檔案管理數字化建設

張新萍 賀惠

摘 要：檔案管理數字化是對檔案管理工作的一次有益的推進，其對于提高檔案管理質量有著重要的作用。在今后的工作過程中，有關部門應積極推進檔案管理數字化的發展，滿足檔案管理工作的實際需要。

關鍵詞：數字化;檔案管理;網絡

1 檔案管理數字化的重要意義

檔案管理朝著數字化的方向發展無論是對單位的發展還是適應社會的發展趨勢都有非常深遠的意義，將會給各單位的工作提供佐證。迅速提高檔案的利用率，對提高檔案的利用價值起著不可估量的作用，主要體現在以下幾方面：

1.1 便于檔案的整理和檔案信息的共享

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。一些部門要查閱檔案，要經過很復雜的工序。需要領導的同意才能到檔案部門進行查閱。查閱可能要往返檔案部門多次，過程相當的繁瑣。如果檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網進行檔案的共享，給予需要查閱的檔案。

1.2 便于保護檔案原件

檔案數字化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時大大降低了檔案原件丟失的風險。使檔案原件管理起來更加的方便、可靠。可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性; 以往檔案的管理模式，過于繁瑣，需要管理者通過手工工作來整理檔案和制作目錄。這樣耗費了管理者大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤。信息化的管理方式就可以避免這個問題，只需管理者利用計算機進行一些指令操作即可完成操作。

1.3 網絡管理，調取信息便捷易行

我國大多數事業單位內部都建立起了適宜單位內部工作展開的局域網絡，實現了各區域部門的資源共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統后，各單位中的各部門可以通過單位內部局域網絡，通過密碼驗證的方式進入檔案數據庫中進行檔案的調取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負擔，使得工作人員的檔案資料可以在內部進行快速的流通，提高政府各部門間的辦公效率。

2 實現檔案數字化存在問題

2.1 數字化管理人才缺失

由于數字化檔案管理需要借助計算機技術以及網絡技術的支持，因此傳統的檔案管理人員在進行工作的過程中經常會出現一定的局限性，難以有效的對計算機進行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。

2.2 數字化基礎設施配備不完善

配備統一先進的計算機設備。基礎設施建設，是實現檔案管理信息化的必要條件，主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。實現計算機在檔案部門的全覆蓋。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。

2.3 檔案管理制度不完善

“數字化”檔案順應時代發展，但對于“數字化”檔案管理制度卻并不十分完善。電子檔案建檔后如何管理，如何規范使用等問題需要解決。電子檔案是否可以實現共享，如何共享，查閱人員需要注意什么。制度不同，工作進行就不順利，檔案“數字化”就困難重重。

3 實現檔案管理數字化的措施

3.1 培養數字化管理的專業人才

有關事業單位應對單位內部檔案管理人員的素質進行提升，保障管理人員的工作質量。首先，事業單位應有針對性的進行專業人才的培養。針對數字化檔案管理對計算機技術與網絡技術的需要，組織檔案管理人員對計算機技術以及網絡技術進行學習，并在學習一段時間后進行技術的考核，以便驗收培訓的成果。其次，要保障信息錄入的質量。檔案信息是事業單位員工的基本信息，其對事業單位內部員工未來的發展，以及事業單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關事業單位應加強對檔案信息錄入的監督，確保信息錄入的準確性。

3.2 配備完善基礎設施

配備統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。 這樣不僅可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。并在日后查閱檔案中避免對檔案的磨損，更有利于保存及查閱。

3.3 創新檔案管理制度

檔案數字化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施。統一檔案管理標準。如果沒有標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

4 結語

綜上所述，檔案信息化建設作為難度、信息量極大的工作，需要建立統一的檔案資源處理機構進行信息的整合、分類以及信息資源合理分配，在這個信息處理機構中要保證工作的合理安排和穩步進行，需要有一個強有力的指揮部門發揮作用，各部門明確分工合作，負責網絡傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信 息，滿足人們對檔案資源的基本需求。在檔案信息化建設的過程中需時刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實際出發，相關單位可以結合單位發展實際和信息需求，對某方面的檔案信息重點開發使用，穩步推進信息化建設，避免資源的浪費。