必須逐步發(fā)展到設(shè)計階段，辦公自動化系統(tǒng)功能必須與前端控制階段協(xié)商。

2.強化醫(yī)院檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè) 一種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通常由軟件和硬件和不同的數(shù)據(jù)的材料，如基礎(chǔ)設(shè)施的組合形成的類型的計算機系統(tǒng)，主要呈現(xiàn)以可靠和有效的方式。網(wǎng)絡(luò)安全是確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不同部分沒有損壞，保證了系統(tǒng)的正常運行，同時提供持續(xù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)支持。在確保網(wǎng)絡(luò)安全的過程中，它通常在四個方面，即數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，防火墻技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)和攻擊檢測技術(shù)來實現(xiàn)。通過這些手段，它可以有效地確保醫(yī)院病人的康復(fù)和診斷的保護，并確保他們的嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.創(chuàng)建完善的檔案管理制度 在辦公自動化的條件下，醫(yī)院的檔案管理也將具有一些特定的優(yōu)勢，如及時性和便利性。這些優(yōu)點還需要文件管理工作完全標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一。這是因為當(dāng)文件管理和系統(tǒng)文件的管理分離時，兩者之間會存在一些超級存在。為此，醫(yī)院相關(guān)單位需要制定一套非常完整統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以確保楊佳案管理工作的規(guī)范化。

四、結(jié)束語

總之，加強醫(yī)院檔案和辦公自動化技術(shù)的結(jié)合，不僅可以提高辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，同時也提高文件的利用效率。今后醫(yī)院檔案管理工作，既要清醒地認(rèn)識到辦公自動化的重要性，提高了醫(yī)院的檔案管理的整體效率。除了提高醫(yī)院檔案管理的基本水平，辦公自動化技術(shù)和醫(yī)院檔案的組合還可以提高文件的利用效率。在今后醫(yī)院檔案管理的過程中，辦公自動化的重要性，必須澄清，從而提高醫(yī)院檔案管理的效率。