大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理探討

高宏璟

摘 要：大數據的本質是將一種或者多種事物的相關信息實施歸納與存檔，憑借這一系列活動來進一步給人們的相關操作帶來便捷，不但能夠讓人們通過便利的手段得到相應的信息，還可以在很大程度上減少搜尋信息所需要耗費的資金等，于是乎大數據被廣泛運用于各種事業單位。此篇文章結合各事業單位對電子檔案信息化管理的現有情況進行實際分析探索，以便從中發掘出它在整個發展過程當中所需克服的重點隱患，同時針對相關問題找出相應的解決手段，希望能夠給檔案管理工作提供些許幫助。

關鍵詞：大數據背景;電子檔案;信息化管理

1 事業單位實施電子檔案信息化管理的背景

事業單位直接歸屬于國家政府機構進行相關管理的單位，它的人事部署有著非常嚴苛的選擇以及分配策略，在它的進一步發展歷程上，對于相關檔案的注重力度也越來越大。如今情況下， 各級事業部門對檔案管理部分工作意識較為缺乏，為了清晰明了的將職工檔案及相關業務檔案進行管理，必須要采用大數據系統，加大電子檔案信息化建設的力度，為早日實行信息化管理打下堅實的基礎。然而，就現有情況來看，在其進一步發展的道路上，依舊存在著各式各樣的阻礙問題，事業單位在信息化檔案管理上同政府機關及發達企業單位相比，信息化整合速率較慢。另外，現代社會中信息化不斷進步，事業單位檔案管理部門可以利用互聯網進行信息交流，檔案管理中遇到的問題。

2 事業單位電子檔案信息化管理中存在的問題

1）領導者不重視檔案管理工作。最近幾年，即使國家相關事業單位在檔案管理工作上有了一定的進步，但是很多地方的事業單位檔案管理進入了一個瓶頸期。在絕大層面上往往因為領導者忽視檔案管理工作的重要性，不承認它在單位整體活動當中所承擔的關鍵作用，對檔案管理的理解依舊滯留于表面，從而淺顯的覺得檔案管理工作就是簡單的將職工檔案及單位重要文件進行存放，并且忽視對相關從業人員的選取與培訓工作，使得檔案管理人員在平時的工作當中僅能遵照職工的信息進行錄取，并沒有形成主動管理的思維。

2）缺乏宏觀指導和統籌規劃。與企業單位相比，事業單位人員崗位競爭相對較小，在日常的獎勵、懲罰體系中有相應的誤差性，長此以往會造成員工在無意識的情況下形成一種做不做都一樣的思想，極大程度的耽誤了各項工作水平的提高。在電子檔案信息化管理過程下，事業單位在相關籌備規劃的實力偏弱，基本可以從下面幾個列子得出。首先是因為在事業單位上班的職工沒有硬性的業績要求，其大量工作壓力來自于高層領導，從而使得許多員工不將心思放在日常工作上，并且責任感也非常弱。所以就檔案管理來講，相關從業人員也僅僅是維持現狀，無法實現與時代相接軌，更無法接受新理念、新思維，運用新方法。其次是因為在人才選擇過程中，事業單位忽視了檔案管理工作，所以領導人員不想在這上面耗費額外的財力、物力以及精力。最后一點，因為前面的兩個原因導致相關檔案管理部門沒有專業的工作人員進行指導，使得他們的管理方法不夠完善，大大拉低了檔案管理的工作進展速率，對檔案管理工作的進一步提升造成了不好的影響。

3）檔案管理人員的綜合素質較差。電子檔案信息化管理的完善運作十分需要高水平的管理人員，部分事業單位的檔案管理人員的綜合實力與素質不足以勝任相關崗位。一部分是將要到達退休年齡的老人，一部分則是非專業人員或作為兼職完成檔案管理工作，他們只能進行簡單的紙質檔案錄入，再實行相關的分類保存。在大數據時代，信息高速發展的，為了有效地管理電子檔案，事業單位的檔案管理人員不單單要擁有基本的業務能力，更要具有高超的管理水平。

