檔案管理在“互聯網+”時代的應用

鄭旭

摘 要：近年來，隨著信息技術以及創新2.0的不斷發展，“互聯網+”行動計劃在各個行業中都取得了廣泛的運用。在“互聯網+”時代下，檔案管理工作變得更加便捷和高效。從傳統意義上的檔案儲存升華為了檔案數據的進一步挖掘，不僅可以發現檔案數據中的關聯，還可以為決策者提供決策依據，大大提升了檔案管理業務的實用價值。本文即針對“互聯網+”時代中，檔案管理工作的具體應用展開相關闡述。

關鍵詞：檔案管理;“互聯網+”;應用

1 引言

隨著“互聯網+”時代的到來，互聯網的應用已滲透到各行各業之中，并為各個行業的發展帶來了極大的便利。在檔案管理工作中同樣如此。傳統的檔案管理方式工作量大、效率低、錯誤率高，目前看來已十分落后，需要通過融入計算機、互聯網技術，以促進檔案管理工作的不斷發展。通過對互聯網技術的應用，能夠使檔案管理逐步向無紙化發展，并且大大提升了資料傳輸、借閱效率，為檔案的保管和使用帶來極大的便利。

2 “互聯網+”時代檔案管理應用特點

2.1 檔案管理模式變革

隨著互聯網技術越來越廣泛的應用到檔案管理工作中，檔案管理模式正逐漸發生著一系列的變化。首先，在檔案的收集、整理方面，傳統的檔案管理往往要對大量信息進行人工記錄，隨后對這些記錄進行整理、分類，而后才能進行匯總保管。這一過程需要耗費大量精力和時間，且比較容易出現錯誤而不易差錯、修改。互聯網技術的使用則使這一模式得到了顯著改觀。單位內的其他部門可以通過網絡將數據、資料發送至檔案室，檔案管理人員可以通過excel、word等辦公軟件對接收的檔案進行查錯、分類、匯總，工作效率顯著提升。其次，在檔案的儲存方面，互聯網技術的使用也使之發生了很大的變化。過去，各單位設有專門的檔案室進行檔案儲存，紙質的檔案材料在檔案室中容易發生霉變、腐敗，存放時間較長后，會出現自己模糊、辨識度低等現象，且查詢材料或信息的過程比較耗時，導致檔案利用率下降。使用互聯網技術后，可以將檔案信息數字化后存儲在計算機或移動硬盤、云盤中，節約了檔案室的空間。在需要查找資料時，只需通過計算機進行搜索，即可在較短時間內查找到相關聯的信息，從而使得檔案的使用更加便捷。

2.2 檔案管理難度增加

雖然互聯網技術的使用給檔案管理帶來了很多的便捷之處，但與此同時，也帶來了一定的管理難度。首先，計算機、網絡技術的使用時擺在檔案管理人員面前的首要問題。部分檔案室員工因為接觸計算機比較晚、接受能力比較差，因此在操作計算機進行檔案管理時會感到比較吃力。特別是使用各類辦公軟件進行數據整理、分類，以及利用網絡技術進行信息平臺維護等，均另檔案管理人員感到難度頗大。其次，為實現互聯網技術在檔案管理中的有效開展，各單位需要購置相關的電子設備，甚至聘用專門的技術人員，這給部分單位帶來了不小的經濟壓力。是選擇原地踏步、維持傳統的管理模式不改革，還是投入較多的經費用于管理創新，這也成為各單位檔案管理工作所不得不面對的一個難題。

3 “互聯網+”時代檔案管理的應用

3.1 促進檔案管理意識改革

從管理意識上做出改變是互聯網技術融入檔案管理工作的過程中各單位所要邁出的第一步。由于過去很多領導、職工都并不重視檔案管理的重要性，認為所謂檔案管理，無非是把單位的資料整理、保管起來，不丟失、不外泄即可。正式這種錯誤的觀念阻礙了檔案管理工作的創新改革。因此，要首先使各單位意識到檔案的重要價值，了解到如果在有需要時能夠及時、快速的找到相應檔案信息，那么將能夠給當前的工作帶來怎樣的便利和指導。只有這樣，各單位才能夠樂于在檔案管理工作中投入更多的人力和經費支持，檔案管理創新改革才能更好的開展。此外，檔案管理人員也要改變過去認為管理檔案是一成不變的簡單工作的觀念，而是要積極學習先進的互聯網技術，并應用到日常工作之中，從而更好的履行自身職責。

3.2 完善檔案查詢方式

如前文所述，互聯網技術的應用打破了過去檔案紙質保存的傳統模式，轉而通過計算機、移動硬盤等進行存儲。當其他部門的員工需要借閱檔案時，只需要先到檔案室做信息登記，隨后通過專用電腦進行信息搜索，即可很快查找到需要的檔案材料。此外，對于部分并不需要保密的檔案內容，可以建立專門的檔案信息共享平臺，將各類資料共享至平臺。此后，單位員工在需要查找相關資料時，只需登錄該平臺進行查找即可，免去了在去檔案室查詢的麻煩。

3.3 增強檔案管理能力

然而，利用計算機、互聯網等技術進行檔案資料存儲也有其明顯的弊端。例如一旦機器出現故障則可能出現資料丟失，或單位系統被攻擊后，可能導致重要信息被竊取等。這些都可能給單位帶來嚴重的損失。因此，在檔案管理開展互聯網技術改革的同時，增強系統管理能力是十分必要的。一方面，單位要聘用專門的技術人員定期對各類設備進行檢測、維護，發現技術漏洞及時進行處理。此外，檔案管理人員也要增強安全意識。注意避免將所有檔案資料存放到同一個設備中，重要文件要在多臺設備中進行備份存儲。此外，還要積極向專業技術人員請教技術方法，以便掌握基本的系統維護方法，定期查殺病毒，檢測漏洞。從而最大程度上保證互聯網管理模式下各類檔案的安全性。

4 結語

未來的數字檔案管理發展方向應該是各種載體形式并存，包括有多媒體、縮微載體以及聲像載體等，其中數字化館藏的建設尤為重要，需要通過不斷完善逐漸廣泛的應用到檔案管理工作之中。總之，“互聯網+”時代已然到來，檔案管理工作應充分利用計算機、互聯網等技術開展管理思路及技術的創新。改進信息存儲及管理意識，完善現有管理體制，并不斷增強檔案管理人員的信息化設備操作技能。只有這樣，才能充分發揮互聯網技術在檔案管理工作中的優勢，促進檔案管理效率及質量的不斷提升。

參考文獻

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