4）缺乏有效的檔案信息知識庫。大數據背景下的電子檔案信息化不但完善了檔案管理的形式，更是對管理水平的大力推動。另外，在不同時代背景意義下，檔案管理工作也會產生新的意義，不只是簡單的對數據進行錄入，最重要的部分是對檔案的管理、利用和開發。但是，我國事業單位的檔案信息庫的數據較少，不能很好地幫助單位進行檔案管理。因此信息知識庫的缺失也是制約檔案管理工作進一步發展的重要原因。

3 促進事業單位檔案管理信息化建設的對策

1）運用先進的科學文化知識開展檔案管理工作。檔案管理的本質也是知識管理，事業單位不斷進步，隨之而來的是對檔案管理能力的更高要求。如今，事業單位對檔案管理的要求也由以往的片面變得逐漸完善，更關鍵的是對里面所蘊藏信息的管理。于是乎，引用更為先進的科學文化知識對檔案進行管理是不可懈怠的。

2）加速人才培養與引進。優良的檔案管理體系建立需要優秀工作者的努力，所以相關事業單位必須加大對人才引進及培養的力度，詳細可以參照下列幾種方案實施。首先，事業單位應當采取內部競選的方法來進行管理人員的選拔，著重挑選具有強大責任心、擁有較高專業素質水準的技術人員，進行相關的檔案管理工作。 必須使用恰當的手段進行人才選拔，讓更多的綜合性人才有更好的發展空間、進入政府機構。其次，必須要加大對從業人員的訓練力度，從而讓他們能盡快的適應自己的工作環境，同時盡快的把握檔案管理的關鍵內容。最后，最好定期舉行專家訪談，側方位讓全體工作人員了解檔案管理的重要性從而推動管理事業的發展。

3）基于知識管理進行檔案管理信息化建設。想要讓檔案管理更加明確，事業單位必須把以往的檔案管理與知識體系相結合，將新的管理技巧融入到檔案的信息化建設，以此來更好地對檔案管理實施管理。與此同時，事業單位應靈活的使用知識原理，將單位原有的數據和信息通過知識管理改變認知，將單位原有的檔案管理變成單位信息化的來源。

4）轉變職工觀念，大力推廣檔案信息化建設。事業單位的大部分職工不能理解檔案管理含義，在他們眼中，檔案管理只是檔案看管，但是隨著時代的進步，檔案管理這項任務有了新的意義，所以單位職工必須轉變以往的看法，準確地認識到它的重要性。另外，事業單位還必須加大檔案信息化建設的推廣力度。

5）強化檔案信息管理者的信息化意識。事業單位的領導擁有絕對的決定權，為了讓信息化建設良好的發展，首先不同單位領導人員應提升自己的信息化建設思維;而后，管理人員應該給職工灌輸信息化管理的好處等意識;最后，平時的工作上應該擬定相應的規章制度，讓員工在良好的工作環境中拼搏。

6）實現紙質信息與無紙化信息相融合。隨著信息技術的改革與發展，許多事業單位開始利用各種辦公軟件和音視頻技術進行制作和記錄，不僅能夠將傳統的手工紙質模式進行優化，還能夠提升工作效率和工作質量。不僅如此，實現無紙化辦公，利用各種辦公軟件和音視頻技術進行制作，能夠將各項工作內容及時高效地進行傳遞。同時，還能夠減少各項工作信息偏差問題，提升工作的精確度和準確度。

4 結語

經過上文的解析不難得出，由于科學技術的不斷進步，不同行業都將面臨一場新改革，以大數據為背景前提，電子化檔案信息管理是檔案管理改革道路的必然結果。信息化檔案管理可以將以往的缺陷大幅度摒除，給事業單位的發展創造新的條件。

參考文獻

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